煤炭企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的布置方式與功能

【摘要】辦公自動化水平層次不高的問題，在一定程度上阻礙了企業(yè)發(fā)展，怎樣提高企業(yè)的整體工作效率和工作質(zhì)量，是煤礦企業(yè)必須重視的問題。本文主要闡述了辦公自動化系統(tǒng)的需求和作用、辦公自動化系統(tǒng)的部署方式、辦公自動化系統(tǒng)功能實(shí)施等問題。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；辦公自動化系統(tǒng)；布置方式；功能

煤礦企業(yè)在完善和加強(qiáng)業(yè)務(wù)生產(chǎn)信息化時，面臨著辦公自動化水平層次不高的問題，在一定程度上阻礙了企業(yè)發(fā)展，主要表現(xiàn)在辦事效率、信息溝通、管理操作等層面。怎樣在新形勢下提高企業(yè)的整體工作效率和工作質(zhì)量，是煤礦企業(yè)必須重視的問題。

1、辦公自動化系統(tǒng)的需求和作用

1.1、煤礦企業(yè)在日常辦公方面存在如下問題：

（1）煤礦企業(yè)通常是跨地區(qū)經(jīng)營，集團(tuán)公司距離煤礦有一定距離，在異地有多個銷售處或辦事處。異地經(jīng)營使企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)較為困難。

（2）煤礦企業(yè)日常事務(wù)繁多，包括文件收發(fā)、文件會簽、會議安排等，而且管理流程日趨復(fù)雜。在這種情況下，對于日常事務(wù)執(zhí)行效果的監(jiān)督越來越困難。

（3）企業(yè)規(guī)章制度多，許多時候無法有效執(zhí)行，而對于有章不依現(xiàn)象又很難發(fā)現(xiàn)、監(jiān)督和處理。

（4）企業(yè)資源利用率不高，辦公資源緊缺。

（5）常常遺漏重要事情或未及時處理。

（6）人員的流動導(dǎo)致知識的大量流失。

1.2、信息化辦公方式

辦公自動化（簡稱OA）系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的新型的辦公方式，通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員可跨越時間、地點(diǎn)協(xié)同工作。辦公自動化系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公、知識信息共享的內(nèi)部管理信息平臺，使信息在企業(yè)的內(nèi)部傳遞效率提高，過程監(jiān)控簡單明晰，使信息的傳遞更加快捷和方便。依靠這種模式，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。

1.3、通過實(shí)施辦公自動化系統(tǒng)可以解決的問題：

（1）員工之間信息交流不順暢、不及時的問題。

（2）通過網(wǎng)上傳遞公文和政令，節(jié)省公文傳遞中的人力、物力資源消耗，加快公文的流轉(zhuǎn)速度，降低辦公成本，提高企業(yè)的辦文、辦事效率。

（3）構(gòu)建協(xié)同工作環(huán)境，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，有效處理日常工作中涉及的各項事務(wù)，做到全程跟蹤和交流，減少重復(fù)勞動，提高辦公效率，提升管理水平。

（4）合理調(diào)配辦公資源，實(shí)現(xiàn)信息資源的充分共享，提高資源整體利用水平，加快信息傳遞速度，提高企業(yè)決策能力和執(zhí)行能力，為企業(yè)的壘面信息化建設(shè)做好鋪墊。

（5）建立內(nèi)部通信平臺，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。建立信息發(fā)布平臺。建立有效的信息發(fā)布和交流的場所，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

（6）實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。牽涉流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項工作、提高單位協(xié)同工作效率的目的。

（7）實(shí)現(xiàn)知識管理。使各類文檔能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用。

（8）信息集成。每一個單位都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速庋和決策能力。

（9）極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。節(jié)省運(yùn)營成本，包括時間和紙張。

（10）規(guī)范單位管理。把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序。提高企業(yè)競爭力、凝聚力。使決策變得迅速、科學(xué)。

辦公自動化系統(tǒng)以先進(jìn)成熟的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，建成覆蓋企業(yè)機(jī)關(guān)、所屬生產(chǎn)企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)，為各單位辦公用戶提供一個集成的辦公環(huán)境，可以全面提高辦公效率和辦公質(zhì)量。

2、辦公自動化系統(tǒng)的部署方式

按辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)要求，以及煤礦企業(yè)機(jī)關(guān)和所屬生產(chǎn)企業(yè)的地理位置，可采用分布式和集中式兩種部署方式。

2.1、分布式

在分布式建設(shè)模式中，在煤礦企業(yè)機(jī)關(guān)和生產(chǎn)企業(yè)分別建立應(yīng)用系統(tǒng)。各單位用戶直接訪問部署在本單位局域網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)。 各個節(jié)點(diǎn)之間通過企業(yè)專網(wǎng)連接，并通過建立信息交換平臺實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的公文信息變換。

2.2、集中式

集中式建設(shè)模式在機(jī)關(guān)采用統(tǒng)一的應(yīng)用支撐平臺構(gòu)建機(jī)關(guān)和所屬生產(chǎn)企業(yè)的應(yīng)用，并采用分級授權(quán)的方式授予機(jī)關(guān)和所屬生產(chǎn)企業(yè)的訪問權(quán)限。

集中建設(shè)：協(xié)同辦公平臺和辦公自動化系統(tǒng)集中建設(shè)和部署在機(jī)關(guān)。

獨(dú)立應(yīng)用：機(jī)關(guān)通過局域網(wǎng)、所屬生產(chǎn)企業(yè)通過專網(wǎng)訪問辦公自動化系統(tǒng)。但機(jī)關(guān)、各單位的訪問服務(wù)具有獨(dú)立性和個性化特點(diǎn)，即所訪問的內(nèi)容是本單位的信息，并分別管理本單位的流程、表單、用戶、權(quán)限、信息和數(shù)據(jù)。各單位間通過協(xié)同辦公平臺提供的信息傳輸服務(wù)，實(shí)現(xiàn)公文等辦公信息的交換和共享。

3、辦公自動化系統(tǒng)功能實(shí)施

3.1、辦公門戶

辦公門戶作為訪問辦公自動化系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，提供單點(diǎn)登錄功能，利用知識管理系統(tǒng)發(fā)布各婁信包，可實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)公文直接到辦公門戶的發(fā)布。

3.2、公文流轉(zhuǎn)

公文流轉(zhuǎn)內(nèi)容包括各種下發(fā)和上呈的公文、信息的通報、會議通知、應(yīng)急通知等。通過公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收發(fā)公文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，可以解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。具體要求如下：嚴(yán)格按照紙介質(zhì)的處理方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)；可以圖形化的方式靈活設(shè)定公文流程，包括委托授權(quán)等；可以對公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤；可為每個領(lǐng)導(dǎo)預(yù)設(shè)常用批注用語；支持批注和修改的痕跡保留；可自動記錄審批人的操作；支持手寫板來輸入審批意見。

（1）發(fā)文管理：發(fā)文管理主要用于企業(yè)的內(nèi)部發(fā)文，如機(jī)關(guān)向各部門及所屬生產(chǎn)企業(yè)發(fā)公文、通知、通告、通報。發(fā)文管理主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作，包括從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，也包括公文傳遞。

（2）收文管理：實(shí)現(xiàn)收文管理的全過程，包括電子文件的處理和紙質(zhì)文件的掃描處理。收文管理主要是接收外部來的文件、傳真、資料等。機(jī)關(guān)與所屬單位之間的可實(shí)現(xiàn)雙方的發(fā)文、自動轉(zhuǎn)收文，所發(fā)公文信息可自動對應(yīng)到收文登記表中，并自動啟動收文流程。

（3）公文傳輸對帳：系統(tǒng)記錄公文收發(fā)文記錄，便于核查公文傳輸情況。

（4）呈批件：呈批件實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)全程電子化，即從起草、審核、簽發(fā)到歸檔全部是電子化。

（5）部門發(fā)文：部門管理主要用于各單位內(nèi)部的各個部門發(fā)文（包括部門文件、通知等）。涉及的一系列操作，如擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、發(fā)送等。

（6）公文查閱：公文查閱可以在辦公自動化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文的直接查找和瀏覽。

（7）資料報送

3.3、知識管理

用戶可經(jīng)文檔管理中心授權(quán)后對相應(yīng)的文檔目錄進(jìn)行維護(hù)，自主添加和刪除文檔。其他用戶可對文檔中心有訪問權(quán)限的文檔進(jìn)行查閱。

（l）企業(yè)文檔。企業(yè)文檔是指瀏覽、查看企業(yè)共享的文檔資源，如各種表格、規(guī)范、管理制度等。

（2）部門文檔。部門文檔是指瀏覽、查著部門共享的文檔資源，如各種表格、規(guī)范、管理制度等。

（3）個人文檔。個人文檔是指刨建用戶個人的文檔空間，管理用戶個人收集的文檔資料，并可授權(quán)給他人訪問等。

3.4、個人辦公

個人辦公的功能主要是可瀏覽積查詢個人工作狀況，處理個人日常的工作事務(wù)，包括工作計劃、名片夾、待辦事宜等項目。

（1）工作計劃。該功能主要是為了記錄個人或部門每天的工作內(nèi)容.以起到日志和提醒的作用，要求具有信息匯總功能，方便瀏覽。

（2）待辦事宜。該功能主要用于記錄并提醒用戶需要處理的辦公事務(wù)，包括等待批復(fù)的公文、事務(wù)安排等。

（3）名片夾。名片夾提供名片管理功能，允許分類創(chuàng)建名片類別，對輸入名片進(jìn)行分類.查詢指定名片等。

3.5、會務(wù)管理

用戶可以通過會議室管理查看所有會議室的占用情況，預(yù)定會議擬召開期間可用的會議室，確保會議室資源的合理、充分使用。其要求如下：

（l）系統(tǒng)能實(shí)時顯示會議室使用狀態(tài)，主要包括使用時間、使用部門等信息。

（2）允許會議室管理員臨時修改會議室的使用狀態(tài)。

（3）會議完畢后，會議室管理員可歸還會議室，并由系統(tǒng)記錄該會議室本次使用情況，以便日后查詢。

（4）有會議通知時，會有信息提示。

3.6、綜合辦公

（1）車輛管理。車輛管理包含車輛基本信息管理與派車信息管理等功能。實(shí)現(xiàn)對車輛的基礎(chǔ)信息進(jìn)行管理，以及派車信息的管理。綜合辦公所涉及的一些功能，如“四項費(fèi)用”等，按臺帳形式進(jìn)行處理，簡化需求，滿足多樣他的要求。

（2）出差管理。規(guī)范出差管理流程，包含出差申請、審批、報銷、統(tǒng)計、打印等功能項。

（3）請假管理。規(guī)范請假管理流程，包含出差申請、審批、銷假、統(tǒng)計、打印等功能項。

3.7、公共信息

（l）公告。包括發(fā)布公告、瀏覽公告、維護(hù)公告信息、查詢公告等功能。

（2）論壇。論壇為企業(yè)內(nèi)部工作人員就煤炭企業(yè)發(fā)展等方面的內(nèi)容提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)。

（3）公共通訊錄。它用于單位內(nèi)部及對外聯(lián)系的各種公共電話和郵件等信息的錄入、修改和查詢。由有關(guān)部門負(fù)責(zé)收集幫更新，集中在一起為所有用戶共享使用。