請(qǐng)示匯報(bào)不簡(jiǎn)單

黃杰婷

老板的心我不懂

在實(shí)際工作中，下屬對(duì)上司做請(qǐng)示匯報(bào)往往無(wú)所適從。在快消品牌任職銷售經(jīng)理的Lily，對(duì)如何跟頂頭上司匯報(bào)工作苦惱不已。市場(chǎng)多變，需要跟上司商議的事情頗多，可是上司是大區(qū)經(jīng)理，經(jīng)常出差巡區(qū)，即使在辦公室也有不同區(qū)域經(jīng)理前來(lái)溝通工作，很難約見(jiàn);即使見(jiàn)到面，溝通時(shí)間短，情況還沒(méi)充分反映，上司就責(zé)難：“這么重要的情況，為何現(xiàn)在才匯報(bào)？”“這個(gè)問(wèn)題，你應(yīng)該先請(qǐng)示再處理的?！?/p>

在保險(xiǎn)公司做行政主管的Susan每天也是過(guò)得提心吊膽，老板是一個(gè)完美主義者，交待下來(lái)的事情，Susan認(rèn)為自己已經(jīng)主動(dòng)、高效地完成了，可老板卻覺(jué)得不合心意：“你就不能讓我省心一點(diǎn)嗎？你沒(méi)理解我的想法，這不是我想要的結(jié)果?！敝饾uSusan變得謹(jǐn)小慎微，老板不叫，寧可不做，老板不說(shuō)，不肯多做?？衫习鍏s越發(fā)不滿，覺(jué)得Susan工作不主動(dòng)，讓人操心。

下對(duì)上的溝通從來(lái)就是職場(chǎng)人每天都要面對(duì)的工作節(jié)點(diǎn)。職場(chǎng)菜鳥(niǎo)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，不知從何入手;年資稍長(zhǎng)的人面對(duì)不同的上司、不同的狀況，也需要多加斟酌，未必都能得心應(yīng)手。

我們最好要先去理解上司需要怎樣的下屬，學(xué)會(huì)怎么去適應(yīng)他們，做好溝通。上司希望得到下屬的尊重，保持溝通，使上司不是最后一個(gè)知道情況的;上司希望下屬理解他，能聽(tīng)懂他的語(yǔ)言，特別是話中話;上司希望下屬應(yīng)主動(dòng)工作，積極配合，有獨(dú)立的工作能力，也愿意幫助團(tuán)隊(duì)成員;上司欣賞有責(zé)任感，敢于承擔(dān)的下屬。上下級(jí)通過(guò)不斷的磨合，雙方能逐步締結(jié)信任的關(guān)系;通過(guò)艱苦的項(xiàng)目協(xié)同作戰(zhàn)，雙方能不斷積累“戰(zhàn)友”的情感。在信任關(guān)系的基礎(chǔ)上，雙方的溝通機(jī)制才會(huì)逐漸變得順暢，達(dá)成默契。

請(qǐng)示匯報(bào)，首先要恰當(dāng)把握時(shí)機(jī)。如果問(wèn)題復(fù)雜，需要做出謹(jǐn)慎選擇的事情，最好選取上司較為空閑、情緒冷靜、心情輕松的時(shí)候。如果反映問(wèn)題或意見(jiàn)，最好是一對(duì)一，不要在公開(kāi)場(chǎng)合張口就說(shuō)。新發(fā)現(xiàn)、市場(chǎng)變動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、重大事項(xiàng)，應(yīng)在事前匯報(bào)，第一時(shí)間請(qǐng)示;老板交待的事情，一定不能忘了及時(shí)反饋，哪怕沒(méi)完成;執(zhí)行中的項(xiàng)目，也需要定期做過(guò)程匯報(bào);工作整體完成后，要及時(shí)做結(jié)項(xiàng)匯報(bào)，上司往往最想知道的是工作成果和經(jīng)驗(yàn)分享，而下屬往往最想傾訴的是工作努力和付出的過(guò)程，因此下屬匯報(bào)工作時(shí)，不妨先說(shuō)結(jié)果，然后簡(jiǎn)述工作要點(diǎn)

和心得，如上司追問(wèn)細(xì)節(jié)，再把過(guò)程娓娓道來(lái)。千萬(wàn)不要流水賬般自顧自說(shuō)，結(jié)果還沒(méi)說(shuō)完，上司已經(jīng)無(wú)興趣聽(tīng)下去。

員工曬經(jīng)驗(yàn)

廣告公司的項(xiàng)目主管Betty正在忙一個(gè)大客戶項(xiàng)目，上司剛好有空，問(wèn)她項(xiàng)目進(jìn)展的情況，Betty可算逮到機(jī)會(huì)了，一股腦地跟上司吐苦水，說(shuō)客戶如何刁難、供應(yīng)商如何難以配合，搞得自己每天都加班到很晚。上司聽(tīng)得皺眉頭了，Betty還繼續(xù)抱怨項(xiàng)目時(shí)間如何緊。上司終于忍不住了，一句話擋回去：“大家都很忙，做這行加班是家常便飯，我還有電話會(huì)議，就這樣吧?！盉etty只顧著說(shuō)過(guò)程，卻忘了最重要的事情——向上司要人手去配合完成項(xiàng)目。如果她在上司皺眉頭的時(shí)候，及時(shí)發(fā)現(xiàn)，調(diào)整話題，就不會(huì)失掉了向上司爭(zhēng)取資源的機(jī)會(huì)了。

請(qǐng)示匯報(bào)更要注意溝通的技巧，注意溝通場(chǎng)合的氣氛，關(guān)注上司的情緒變化。事先做好筆記提要，有主題有中心，一事一議，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。切忌詞不達(dá)意，把領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)急;領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)，不妨虛心接受，不可一再和領(lǐng)導(dǎo)辯駁。如果反映問(wèn)題和意見(jiàn)，最好帶著解決問(wèn)題的想法和方案，和上司共同探討，最好讓上司做選擇題，而不是填空題。不要問(wèn)“領(lǐng)導(dǎo)，你看這件事該怎么辦”，而要主動(dòng)說(shuō)“領(lǐng)導(dǎo)，考慮了兩個(gè)解決方案，您看哪個(gè)比較好”？上司統(tǒng)管全局，他需要從宏觀的角度去考慮和協(xié)調(diào)問(wèn)題，有時(shí)下屬可能不會(huì)完全明白，我們應(yīng)該在闡述完自己的意見(jiàn)之后給上司思考和決策的時(shí)間和空間。即使上司不愿采納你的建議，也應(yīng)該感謝上司傾聽(tīng)你的意見(jiàn)和建議，讓上司感覺(jué)到你對(duì)工作的熱誠(chéng)和思考能力。上司做決策前詢問(wèn)下屬意見(jiàn)的時(shí)候，要多角度分析利弊，概括了解到各方面的可行性;上司一旦做出決策，下屬要明確其想法的目的，列出要點(diǎn)，確認(rèn)和領(lǐng)導(dǎo)想法一致后，再去施行。上司要的高效，是要在保證效果的前提下提高效率。

Rachel是一家游戲公司的HR，最近公司流失率上升，影響到游戲的開(kāi)發(fā)進(jìn)度，老總憂心不已，召集各部門(mén)開(kāi)會(huì)匯報(bào)情況，其他部門(mén)都在抱怨新員工難以上手、老員工積極性不高，Rachel則準(zhǔn)備了提高現(xiàn)有常規(guī)福利和員工自選彈性福利兩套方案，建議公司做出員工保留決策，提高員工福利待遇。在匯報(bào)時(shí)，Rachel從容地分析了游戲公司年輕員工多的特點(diǎn)，繼而對(duì)兩套方案的利弊、市場(chǎng)同行的操作、操作成本做了簡(jiǎn)要的數(shù)據(jù)展示。老總在兩者之間很快就做出了決策。在施行過(guò)程中，Rachel還注意收集員工對(duì)自選彈性福利的反響，及時(shí)反饋給管理層，持續(xù)改進(jìn)，員工的流失率因此逐步下降，員工隊(duì)伍保持平穩(wěn)。

請(qǐng)示匯報(bào)還要把握溝通的方式。對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行詳細(xì)的過(guò)程分析或結(jié)項(xiàng)匯報(bào)，可以采取書(shū)面報(bào)告;簡(jiǎn)要的情況變化反映或請(qǐng)示，可以口頭或者SMS溝通;需要附帶資料說(shuō)明的事項(xiàng)，最好采取郵件匯報(bào)。一對(duì)一的溝通，口頭請(qǐng)示或匯報(bào)效率更高;一對(duì)多的溝通，最好先口頭跟上司或決策者進(jìn)行溝通后，再進(jìn)行書(shū)面溝通。對(duì)于比較重要的事項(xiàng)，書(shū)面的請(qǐng)示和回復(fù)會(huì)更為保險(xiǎn)。閱讀型的上司喜歡書(shū)面匯報(bào)，深思熟慮;互動(dòng)型的上司則樂(lè)意面對(duì)面溝通，講究效率。

Seven任職于金融企業(yè)的運(yùn)營(yíng)部門(mén)，政策變動(dòng)對(duì)該企業(yè)的運(yùn)作影響較大，某日一項(xiàng)地方性金融政策出臺(tái)后，影響到日常操作流程的修改，Seven收集到信息后，和風(fēng)險(xiǎn)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估后，修改了操作流程。發(fā)布前需要領(lǐng)導(dǎo)審核，Seven通過(guò)郵件把請(qǐng)示，連同政策資料等發(fā)到分管老總的郵箱，卻遲遲得不到回復(fù)。Seven一周后見(jiàn)到老總時(shí)，問(wèn)到此事，老總漠然地說(shuō)：“我不清楚這件事的來(lái)龍去脈，怎么可以輕易做出批示？”Seven方恍然大悟，自己遺漏了發(fā)送郵件前和老總進(jìn)行面對(duì)面的溝通，進(jìn)而說(shuō)明政策影響和流程修改的情況。由此可見(jiàn)，口頭溝通是實(shí)際操作中必不可少的步驟。

作為下屬，敢于擔(dān)當(dāng)，敢于作為，敢于為上司排憂解難，才會(huì)得到信任。如果凡事被動(dòng)等待，消極應(yīng)對(duì)，不反饋不匯報(bào)，擅自行動(dòng)，則容易給上司留下壞印象，遭棄用。人在職場(chǎng)，切要重視請(qǐng)示與匯報(bào)，因?yàn)檫@是和上司溝通的主要渠道。若然每次事先做足準(zhǔn)備，把請(qǐng)示和匯報(bào)做到得體到位，上司對(duì)你的認(rèn)同就會(huì)逐步加深，你在日后的工作中就可不斷積累信任的資本，打造出職業(yè)發(fā)展的通途。

責(zé)編/齊向宇endprint