會計信息化條件下的數(shù)據(jù)共享與分析——基于ERP

顧克震

【摘 要】本文以電子信息技術(shù)的發(fā)展為背景，以企業(yè)財務(wù)管理軟件ERP為研究視角，通過分析ERP等信息技術(shù)對我國企業(yè)會計數(shù)據(jù)的影響，以及ERP 環(huán)境下會計信息存在的問題和潛在風(fēng)險，探討了在當(dāng)前環(huán)境下ERP等信息技術(shù)如何進一步實現(xiàn)高質(zhì)量的會計數(shù)據(jù)的共享。

【關(guān)鍵詞】ERP；財務(wù)管理；信息技術(shù)；共享；質(zhì)量

一、概述

隨著IT技術(shù)的發(fā)展，電子計算機信息技術(shù)在我國企業(yè)的發(fā)展中，尤其是在企業(yè)財務(wù)管理的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，企業(yè)的財務(wù)管理軟件也從最初的用友單機版到網(wǎng)絡(luò)NC版最終發(fā)展到目前的ERP管理軟件，這些管理軟件能夠利用信息化條件將企業(yè)海量的數(shù)據(jù)提煉為公司高層管理人員決策使用的信息，不僅大大提高了會計信息的有用性和及時性，而且為企業(yè)的發(fā)展提供了更加準(zhǔn)確和合理的發(fā)展依據(jù)。隨著ERP等信息技術(shù)的深入發(fā)展和運用，對會計信息質(zhì)量和會計數(shù)據(jù)的共享性等也提出了更高的要求。

二、ERP會計信息系統(tǒng)所隱含的風(fēng)險

1.技術(shù)性風(fēng)險

企業(yè)在ERP等信息技術(shù)環(huán)境下，主要是利用計算機技術(shù)和相關(guān)財務(wù)軟件等進行會計信息管理。在實際運用中勢必會遇到技術(shù)性風(fēng)險。ERP等會計信息系統(tǒng)在設(shè)計初始，首先是出于對其功能的考慮，其次才是系統(tǒng)的整體安全性。這種設(shè)計原則本身就“有待商榷”?？v使功能再完善，倘若數(shù)據(jù)丟失，最終還是會給企業(yè)造成難以挽回的不可估量的損失。此外，ERP會計信息系統(tǒng)在設(shè)計初始，可能在權(quán)限設(shè)置、編碼過程等方面存在缺陷和bug漏洞。技術(shù)層面的不嚴(yán)謹(jǐn)容易給不法分子造成“可乘之機”。再者，ERP會計信息系統(tǒng)的使用有時需建立在聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，這就使其在運行過程中需時刻提防網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲。

2.信息傳遞風(fēng)險

企業(yè)的正常運營由多個環(huán)節(jié)構(gòu)成，比如，生產(chǎn)、采購、銷售等。每個環(huán)節(jié)的具體運作均需其他環(huán)節(jié)提供必要的信息。而在這種信息提供過程中，勢必會存在一定的信息傳遞風(fēng)險。采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運營的首要環(huán)節(jié)，相關(guān)人員需根據(jù)財務(wù)信息與供應(yīng)商信息進行采購系統(tǒng)的信息錄入。而在這種具體的信息錄入過程中，就會存在很多風(fēng)險。比如，人員錄入風(fēng)險。數(shù)據(jù)的錯誤將直接影響后續(xù)系統(tǒng)的處理，甚至導(dǎo)致整個系統(tǒng)難以準(zhǔn)確對賬。

3.內(nèi)部控制風(fēng)險

內(nèi)部控制是目前我國各類企業(yè)的關(guān)注重點和實施重點。內(nèi)部控制的首要原則是不相容職務(wù)相分離。該原則是企業(yè)實施內(nèi)部管控的基礎(chǔ)與前提。職責(zé)分離不僅能有效預(yù)防員工的徇私舞弊行為，還能從根本上杜絕企業(yè)的財務(wù)造假等現(xiàn)象。但是，在ERP會計信息系統(tǒng)的設(shè)置與實施中，存在一定的職責(zé)模糊和職位設(shè)置不合理的兼容問題。容易使員工接觸到不該接觸的信息，甚至能夠隨意修改信息。企業(yè)內(nèi)部資料存在被盜取的風(fēng)險。而一旦重要信息泄露，將對企業(yè)造成難以估量的損失。

三、ERP會計信息系統(tǒng)給企業(yè)數(shù)據(jù)分析與共享帶來的問題

1.會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性有所欠缺

對會計數(shù)據(jù)進行加工之后所得到的信息被稱為會計信息。因此，會計信息的真實性取決于會計數(shù)據(jù)的真實與否。在ERP會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用下，會計數(shù)據(jù)的采集與錄入需多部門共同完成。雖然在很大程度上減少了會計人員的工作量，而且確保了會計數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，但是，由于這些數(shù)據(jù)來源于不同部門，財務(wù)人員無法對原始數(shù)據(jù)進行真正掌握，從而使得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性難以被保證，繼而導(dǎo)致會計信息存在錯報風(fēng)險。

2.財務(wù)人員素質(zhì)不達標(biāo)，影響會計信息的真實性

在ERP會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用下，財務(wù)人員除了需具備必要的財務(wù)工作能力之外，還需具備一定的IT知識和計算機操作能力。不僅如此，隨著企業(yè)的日益發(fā)展與完善，以及內(nèi)外部經(jīng)濟環(huán)境的變化、管理模式的革新，不僅使財務(wù)人員的傳統(tǒng)工作性質(zhì)和工作崗位有所變化，而且對財務(wù)人員的專業(yè)勝任能力提出了更高的要求。倘若財務(wù)人員的能力與素質(zhì)達不到應(yīng)用要求，那么不僅會計信息的真實性會受到影響，ERP會計信息系統(tǒng)的實施也將有可能被阻礙。

3.會計信息極有可能被泄露

在整個ERP 系統(tǒng)中，會計信息是共享的。各個部門均可依據(jù)自身需要提取相應(yīng)數(shù)據(jù)。這在為企業(yè)帶來操作便利和提高及時性的同時，卻也為會計信息的泄露帶來可能性。從企業(yè)內(nèi)控的角度來看，則有可能造成會計信息被泄露的風(fēng)險，或者被別有用心的人所利用，從而為企業(yè)帶來損失。

四、企業(yè)在使用ERP等會計信息系統(tǒng)時需注意的事項

1.需確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

目前，在ERP等信息技術(shù)的使用下，我國企業(yè)的財務(wù)工作普遍都采用電算化進行處理。財務(wù)軟件首先對原始數(shù)據(jù)進行加工處理，自動生成賬目、報表等。由于計算機目前并不具備自動識別數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的功能，因此財務(wù)軟件最終輸出的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性在很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。倘若財務(wù)人員前期所錄數(shù)據(jù)并不準(zhǔn)確，那么計算機也將“將錯就錯”，最終得出錯誤結(jié)論。因此，在ERP等信息技術(shù)的使用下，確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是基本要求。唯有如此，方能保證后期會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.需設(shè)計具體操作人員的職能牽制

目前，我國各類企業(yè)都在強調(diào)內(nèi)控的重要性，并紛紛將內(nèi)控建設(shè)提上日程。因此，在ERP會計信息系統(tǒng)中，內(nèi)控也是其重點。而內(nèi)控的核心是人，因此，控制相關(guān)人員的職能，是ERP信息系統(tǒng)的重心。在實施會計信息化之前，每項經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的處理都需由相應(yīng)權(quán)限的人員進行簽章與審核。而在ERP電子信息技術(shù)條件下，所有業(yè)務(wù)處理均以電算化為主，人員職能的劃分發(fā)生了巨大變化。有些人員既負責(zé)數(shù)據(jù)錄入，有負責(zé)數(shù)據(jù)輸出和報送。因此，在ERP會計信息系統(tǒng)中，需設(shè)計具體操作人員的職能牽制，以避免使某些人員直接對ERP信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和程序進行“人為操縱”，從而發(fā)生舞弊風(fēng)險。

3.需杜絕相關(guān)人員利用計算機犯罪

在ERP電子信息技術(shù)條件下，電子數(shù)據(jù)取代了傳統(tǒng)的手工數(shù)據(jù)。而且電子數(shù)據(jù)只記錄和存儲在電腦磁盤或光盤上，不同于手工會計環(huán)境下的紙質(zhì)數(shù)據(jù)。因此，在ERP電子信息技術(shù)條件下，財務(wù)犯罪具有更大的隱弊性。相關(guān)人員一旦在系統(tǒng)中篡改數(shù)據(jù)，也將引起一連串的不良反映，給企業(yè)所造成的危害也更大。因此，在ERP電子信息技術(shù)條件下，還需杜絕相關(guān)人員利用計算機犯罪。

4.對內(nèi)部控制提出了新要求

雖然ERP會計信息系統(tǒng)為我國企業(yè)的發(fā)展提供了便利和統(tǒng)一。但是，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，ERP等會計信息系統(tǒng)在實際應(yīng)用中也面臨著一系列新問題。目前ERP信息系統(tǒng)功能主要涉及網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上采購、遠程報賬、遠程報表、網(wǎng)上報稅、遠程審計、網(wǎng)上銷售等。這些模塊相互影響相互作用，并均能對企業(yè)的ERP信息系統(tǒng)產(chǎn)生深遠影響。因此，對這些模塊進行嚴(yán)格內(nèi)控具有充分的必要性。而這便對企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新要求。

五、ERP 會計信息化條件下數(shù)據(jù)共享與分析的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.加強對會計信息系統(tǒng)的重視程度

強調(diào)會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險防范，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)對信息系統(tǒng)有足夠的認(rèn)識。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)率先垂范，加強對于信息系統(tǒng)的認(rèn)識和學(xué)習(xí)，了解到會計信息系統(tǒng)能夠做些什么，實施的效果是怎樣的，了解到會計信息系統(tǒng)無論是對于企業(yè)財務(wù)信息管理和日常經(jīng)營管理，還是對于企業(yè)未來內(nèi)部管理平臺的構(gòu)建所起到的積極作用。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強員工對于信息系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，重視信息系統(tǒng)建設(shè)，為系統(tǒng)的順利運行營造良好的內(nèi)部環(huán)境。另一方面，政府部門也應(yīng)加強對于信息系統(tǒng)管理的認(rèn)識，為系統(tǒng)的建設(shè)創(chuàng)造良好的政策環(huán)境，以保證系統(tǒng)運用的安全性，避免違法違規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

2.提高信息的真實性和精確性

在信息化高速發(fā)展的今天，信息的傳遞是企業(yè)經(jīng)營的重要一環(huán)。良好的信息傳遞可以提升企業(yè)的運轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)的信息化水平和市場把控能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。如今，很多企業(yè)的信息傳遞水平還不夠理想，信息傳遞不夠及時或者準(zhǔn)確性不足。鑒于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高對于信息傳遞質(zhì)量的重視，加強信息化系統(tǒng)平臺的搭建，提高各部門之間、企業(yè)上下層之間的信息交流；另外，企業(yè)應(yīng)加強對日常各個信息渠道的疏導(dǎo)和溝通，適當(dāng)縮短信息傳遞的時間，保證所傳遞信息的真實性。日常工作中，財務(wù)信息應(yīng)當(dāng)及時錄入、準(zhǔn)確錄入，保證信息分析的時效性，以便信息使用者做出科學(xué)的判斷。

3.加強企業(yè)的內(nèi)控建設(shè)

前文已述，ERP會計信息系統(tǒng)的實施對企業(yè)的內(nèi)控機制提出了新要求。作為現(xiàn)代企業(yè)的一種管理手段，內(nèi)控機制在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的作用。ERP信息系統(tǒng)的運用與實施，要求內(nèi)控機制更規(guī)范、約束性更強。因此，企業(yè)應(yīng)在實施ERP的同時，加強內(nèi)控建設(shè)。具體措施如下：第一，嚴(yán)格依據(jù)不相容職務(wù)相分離的內(nèi)控原則劃分崗位，并根據(jù)不同崗位設(shè)置不同級別的人員權(quán)限，以降低財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生；第二，嚴(yán)控能隨意進入ERP和修改數(shù)據(jù)的人員，盡量減少會計信息的泄露和被惡意篡改的風(fēng)險。凡是能進入系統(tǒng)的人員，均應(yīng)由系統(tǒng)進行人員登記和身份識別。

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