事業(yè)單位編外聘用員工人事檔案管理研究

馮艷

（河南省人口和計(jì)劃生育科學(xué)技術(shù)研究院，河南 鄭州 450002）

事業(yè)單位編外聘用員工人事檔案管理研究

馮艷

（河南省人口和計(jì)劃生育科學(xué)技術(shù)研究院，河南 鄭州 450002）

隨著人事制度改革和事業(yè)單位功能的轉(zhuǎn)型，聘用編外員工數(shù)量不斷增加，出現(xiàn)諸多檔案管理問題和難題，采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類管理的措施是加強(qiáng)聘用員工人事檔案管理的正確途徑。

事業(yè)單位；編外聘用員工；人事檔案管理

近年來，隨著事業(yè)單位編外聘用員工的不斷增加，加強(qiáng)聘用員工人事檔案管理研究，成為人事檔案工作的重要工作。2008年《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》實(shí)施，要求用工單位從勞動(dòng)合同的訂立、履行、變更直到解除、終止都采取書面管理，那么簽訂勞動(dòng)合同后，如何以人事檔案來保障“非編人員”的切身利益，充分降低用工風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，成為人事檔案工作者研究的新課題。

1 事業(yè)單位編外聘用員工的含義

1999年開始的事業(yè)單位人事制度改革，以原定的編制原則和有關(guān)部門核定的編制標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，合理配置各類人員，根據(jù)業(yè)務(wù)需要和工作量控制人員總量為目的，全面實(shí)行聘用制。隨著改革的深入、事業(yè)單位分類轉(zhuǎn)型，原有事業(yè)編制已不能適應(yīng)形勢的需要，陸續(xù)開始自主招聘員工。這些員工就是所謂的“編外聘用員工”（以下簡稱“聘用員工”），存在于事業(yè)編制外卻受聘于事業(yè)單位的專業(yè)技術(shù)人員。聘用員工的引進(jìn)，是事業(yè)單位充分運(yùn)用市場機(jī)制，調(diào)整優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高人員素質(zhì)的合理措施，是人事制度改革的必然結(jié)果，促進(jìn)了事業(yè)單位人才合理流動(dòng)。

2 事業(yè)單位聘用員工現(xiàn)狀

2.1 聘用員工數(shù)量增加，所占職工總數(shù)比例越來越大

目前，事業(yè)單位聘用員工數(shù)量快速增加，聘用員工占職工總數(shù)相當(dāng)大的比例。以省直某二級醫(yī)院為例，2003該院編制床位30張，編制人數(shù)85人，在編員工82人，聘用員工4人。到2013年，該院編制人數(shù)沒變，醫(yī)療業(yè)務(wù)量成倍增長，與2003年比，門診由10 025人次增長為32 413人次，門診收入由150萬增長到1 800萬。在崗員工125人，其中聘用員工40人，占總數(shù)三分之一，成為該院技術(shù)人才隊(duì)伍的重要力量。

2.2 聘用員工主要任職在醫(yī)療臨床、科研技術(shù)崗位

與正式在編人員有技術(shù)、工人、行政管理崗位分類不同，聘用員工主要是有一定技術(shù)專長的人員，分布在各個(gè)技術(shù)崗位，有“外聘專家”、“合同工”、“臨時(shí)工”等稱呼?！胺蔷幦藛T”身份構(gòu)成也非常復(fù)雜，他們中既有無固定工作單位的專業(yè)技術(shù)人員，也有從企事業(yè)單位辭職、病退人員，還有退休職工、大中專畢業(yè)生等，從事醫(yī)師、藥師、護(hù)師（士）、煎藥員、文印員等崗位，這些編外人員很多人已成為各科室業(yè)務(wù)技術(shù)骨干。

2.3 聘用員工的人員管理與在編人員不同

由于體制機(jī)制原因，事業(yè)單位人員管理存在編制內(nèi)和編制外的實(shí)際差別，人員管理相應(yīng)不同。編制內(nèi)人員的管理納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理范疇，身份是國家職員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員等，受上級編制、人事、財(cái)政等部門的管理，其福利待遇、技術(shù)職稱等有國家統(tǒng)一的管理辦法和規(guī)定；而聘用員工是自主招聘，聘用人員數(shù)量、崗位、程序、辦法、待遇等由聘用單位根據(jù)實(shí)際需求決定，雙方在法律法規(guī)框架內(nèi)達(dá)成一致、簽訂勞動(dòng)合同即可。

3 編外聘用員工檔案存在的問題

依據(jù)中組部、原人事部1996年頒布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱《暫行規(guī)定》），編外聘用員工的檔案是由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。由于與在編人員相比，人事檔案管理采用不同的管理辦法和分屬不同的管理機(jī)構(gòu)，因此管理難度比較大。

3.1 聘用員工檔案管理內(nèi)容有待完善

3.1.1 關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案的所有權(quán)沒有明確規(guī)定。

3.1.2《暫行規(guī)定》中沒有明確規(guī)定對于檔案丟失和從來就沒有檔案的人員，用人單位聘用后是否為其建立人事檔案、依據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)建立。

3.1.3 形成于20世紀(jì)90年代《暫行規(guī)定》法規(guī)內(nèi)容較為陳舊，與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。如：《暫行規(guī)定》第4條規(guī)定：流動(dòng)人員的檔案必須交給人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案。但在實(shí)際工作中，大量存在聘用單位直接管理流動(dòng)人員檔案現(xiàn)象；因?yàn)槭聵I(yè)單位聘用人員數(shù)量較大，形成的檔案材料非常多，如專業(yè)培訓(xùn)、技術(shù)考核考試、繼續(xù)教育學(xué)分登記、年度考核、獎(jiǎng)懲記錄等，檔案材料的收集、鑒定、歸檔、整理等工作量都很大，與人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)無上下級關(guān)系，缺乏協(xié)調(diào)溝通，導(dǎo)致重要檔案材料不能及時(shí)移交人事代理機(jī)構(gòu)歸檔，人事檔案材料往往較為缺少。

3.2 聘用員工和聘用單位管理檔案意識(shí)不強(qiáng)

廣大流動(dòng)人才對于自身檔案的作用，建檔的要求不甚明了，認(rèn)為那是人力資源管理部門的事，因而參與性、主動(dòng)性不夠[1]。

3.2.1 聘用員工的檔案存放較為混亂。比如：大中專畢業(yè)生的聘用員工，有的在畢業(yè)時(shí)檔案已經(jīng)從學(xué)校轉(zhuǎn)到工作單位或戶口所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；有的檔案一直留在學(xué)校；有的因?yàn)榇嬖谝恍┎涣加涗浕蛘咭驗(yàn)檗k理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)比較繁瑣，不愿花時(shí)間和精力沒有轉(zhuǎn)交，自己存放；有的是轉(zhuǎn)交到聘用單位，存放地點(diǎn)較為混亂。

3.2.2 檔案轉(zhuǎn)交接率低。聘用單位在招聘員工時(shí)一般只要求提供學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、成果、個(gè)人工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷等證明，錄用后對于轉(zhuǎn)移檔案，但沒有硬性要求。以上述單位為例，該院自2007年以來招聘員工26人，轉(zhuǎn)接檔案12份，檔案轉(zhuǎn)接率為46%。其中聘用大中專學(xué)生畢業(yè)生人員16人，完成檔案轉(zhuǎn)接9人份，轉(zhuǎn)接率為56%，轉(zhuǎn)接率較低。

3.2.3 檔案流失較為嚴(yán)重，建檔不全。有的聘用員工畢業(yè)多年，先后到多個(gè)單位工作，其檔案多次轉(zhuǎn)移后丟失；有的長期保存在自己手中，已經(jīng)開封、損毀，無法考證其真實(shí)性。部分員工沒有原始檔案，重新建檔，只能收集到新單位后的工作經(jīng)歷材料，來單位前的材料缺失無法彌補(bǔ)。

3.3 用人單位利用檔案不方便

人事檔案的主要作用是把個(gè)人的人事信息準(zhǔn)確提供給組織、有關(guān)機(jī)構(gòu)利用，也是個(gè)人經(jīng)歷、能力、貢獻(xiàn)的歷史鑒證。《暫行規(guī)定》第13條規(guī)定，“查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)，查閱單位應(yīng)申明查閱理由，管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。”聘用人員檔案利用對象主要是人事管理部門，在聘用人員日常管理中，如職稱評聘、調(diào)整工資、人才培養(yǎng)、入黨、“五險(xiǎn)一金”辦理等方面都需要查閱檔案，檔案利用率相對較高，到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱或者遞交檔案材料很不方便，影響對聘用員工的培養(yǎng)使用和相關(guān)待遇的落實(shí)。

4 聘用單位采取以下措施加強(qiáng)聘用員工檔案管理

4.1 建立健全聘用員工檔案管理制度

4.1.1 制定聘用員工檔案管理制度。細(xì)化《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，參照在編員工檔案管理辦法，完善收集、鑒定、整理、保管、利用的檔案流程，確保其檔案完整、安全。

4.1.2 規(guī)范轉(zhuǎn)交接程序。畢業(yè)生檔案應(yīng)由各高校指定專人固定派遣，或通過機(jī)要等專門途徑轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)遞時(shí)要嚴(yán)格按照用人單位與勞動(dòng)者簽訂的就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞地址在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行[2]；事業(yè)單位在招聘編外人員后應(yīng)及時(shí)與存放檔案的各級人才交流中心取得聯(lián)系，開具相應(yīng)調(diào)檔函，杜絕檔案由個(gè)人私自轉(zhuǎn)遞。

4.1.3 規(guī)范查檔。事業(yè)單位人事部門如發(fā)現(xiàn)編外人員人事材料或材料內(nèi)容缺失，應(yīng)及時(shí)與畢業(yè)院?；蛘咴萌藛挝宦?lián)系，進(jìn)行補(bǔ)充、補(bǔ)救或催交。

4.2 人事檔案部門加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)

4.2.1 要主動(dòng)為流動(dòng)人員收集人事檔案材料，向他們宣傳人事檔案的重要性，進(jìn)入單位后及時(shí)催要檔案，建立統(tǒng)一管理模式，按規(guī)范建檔，按照有關(guān)手續(xù)登記借閱。用服務(wù)本身宣傳人事檔案的重要性；

4.2.2 聘用單位要對“非編人員”人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。即“非編人員”人事檔案應(yīng)隨著招工、聘用而構(gòu)建，隨著辭職、辭退而調(diào)轉(zhuǎn)。要及時(shí)隨勞動(dòng)合同的續(xù)約或終止及時(shí)地確立人事檔案歸屬，以避免出現(xiàn)勞務(wù)糾紛問題。

4.2.3 要主動(dòng)和人才交流中心聯(lián)系，建立合作，對聘用人員的人事檔案進(jìn)行管理，劃清管理范圍和人員，進(jìn)行全員管理。

4.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類管理

聘用員工的進(jìn)入，改變了原有事業(yè)單位人事檔案的分類方法和收集。事業(yè)單位聘用的員工，在進(jìn)入單位前大多數(shù)沒有檔案或者丟失了個(gè)人檔案，在這種情況下要按照干部檔案條例規(guī)定收集齊檔案內(nèi)的十大材料，根本不可能也做不到，所以在建立這部分人的人事檔案時(shí)，就只收集與本人工資定級相關(guān)的和反映個(gè)人綜合能力的材料，主要有四大類：1.學(xué)歷職稱類，如畢業(yè)證書、學(xué)位證書、職稱證、學(xué)歷證、執(zhí)業(yè)證等；2.考核鑒定類，年度考核表、試用期鑒定等；3.黨團(tuán)關(guān)系轉(zhuǎn)接收證明；4.社會(huì)保險(xiǎn)類，勞動(dòng)合同書、辦理各類社會(huì)保險(xiǎn)的材料等，方便利用。對于檔案在人才交流中心保管的聘用員工，歸檔材料中要增加參保、福利等項(xiàng)目，以完整記錄“非編人員”的社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇的情況，做到有據(jù)可查，避免因檔案項(xiàng)目設(shè)置的不完善，出現(xiàn)勞資糾紛等問題。[3]

5 建議

5.1 修訂完善流動(dòng)人員檔案管理規(guī)定。

5.1.1 明確規(guī)定流動(dòng)人員人事檔案的所有權(quán)。

5.1.2 劃分檔案管理責(zé)任。以人才交流中心為主，聘用單位為輔，人才交流中心負(fù)責(zé)聘用單位的流動(dòng)人員檔案的監(jiān)管，對聘用單位建檔不合格的檔案提出改進(jìn)意見，督促改進(jìn)，合同員工離開單位后，檔案交回人才交流中心。

5.1.3 明確規(guī)定聘用單位職責(zé)，為聘用人員收集保管在本單位聘用期間的檔案材料，建立健全人事檔案，保障流動(dòng)人員的權(quán)益。

5.2 加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳

人事檔案是今后證明個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)實(shí)踐等狀況的重要依據(jù)，對每個(gè)人都非常重要。加強(qiáng)對聘用員工人事檔案重要性的宣傳，幫助他們樹立檔案意識(shí)，也可以通過檔案實(shí)例講解人事檔案的重要性，同時(shí)在入職后就如何轉(zhuǎn)接檔案給予充分指導(dǎo)，制定相關(guān)流程，發(fā)放取檔流程表，督促他們按照要求辦理，做到“檔隨人走”，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。

5.3 加快聘用員工檔案管理信息化建設(shè)

建議盡快建立全國人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)及用人單位在內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和聘用員工使用統(tǒng)一的人事軟件，可以實(shí)現(xiàn)全國在線聯(lián)網(wǎng)查詢、監(jiān)督和管理，向其他管理軟件一樣，由軟件設(shè)計(jì)方管理，登陸和查閱都有固定的程序和密碼，個(gè)人沒有登錄密碼不能查閱，部分信息設(shè)計(jì)為沒有授權(quán)不能更改，從而保障聘用員工人事檔案信息安全。

[1]董和欣.流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀及改革措施[J].山東檔案，2011（3）15-17.

[2]楊美琪.淺談醫(yī)院編外人員人事檔案管理[J].浙江檔案，2012（4）：63.

[3]于華.高?！胺蔷幒贤迫藛T”人事檔案的構(gòu)建研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（32）59-60.

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1671-0037（2014）07-14-2

馮艷（1972.3-），女，副研究館員，研究方向：檔案管理。