淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)學(xué)校,遼寧沈陽(yáng) 110045)

淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)學(xué)校,遼寧沈陽(yáng) 110045)

本文將介紹制作文檔目錄、文章的不同部分的分節(jié)等幾種Word文檔編輯排版方面的幾個(gè)技巧。

Word 編輯 排版 技巧

1 引言

我們經(jīng)?？吹降臅?、雜志和報(bào)紙上的版面比較規(guī)范、美觀、能吸引人注意力的一些文章,其都是被文字處理排版軟件進(jìn)行編輯過(guò)的。計(jì)算機(jī)里面的一些文字處理排版軟件已經(jīng)逐漸被人們?cè)趯W(xué)習(xí)和工作中處理文字時(shí)所利用,而傳統(tǒng)的紙張和筆就已經(jīng)被這些排版軟件所代替了。Word是微軟公司推出的辦公軟件包office中的文字處理軟件,它能夠?qū)Ω鞣N各樣的文檔進(jìn)行編輯排版,并且操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單,功能還比較強(qiáng)大。并且在我們國(guó)內(nèi)已經(jīng)被廣泛的流行使用十多年了,受到很大程度上的認(rèn)可。但是根據(jù)調(diào)查,Word作為最基本被廣泛使用的文字處理軟件,只有20%的功能被用戶使用,而還有很大一部分的功能沒(méi)有被用戶所熟知和使用。因此,在這里本文以Word 2003為例介紹一下有關(guān)word 在文檔編輯和排版方面的一些比較實(shí)用的技巧。

2 對(duì)文章的不同部分分節(jié)

平時(shí)文章中都會(huì)有很多個(gè)章節(jié),那么對(duì)這些不同部分的章節(jié),在編輯時(shí)經(jīng)常的做法就是,經(jīng)過(guò)插入很多個(gè)空行的方法來(lái)另起一頁(yè)開始,其實(shí)這種做法是不對(duì)的,因?yàn)闀?huì)導(dǎo)致在對(duì)文章進(jìn)行修改時(shí)而重復(fù)排版,從而浪費(fèi)時(shí)間。還有一種做法就是在一個(gè)章節(jié)部分結(jié)尾處插入一個(gè)分頁(yè)符進(jìn)行分頁(yè),而這種做法的弊端就是如果要設(shè)置不一樣的頁(yè)眉和頁(yè)腳的話,就不能實(shí)現(xiàn)了。

其正確的做法就是應(yīng)該在相應(yīng)的位置插入一個(gè)分節(jié)符,將不同的章節(jié)部分分成不同的節(jié),這樣就可以針對(duì)不同的節(jié)來(lái)分別進(jìn)行設(shè)置。具體做法是把光標(biāo)定位到下一個(gè)章節(jié)部分的標(biāo)題文字之前,從“插入”菜單選擇“分隔符”命令,然后在該對(duì)話框中選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁(yè)”,這樣做之后就在這個(gè)光標(biāo)處插入了一個(gè)隱藏了的分節(jié)符,該分節(jié)符實(shí)現(xiàn)既分節(jié),又分頁(yè)的功能,因?yàn)樗鼘⒐鈽?biāo)后面的部分又分成了新的一頁(yè)。

我們也可以采用上面的方法針對(duì)文章中的封面和目錄進(jìn)行分節(jié)。給封面分節(jié)是先在文章的最開始部分先輸入文章的標(biāo)題,接著在標(biāo)題后面插入一個(gè)分節(jié)符；然后接著輸入文章的目錄,再在目錄后面插入一個(gè)分節(jié)符,這樣就分別給文章的封面和目錄做了分節(jié)設(shè)置。默認(rèn)狀態(tài)下分節(jié)符是不顯示的,我們可以選擇工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕來(lái)設(shè)置顯示分節(jié)符符號(hào)。要想刪除已經(jīng)插入好的分節(jié)符,可以先選定該分節(jié)符,然后單擊刪除鍵即可,刪除了分節(jié)符之后,兩個(gè)分節(jié)就變成一個(gè)節(jié)了。

3 給文章不同的分節(jié)設(shè)置不一樣的頁(yè)眉

我們?cè)诮o文章設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳的時(shí)候,應(yīng)該選擇從文章開始往后進(jìn)行設(shè)置的順序進(jìn)行設(shè)置,一般是封面和目錄不設(shè)置頁(yè)眉,這樣就先把光標(biāo)定位在文檔開始處,選擇“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令,首先顯示的是在第一分節(jié)中進(jìn)行設(shè)置頁(yè)眉,由于第一分節(jié)和第二分節(jié)是封面和目錄不需要設(shè)置頁(yè)眉,就可以選擇“顯示下一項(xiàng)”按鈕,在這里設(shè)置第三分節(jié)頁(yè)眉的時(shí)候,先選擇“與上一節(jié)相同”按鈕來(lái)取消這個(gè)“同前”功能,為了避免和第二分節(jié)的頁(yè)眉一樣,然后再輸入第三分節(jié)頁(yè)眉的文字內(nèi)容即可。同樣方法在后面的分節(jié)中分別設(shè)置不同的頁(yè)眉即可。最后單擊“關(guān)閉”按鈕。頁(yè)眉的文字下面默認(rèn)會(huì)有一條橫線,去掉的方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯狀態(tài)選擇文字,然后進(jìn)入“邊框和底紋”對(duì)話框去掉橫線即可。

4 插入目錄

可以為文檔添加目錄,我們可以選用像“標(biāo)題1”至“標(biāo)題9”這樣帶有級(jí)別的樣式去插入目錄,這種插入設(shè)置方法比較方便。首先將光標(biāo)定位在需要添加目錄的位置,然后選擇“插入”菜單中的“引用”選項(xiàng)中的“索引和目錄”選項(xiàng),在“顯示級(jí)別”中設(shè)置目錄的顯示級(jí)別,在這個(gè)設(shè)置中可以體現(xiàn)目錄的細(xì)化程度。分別對(duì)應(yīng)級(jí)別1~9。還可以選擇“格式”選項(xiàng)中的類型來(lái)設(shè)置目錄的外觀形式。通常用默認(rèn)的“來(lái)自模板”即可。以這種方法插入的目錄其實(shí)是以“域”的方式插入的,目錄會(huì)有灰色的底紋背景。如果文檔的標(biāo)題和頁(yè)碼有改變的話,對(duì)應(yīng)的目錄就應(yīng)該加以改變,我們就可以在目錄中的任意一個(gè)地方單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“更新域”這個(gè)選項(xiàng)來(lái)進(jìn)行重新設(shè)置。這里有“只更新頁(yè)碼”和“更新整個(gè)目錄”選項(xiàng),可以根據(jù)具體的變化情況來(lái)進(jìn)行選擇。

5 如何把EXCEL電子表格插入到Word文檔中

平時(shí)在編輯Word文檔的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)遇到要插入其他軟件中的東西的情況,這里以插入Excel電子表格為例介紹具體的插入方法。方法一:選擇“插入”菜單中的“對(duì)象”命令中的“Microsoft Excel工作表”選項(xiàng),直接把Excel工作表插入到Word中,如果要編輯修改表格中的內(nèi)容,可以直接雙擊該Excel表格進(jìn)入到Excel表格環(huán)境中進(jìn)行編輯修改。如果原來(lái)的Excel表格中的內(nèi)容改變了,那么Word中的被嵌入進(jìn)的這個(gè)表格也會(huì)隨之發(fā)生改變。方法二:在Excel工作表中直接復(fù)制表格,然后返回到Word文檔中,選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,在該對(duì)話框中選擇“Microsoft Excel工作表對(duì)象”選項(xiàng)即可。

6 如何設(shè)置文本樣式

一個(gè)長(zhǎng)篇的文章例如學(xué)位論文,在進(jìn)行排版的時(shí)候還應(yīng)該設(shè)置一個(gè)統(tǒng)一的樣式。各種格式綜合在一起就是樣式。設(shè)置方法是,可以選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”命令,這樣在排版區(qū)域的右邊就顯示出了“樣式和格式”的對(duì)話框,在該對(duì)話框中包含了所設(shè)置的各個(gè)格式。設(shè)置好樣式后,如果修改了樣式中的某一個(gè)格式,那么整篇文檔中用到了該樣式的地方就自動(dòng)隨之更改了相應(yīng)的格式。如果不設(shè)置樣式的話,只是采用格式的設(shè)置,那么每次修改格式,都需要用格式刷去復(fù)制格式,這樣就要進(jìn)行多次重復(fù)操作,浪費(fèi)時(shí)間。而設(shè)置了樣式后,就可以包含在里面的各種格式一次性地設(shè)置修改完。

7 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,在整個(gè)Word文檔的編輯排版過(guò)程中,樣式和分節(jié)等這些設(shè)置技巧是非常重要和實(shí)用的,為人們對(duì)文檔的排版提供了很大的幫助,也方便了用戶的使用,提高了工作效率。

[1]《中文Word2003簡(jiǎn)明教程》[M]北京:清華大學(xué)出版社,2004.

[2]王誠(chéng)君,楊全月.《中文Word2003應(yīng)用教程》[M]北京:清華大學(xué)出版社,2004.

[3]李杰臣.《Word在文書處理與排版中的應(yīng)用》[M]北京:中國(guó)青年出版社,2004.