歸檔文件目錄著錄問題分析和業(yè)務(wù)水平提高的探討

劉艷

摘? 要：歸檔文件的目錄著錄簡要地表達了檔案的內(nèi)容和要素，高質(zhì)量的目錄著錄能提高歸檔文件的整理質(zhì)量，因此，通過問題分析來全面提高歸檔文件的業(yè)務(wù)水平具有重要的意義。分析了歸檔文件目錄的質(zhì)量問題，闡述了歸檔文件目錄常見的著錄錯誤，并給出了全面提高檔案整理業(yè)務(wù)水平的方法。

關(guān)鍵詞：歸檔文件;目錄著錄;著錄錯誤;業(yè)務(wù)水平

中圖分類號：G272.6 ????????????文獻標(biāo)識碼：A?? ????????????文章編號：2095-6835（2014）23-0113-02

1? 歸檔文件目錄質(zhì)量問題分析

歸檔文件目錄不單是一種基本的檢索工具，更是檔案整理工作成果的一部分。歸檔文件目錄著錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求有其特殊性，與我國在1983年頒發(fā)、1996年修訂的《檔案著錄規(guī)則》所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求有很大不同，《檔案著錄規(guī)則》所規(guī)劃的是檔案電子檢查工具。但兩者也有很多相同點，歸檔文件目錄著錄要素有文號、備注、題名、責(zé)任者、件號、頁數(shù)和日期7個項目。在歸檔文件目錄的著錄過程中，基層檔案人員在題名、責(zé)任者、文號、時間等方面經(jīng)常出現(xiàn)失誤和錯漏，影響了文件歸檔工作的整體質(zhì)量。

筆者選取了10個不同機關(guān)2007—2011年5個年度的歸檔文件目錄，并對其進行了質(zhì)量統(tǒng)計分析。這些目錄共計27 558條，排除保管期限鑒定錯誤，就著錄錯誤進行統(tǒng)計，共有2 133條著錄錯誤，占總條目的7.75%. 其中，責(zé)任者錯誤占20.13%，文號錯誤占15.20%，題名錯誤占59.93%，日期錯誤占2.41%.題名、責(zé)任者、文號、日期等這幾個項目在歸檔文件目錄著錄過程中會經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，而核心要素題名錯誤最多。如果我們認清發(fā)生錯誤的類型和原因，重點糾正檔案整理人員的著錄錯誤，就能有效提高歸檔文件目錄著錄質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。

2? 歸檔文件目錄常見著錄錯誤與規(guī)范

2.1? 題名的著錄錯誤與規(guī)范

題名又稱標(biāo)題、題目，是歸檔文件要素的核心，反映了歸檔文件材料的主要內(nèi)容;是表達檔案中心內(nèi)容、形式特征，并區(qū)別于另一檔案的名稱，也是檔案二次信息最重要的信息元素;為歸檔文件目錄的必要著錄項目，是檔案檢索的重要途徑，是快速、高效檢索檔案的關(guān)鍵。在實際整理操作中，題名著錄常見的錯誤有以下幾種：①題名中出現(xiàn)的“我省”“我市”“我鎮(zhèn)”“我單位”“本單位”等含混不清的字眼沒有改為具體的省、市、鎮(zhèn);②文件題名有“通知”“函”“會議通知”“警告”“合同”“協(xié)議”等文種信息的，沒有根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后;③文件題名包含會議記錄、年度計劃總結(jié)、目標(biāo)管理責(zé)任書、工作臺賬、各類報表、大事記等信息的，沒有標(biāo)注所屬年份;④本單位或本單位人員未列在題名中的機構(gòu)設(shè)置、任免文件、表彰文件、勞模名錄、介紹信等，也未在題名后將本單位和本單位人員列出。

2.2? 責(zé)任者的著錄錯誤與規(guī)范

責(zé)任者是指對檔案內(nèi)容負有責(zé)任的團體或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的，可適當(dāng)省略，原文上沒有的，要經(jīng)考證后補上。常見錯誤有：①兩個責(zé)任者以上連用的時候，第二個或第三個前面沒有哪一級政府的名稱，比如“市財政局、科技局”這種情況。②同一單位名稱前后不統(tǒng)一，上一條是“某市財政局”，下一條是“市財政局”，另有一條可能就是“財政局”。著錄時，應(yīng)該用固定的名稱。由于責(zé)任者欄目較小，所以提倡用通用簡稱。③聯(lián)合發(fā)文、責(zé)任書、合同、協(xié)議等文件材料有兩個或以上責(zé)任者的，只列出一個。

2.3? 文號的著錄錯誤與規(guī)范

文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。文件編號常見錯誤有文件順序號不是阿拉伯?dāng)?shù)字小寫，文件編號中間的小括號、中括號混用，文件編號中間未寫年份，將不是文號的內(nèi)容也著錄在文號欄目中等。文件編號一般只有一個，照原文著錄即可。對于沒有意義的代字所形成的文件編號，包括兩種情形：代字是總號的一律不予著錄;只有文件順序號第X號的，著錄時要刪除。

2.4? 時間的著錄錯誤與規(guī)范

文件材料的時間著錄相對容易，不易產(chǎn)生錯誤，文件形成時間以制發(fā)文件所形成的時間為準(zhǔn)，由8位數(shù)字組成，年份4位，月份2位，日期2位，例如“20130303”。一般來說，哪一年的文件，它的文件編號、文件形成時間、歸檔年份應(yīng)該屬于同一年份。但在實際中，一份文件往往有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、收文日期等。有的表式、臺賬等沒有時間，容易造成檔案著錄人員出錯。著錄時間項時，應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)，據(jù)以判斷文件所屬年份。對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年份的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期判定文件所屬年份，跨年份辦結(jié)的文件以辦結(jié)年份的日期著錄。例如，2013年形成的2012年工作總結(jié)，應(yīng)著錄2013年;2012年制定、2013年生效的法律法規(guī)，應(yīng)著錄2012年;2013-01收到的2012-12上級機關(guān)的批復(fù)，應(yīng)著錄2012年;2013年制定的文件，針對2012年表彰的先進集體和個人，應(yīng)著錄2013年。

3? 全面提高檔案整理業(yè)務(wù)水平

歸檔文件目錄是檔案整理工作的一項重要內(nèi)容，其質(zhì)量是檔案整理整體質(zhì)量的綜合反映。檔案整理還有文件保管期限鑒定、文件清理裝訂、蓋章、填寫檔號、裝盒等工作內(nèi)容，提高歸檔文件目錄的著錄質(zhì)量僅是提高檔案整理質(zhì)量的一項內(nèi)容，提高歸檔文件目錄質(zhì)量有賴于檔案整理工作其他業(yè)務(wù)質(zhì)量的提升。

3.1? 歸檔文件的收集工作質(zhì)量

歸檔文件收集齊全，歸檔文件經(jīng)系統(tǒng)整理后呈現(xiàn)出有機的邏輯關(guān)系，在歸檔文件目錄中著錄的文件也條理、清晰、有序。

3.2? 歸檔文件材料的質(zhì)量

歸檔文件的題名、時間、責(zé)任者等要素齊全、正確、規(guī)范，檔案標(biāo)引著錄才能準(zhǔn)確、規(guī)范。歸檔文件質(zhì)量差，時間、題名等缺失，需要考證的內(nèi)容多，檔案標(biāo)引著錄產(chǎn)生謬誤的可能性就會增加。

3.3? 歸檔文件的價值鑒定質(zhì)量

歸檔文件的一次鑒定是與檔案整理同時進行的，檔案保管期限是作為檔號流水編號的一個標(biāo)準(zhǔn)，因此，歸檔文件目錄中檔案價值鑒定是否準(zhǔn)確不僅是歸檔目錄質(zhì)量的一個衡量要素，更是檔案整理質(zhì)量的一個重要指標(biāo)。檔案人員要全面領(lǐng)悟和理解文件材料產(chǎn)生機關(guān)的職能流程，歸檔文件收集、整理辦法和檔案標(biāo)引著錄工作系統(tǒng)要求。檔案主管部門要加強監(jiān)督指導(dǎo)力度，及時將最新的指導(dǎo)思想、業(yè)務(wù)規(guī)范、整理技巧傳達貫徹，使本地區(qū)的檔案工作與最新、最高標(biāo)準(zhǔn)保持一致。檔案著錄的出發(fā)點和落腳點在于滿足檔案本身的保管需求、查檔者的利用需求、檔案工作者的管理需求，只有提高檔案著錄質(zhì)量，才能確保檔案信息著錄的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性。歸檔文件目錄的著錄是一個活動過程，要準(zhǔn)確捕獲、分析、組織和記錄用以確認、管理、查詢和解釋的歸檔文件材料、產(chǎn)生背景及生成文件的系統(tǒng)信息，以形成對著錄單位及其組成部分的準(zhǔn)確表述，保證著錄信息的對應(yīng)性、一致性。這個過程包括了對檔案內(nèi)容和形式特征的分析、對需儲存檔案線索的選擇和對選擇結(jié)果的記錄。這個過程并不簡單，只有不斷提高檔案管理的理論水平和實際操作能力，才能在檔案整理過程中制作出優(yōu)質(zhì)的歸檔文件目錄。

4? 結(jié)束語

綜上所述，歸檔文件的目錄著錄中有題名著錄錯誤、責(zé)任者著錄錯誤和文號著錄錯誤等問題，我們要結(jié)合相應(yīng)的規(guī)范來解決這類問題，以提高歸檔文件整理的業(yè)務(wù)水平，提高歸檔文件整理的質(zhì)量，保證歸檔文件的價值。

參考文獻

[1]朱銀剛.填寫歸檔文件目錄應(yīng)做到“三要”“三不要”[J].檔案天地，2002（05）.

[2]倫鳳梅，吳衛(wèi).如何用WPS Office打印歸檔文件目錄[J].黑龍江檔案，2006（08）.

〔編輯：王霞〕

Archive Files Directory Cataloguing Problem Analysis and Operational Level to Improve

Liu Yan

Abstract： Contents bibliographic archive file briefly express the contents and elements of files， directories with high quality finishing record can improve the quality of archive files; therefore， to comprehensively improve the level of business archives through problem analysis has important significance. Analysis of the quality of the archive directory， elaborated common bibliographic archive file directory errors， and gives an overall improvement in the level of business archives finishing methods.

Key words： archive files; bibliographic catalog; bibliographic error; level of business