淺議電力基建工程檔案的規(guī)范化管理

丁紅燕

（新疆天山電力股份有限公司,新疆 奇臺(tái)831800）

淺議電力基建工程檔案的規(guī)范化管理

丁紅燕

（新疆天山電力股份有限公司,新疆 奇臺(tái)831800）

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展,電力能源需求量越來越大,越來越多的基礎(chǔ)設(shè)施投入建設(shè)。在這種背景下，電力基建檔案也在發(fā)揮越來越重要的作用。本文以電力基建檔案的規(guī)范性管理為切入點(diǎn)，探討了在電力基建工程建設(shè)過程中，如何保證歸檔文件材料的齊全、準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)，以期提高我國電力基建工程檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化，推動(dòng)我國電力事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基建檔案；電力工程；規(guī)范化管理

電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程檔案包括工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到交付使用全過程的文字、圖紙、影像等資料，是基建工程建設(shè)全過程的縮影，對(duì)電力企業(yè)意義重大。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的電力基建檔案是電源建設(shè)、變電站、線路、電纜、配網(wǎng)等電力項(xiàng)目施工、改擴(kuò)建、維修等活動(dòng)的依據(jù)，也是電力企業(yè)的法律憑證與記錄。

在電力基建項(xiàng)目施工過程中，由于檔案管理涉及單位多、人員多、程序多，且整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期普遍較長，施工工藝復(fù)雜，基建檔案規(guī)范化一直很難實(shí)現(xiàn)。因此，在電力基建檔案管理中應(yīng)用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，對(duì)實(shí)現(xiàn)電力基建工程具有跨時(shí)代意義。

1　電力基建檔案管理存在的問題

目前，我國電力基建工程檔案管理普遍存在不系統(tǒng)、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象?？傮w而言體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1檔案資料不系統(tǒng)

很多基建項(xiàng)目由于持續(xù)時(shí)間長，建設(shè)前期和后期存在多個(gè)檔案管理員，導(dǎo)致檔案整理思路不系統(tǒng)。比如在施工中所簽訂的各種合同，沒有明確或者注明協(xié)議日期，合同中的工程名稱前后不同，合同額前后不吻合，施工、監(jiān)理等參建單位的來文來電文號(hào)缺乏邏輯性等。

1.2檔案文件不標(biāo)準(zhǔn)

這一點(diǎn)具體體現(xiàn)在工程資料、影像資料的格式及完整性上。由于業(yè)主、施工以及監(jiān)理等參建單位對(duì)基建檔案的要求不統(tǒng)一，導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)交底、工程聯(lián)系單等具有保存價(jià)值的文字資料格式各有不同，甚至有些文字資料填寫不正確、不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不完整，有些資料不是原件，大大降低了基建檔案的規(guī)范性。

1.3工程資料不完整

檔案資料收集是最繁雜、最瑣碎也是保證檔案規(guī)范性最關(guān)鍵的一環(huán)。但在現(xiàn)實(shí)中，電力基建檔案的文件及資料往往不完整，例如具有保存價(jià)值的施工記錄、施工總結(jié)，施工設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單等經(jīng)常出現(xiàn)丟失、漏收、損壞等現(xiàn)象。

2　電力基建檔案的規(guī)范化管理措施

電力基建檔案的規(guī)范化管理可從工程前期、項(xiàng)目招標(biāo)、工程施工、竣工驗(yàn)收等項(xiàng)目建設(shè)階段來實(shí)現(xiàn)。

2.1工程前期的檔案規(guī)范化管理

在電力基建工程的建設(shè)前期，電力企業(yè)應(yīng)設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程前期勘察研究文件、項(xiàng)目審批文件等具備保存價(jià)值的檔案資料收集。這些資料既是工程前期的關(guān)鍵性文件，也是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期的重要基礎(chǔ)，對(duì)全過程產(chǎn)生的文件起著重要的控制作用。

2.2項(xiàng)目招標(biāo)階段的檔案規(guī)范化管理

在這一階段，電力基建項(xiàng)目參與的單位開始增多，不僅有業(yè)主方、建設(shè)方，還有招標(biāo)代理、投標(biāo)單位、標(biāo)評(píng)單位等。這一階段歸檔的文件種類非常多，主要有中標(biāo)通知書、澄清文件、招標(biāo)文件、評(píng)分表、投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單等。要尤其注意各類文件的簽字是否規(guī)范、齊全，文件的簽字與各種功能表格的簽字是否統(tǒng)一，資料是否具有時(shí)間上的邏輯性。檔案管理人員全程參與項(xiàng)目招標(biāo)是保證該階段規(guī)范化管理的重要措施。

2.3項(xiàng)目施工階段的檔案規(guī)范化管理

施工階段的檔案資料最多，這一階段不僅是項(xiàng)目建設(shè)最重要的一環(huán)，也是保證電力基建項(xiàng)目檔案規(guī)范性的關(guān)鍵一環(huán)。總體說來，施工階段的工程資料可分為：設(shè)備資料、材料質(zhì)量保證資料、施工記錄等。在設(shè)備資料的管理上，檔案管理人員要尤其注意設(shè)備是否具備合同條款約定的事項(xiàng)，并參與到場設(shè)備的開箱檢驗(yàn)工作，完整收集有關(guān)購進(jìn)設(shè)備的相關(guān)檔案。因故不能參與的，要參與設(shè)備開箱驗(yàn)收工作，填寫設(shè)備驗(yàn)收單，將設(shè)備有關(guān)出廠資料分類歸檔。

在施工材料質(zhì)量保證資料的管理上，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)掌握施工材料購買情況，注意購買合同是否簽訂，合同是否移交，移交程序是否符合規(guī)定，簽字蓋章是否有效，內(nèi)容方面有無缺漏等，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的地方要及時(shí)予以糾正，檢查無誤后才可以歸檔。

在施工記錄資料的管理上，檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)職能。定期檢查施工單位的施工記錄，督促施工監(jiān)理等單位資料管理、文件歸檔等情況，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題要督促其及時(shí)整改。

2.4建立檔案管理責(zé)任制

電力基建項(xiàng)目的建設(shè)周期是比較長的，而且參與建設(shè)的單位也比較多，涉及的范圍較廣，因此在管理上的難度也相應(yīng)增大，在資料收集與管理的過程中可能會(huì)遇到經(jīng)手文件的人員比較多，以及用時(shí)較長的問題。檔案管理部門必須做好準(zhǔn)備為各個(gè)參建的單位設(shè)立專門的檔案資料管理組織及文檔管理程序具體化，并且進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，保證檔案的收集規(guī)范、完整和準(zhǔn)確。

電力企業(yè)基建項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)和水平高低直接影響檔案管理規(guī)范化的程度高低。因此，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提高檔案管理人員在項(xiàng)目中的參與程度。只有保證檔案管理人員的參與度，才能保證檔案的真實(shí)性和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.5建立檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

電力基建項(xiàng)目的規(guī)模一般都比較大，涉及的單位多、人員多、程序繁雜，施工隊(duì)伍的人員流動(dòng)性也比較強(qiáng)，在整個(gè)建設(shè)周期中會(huì)存在多個(gè)檔案管理單位和多個(gè)檔案管理人員，建立檔案動(dòng)態(tài)管理制度非常有必要。首先是檔案管理人員的動(dòng)態(tài)管理，電力企業(yè)應(yīng)依據(jù)基建項(xiàng)目的地理位置、建設(shè)程序等對(duì)檔案管理人員進(jìn)行“分兵布陣”，明確各個(gè)階段、各個(gè)參建單位的檔案人員和工程人員的檔案管理職責(zé)；其次是項(xiàng)目建設(shè)檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，這項(xiàng)制度有助于保證重要檔案的連貫性，即使發(fā)生人員的調(diào)整和關(guān)鍵人員的變動(dòng)，也可以保證檔案資料的完整性，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)的嚴(yán)密性。

電力基建工程檔案的規(guī)范化決定了工程交付使用的效率，影響著項(xiàng)目建設(shè)的成本。所以，電力企業(yè)應(yīng)提高基建檔案的規(guī)范化程度，正確、高效處理當(dāng)前電力基建檔案管理中存在的問題與缺陷，切實(shí)規(guī)范電力基建工程檔案管理工作，推動(dòng)電力基建工程的有效實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

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[4]彭萬里.科技檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2010.

作者簡介：丁紅燕，女，新疆沙灣人，助理館員,主要研究方向：檔案管理。