試論機(jī)關(guān)檔案室的庫房管理工作

文明

摘 要：從當(dāng)前的檔案室的庫房管理工作情況以及存在的問題入手，結(jié)合自身的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了有效應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的庫房管理工作的各種對(duì)策，希望對(duì)于今后提升檔案室?guī)旆抗芾硭接兴鶐椭?/p>

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案室；庫房管理；制度建設(shè)；檔案質(zhì)量

通過檔案保護(hù)技術(shù)，能有效科學(xué)管理檔案文件，以滿足檔案的安全性、完整性要求，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案壽命的延長。在進(jìn)行檔案保護(hù)工作過程中，開展庫房管理工作則是最為基本且重要的內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆縿t是檔案信息化、利用檔案進(jìn)行工作的源頭，也是進(jìn)行檔案保管的主要場(chǎng)所。所以，開展機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ骶哂兄匾饬x，這里結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)就機(jī)關(guān)檔案室的庫房管理工作的要點(diǎn)分析如下。

1 科學(xué)且嚴(yán)格的管理制度對(duì)于庫房管理尤為重要

在開展具體的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鲗?shí)踐中，應(yīng)該避免粗放式的管理模式，以及大而空的管理制度內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際情況，提出檔案庫房工作量化和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中統(tǒng)一化的衡量尺度問題，進(jìn)一步從質(zhì)量要求入手，提出切實(shí)可行的管理?xiàng)l例制度。并結(jié)合實(shí)際來細(xì)化相關(guān)的制度內(nèi)容，以保障操作程序和方法的規(guī)劃、科學(xué)的要求，實(shí)現(xiàn)檔案接收進(jìn)庫到提供利用的流程進(jìn)一步完善，有效提升庫房管理質(zhì)量，這樣也是相關(guān)檔案人員的工作基礎(chǔ)所參照的標(biāo)準(zhǔn)，能有助于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆俊Ｔ谶M(jìn)行機(jī)關(guān)檔案室管理的工作中，應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，落實(shí)好各方面的規(guī)章制度，應(yīng)嚴(yán)格按照制度來進(jìn)行庫房相應(yīng)的管理工作，避免出現(xiàn)違章行為以及不負(fù)責(zé)的管理工作，這樣才能進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案室的庫房管理水平。

2 提升接收進(jìn)庫的歸檔檔案質(zhì)量

如果存在著進(jìn)庫檔案質(zhì)量的問題，直接會(huì)造成檔案壽命的影響，必將會(huì)使得庫房原有檔案的安全性大打折扣，造成檔案保管后續(xù)一系列問題，使得保護(hù)工作難度以及成本的增加。在這樣情況下，就應(yīng)該要求檔案人員應(yīng)該主動(dòng)參與，從源頭予以充分重視，積極開展歸檔檔案進(jìn)庫前的質(zhì)量監(jiān)督工作，保證有效提升立卷部門的檔案保護(hù)意識(shí)，避免出現(xiàn)不符合質(zhì)量要求的檔案情況，杜絕案卷質(zhì)量監(jiān)控缺位問題。

重視相關(guān)的立卷工作，并采取及時(shí)跟進(jìn)的措施，實(shí)現(xiàn)規(guī)格統(tǒng)一的歸檔文件的要求，重視歸檔文件的質(zhì)量。具體的立卷操作中，應(yīng)堅(jiān)持工作室內(nèi)環(huán)境的清潔，避免在地上直接放置歸檔文件，杜絕出現(xiàn)塵灰嚴(yán)重的情況。如果在此方面不重視，則會(huì)造成檔案室的資料受到不同程度的損害，會(huì)造成檔案質(zhì)量大受影響，并符合相關(guān)的規(guī)范管理要求。

對(duì)于檔案室來說，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)嚴(yán)格落實(shí)好相應(yīng)的年度接收計(jì)劃工作，并結(jié)合接受流程來重點(diǎn)開展相關(guān)的質(zhì)量檢查工作，按照各方面要求實(shí)現(xiàn)符合進(jìn)庫質(zhì)量的文件進(jìn)行計(jì)劃接收入庫的安排。只有通過合理化的進(jìn)度工作安排，方可有效開展后續(xù)的工作，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)預(yù)期的歸檔檔案質(zhì)量提升的需求。

在進(jìn)行歸檔檔案進(jìn)庫前，一定要重視相關(guān)的殺蟲、消毒、除塵等措施，避免在庫房中存在霉菌污染、蟲害問題等。在符合要求的基礎(chǔ)上，方可以進(jìn)行入庫上架操作。通過上述措施，能有效降低檔案管理成本，提升檔案的安全性。上述措施則是能夠有效保證提升歸檔檔案質(zhì)量的必要條件，能進(jìn)一步加強(qiáng)進(jìn)庫的歸檔檔案質(zhì)量的提升。

3 抓好庫房管理， 給檔案一個(gè)舒適的家

3.1 配備保管設(shè)施

為了盡量延長檔案的壽命，應(yīng)非常重視檔案保護(hù)環(huán)境的問題。其中，檔案庫房與裝具則是實(shí)現(xiàn)檔案安全性的基本物質(zhì)基礎(chǔ)。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室來說，則應(yīng)該保證具有盡量寬敞的獨(dú)立性多功能檔案庫房，實(shí)現(xiàn)庫房、閱覽以及辦公的相互獨(dú)立。避免庫房選址在平房或者一樓，這是從防水防潮角度考慮。檔案庫房應(yīng)考慮到較好的密封性、門窗堅(jiān)固，具有較好防霉、防火、防盜的措施，可以采用無酸檔案盒、金屬箱柜。通過相應(yīng)的物理措施，能有效加強(qiáng)檔案資料的保管的安全性要求，能符合機(jī)關(guān)檔案室的各項(xiàng)規(guī)章要求，從而為實(shí)現(xiàn)高效、安全的庫房管理提供必要的基礎(chǔ)。

3.2 控制庫房溫溫度和濕度

在進(jìn)行檔案存放管理工作中，應(yīng)保證庫房具有抑制蟲霉繁殖生長的功能，通過將先進(jìn)的溫度、濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)安裝在庫房內(nèi)，能夠結(jié)合庫房要求實(shí)現(xiàn)全天候的自動(dòng)調(diào)節(jié)，保證實(shí)現(xiàn)不適合害蟲、霉菌生長的恒溫、恒濕的環(huán)境。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室來說，應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜，盡量利用先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)措施來進(jìn)行庫房管理工作。首先，應(yīng)該從多方面爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，保證具有較為充足的資金來安裝相應(yīng)的除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)來保證環(huán)境的溫度、濕度的要求。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)人員的相應(yīng)檢查維護(hù)工作，并能根據(jù)要求記錄每日的濕度、溫度以及其他情況。通過物理通風(fēng)方法來實(shí)現(xiàn)通風(fēng)換氣的定期化，實(shí)現(xiàn)空氣清新的要求，特別助于庫房的濕度、溫度的變化情況，加強(qiáng)相關(guān)的設(shè)備的日常維護(hù)和監(jiān)測(cè)。在信息化時(shí)代背景下，應(yīng)該充分借助于信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)庫房溫溫度和濕度的控制工作，以便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案室的庫房管理工作。

3.3 防火、防光、防塵、防有害氣體

為了保證庫房門窗的密閉性，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的防水、防光窗簾配置，同時(shí)，注意利用有效措施來實(shí)現(xiàn)防潮、防光、防塵以及防止有害氣體進(jìn)入室內(nèi)。

庫房應(yīng)該保證衛(wèi)生清潔，要求工作人員進(jìn)行相關(guān)的更衣和換鞋，避免用水直接沖洗地面，保障在接收、整理、利用、編研等過程中，愛護(hù)檔案資料，避免存在不清潔的操作，采用專用漿糊進(jìn)行修補(bǔ)，盡量減少人為損失。

通過選擇厚密的窗簾遮擋強(qiáng)光，特別是杜絕將受潮的檔案進(jìn)行直接的暴曬處理，相反，應(yīng)該進(jìn)行陰涼通風(fēng)處晾干處理。還應(yīng)重視光線和有害氣體的管理工作，認(rèn)識(shí)到紫外線對(duì)電子文件的破壞力的重要性，做好相關(guān)的電子文件信息的保存工作。

將消防栓、滅火器配置在檔案房中，并有效開展定期檢查。杜絕在庫房吸煙。定期開展檔案的質(zhì)量、數(shù)量的安全檢查活動(dòng)，必然存在霉變、鼠咬以及蟲蛀等方面的問題，切實(shí)加強(qiáng)檔案的防護(hù)措施工作，進(jìn)一步提升檔案庫房的安全性。針對(duì)利用率不高的檔案，應(yīng)該避免太長檢查周期，加強(qiáng)相關(guān)的巡查工作，盡量確保檔案的各方面的安全。

最后，檔案人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案庫房的保密防盜相關(guān)工作，沒有經(jīng)過允許的相關(guān)人員杜絕進(jìn)入庫房，并嚴(yán)格相應(yīng)的清點(diǎn)和登記制度。

4 全面提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和綜合素質(zhì)

對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾韥碚f，其具有較強(qiáng)的實(shí)踐性、操作性，要求相關(guān)工作人員不僅具有較強(qiáng)的操作水平，還應(yīng)具備高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度，并能重視實(shí)際應(yīng)用的操作性要求?？紤]到基層單位由于受到人員數(shù)量的限制，一般都是由辦公室負(fù)責(zé)檔案室工作，僅配置兼職檔案人員。在這樣的情況下，相關(guān)人員的工作任務(wù)比較繁重，自然難以悉心研究相關(guān)的檔案保護(hù)技術(shù)，部分工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)單薄，難以開展切實(shí)有效的活動(dòng)。為進(jìn)一步提升檔案保護(hù)工作，相關(guān)基層單位應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)檔案人員的教育與培訓(xùn)工作，通過學(xué)歷進(jìn)修、短期培訓(xùn)等方式，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的綜合整體素質(zhì)的提升。

5 結(jié)語

綜上所述，在開展庫房管理工作的實(shí)踐中，其具有較強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性的特點(diǎn)，這要求廣大檔案管理人員應(yīng)重視平時(shí)的日常工作，善于觀察、積極思考，做好工作記錄，并能及時(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的及時(shí)更新，從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，選擇最后的管理模式，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)的機(jī)關(guān)檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ?，滿足延長檔案壽命的最終要求。

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