新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作的意義

摘要：在目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。就目前企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在一定的不足，影響了辦公室職能的發(fā)揮。本文將著重探討面對(duì)新形勢(shì)如何加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作，以促進(jìn)辦公室工作更好開(kāi)展，完善企業(yè)內(nèi)部發(fā)展結(jié)構(gòu)，推進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);工作職能;企業(yè)辦公室

企業(yè)辦公室工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中有著非常重要的影響作用，辦公室具有履行機(jī)關(guān)工作的職能，能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)建良好的文化，營(yíng)造良好的工作環(huán)境和氛圍。同時(shí)，企業(yè)辦公室還有著特殊的工作職能，即協(xié)調(diào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，為企業(yè)做好基礎(chǔ)調(diào)查分析工作，以保證最后決策工作的有效執(zhí)行。因此，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，要全面了解和掌握企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展情況，并從多方面進(jìn)行工作效率的提升，以促進(jìn)企業(yè)有序、平穩(wěn)、可持續(xù)發(fā)展。

一、新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作在具體開(kāi)展過(guò)程中存在著一些制約問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：

1、部分辦公室人員工作熱情度和積極性不高

企業(yè)辦公室工作有承上啟下、對(duì)外協(xié)調(diào)溝通等眾多職能，是一個(gè)企業(yè)對(duì)外的窗口機(jī)構(gòu)。因此，對(duì)辦公室工作人員的工作熱情度和積極性要求較高。目前在企業(yè)辦公室工作中，部分工作人員缺乏主動(dòng)工作、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，缺乏對(duì)辦公室工作的全面認(rèn)識(shí)，甚至出現(xiàn)了有些工作人員在工作時(shí)間無(wú)所事事，打發(fā)時(shí)間。這種現(xiàn)象直接影響了辦公室工作效率。

2、部分辦公室工作缺乏規(guī)范性

企業(yè)辦公室工作要負(fù)責(zé)企業(yè)機(jī)關(guān)工作，對(duì)辦會(huì)、辦文等相關(guān)工作規(guī)范性較高。但在目前的企業(yè)辦公室工作中缺乏工作的規(guī)范性[1]。例如，在有的企業(yè)中對(duì)專門(mén)針對(duì)辦公室工作的具體規(guī)章制度較少，這就使工作人員無(wú)法從規(guī)章制度上規(guī)范自身的行為，在辦公過(guò)程中工作人員出現(xiàn)問(wèn)題只能自行解決，造成工作的無(wú)序性。

3、辦公室工作人員隊(duì)伍中部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平有待提升

企業(yè)辦公室要求辦公人員具備較高的綜合業(yè)務(wù)水平和辦事能力，目前一些辦公人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，處理突發(fā)事件、應(yīng)急事件的能力不夠，直接影響了日常性事務(wù)的有序進(jìn)展;一些辦公人員學(xué)識(shí)較低，對(duì)基本的辦公軟件、工具等使用不夠熟練，這將大大降低日常辦公的工作效率，直接影響各項(xiàng)后續(xù)工作的展開(kāi);還有一些辦公人員缺乏預(yù)見(jiàn)性，每天重復(fù)單一的事務(wù)性工作，思維固定，缺乏悟性，導(dǎo)致工作簡(jiǎn)單機(jī)械、枯燥無(wú)味，長(zhǎng)此以往，不利于良好整體辦公環(huán)境的營(yíng)造。

二、如何加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作

企業(yè)辦公室工作的有效開(kāi)展對(duì)促進(jìn)企業(yè)正常發(fā)展有著積極的影響作用，因此企業(yè)管理人員要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展效率，全面提升辦公室管理效率。

（一）端正態(tài)度，創(chuàng)新理念

首先，管理人員要幫助辦公人員端正工作態(tài)度，牢固樹(shù)立辦公室服務(wù)新理念。一方面積極組織員工進(jìn)行愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守等精神教育培訓(xùn)，確保員工熱愛(ài)自身工作;另一方面，積極營(yíng)造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作環(huán)境，創(chuàng)造一種相互幫助，共同進(jìn)步的團(tuán)隊(duì)精神。辦公人員只有具備積極的思想理念和良好的精神面貌，企業(yè)才能在日新月異的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，保持健康平穩(wěn)的發(fā)展。

要積極吸收先進(jìn)的思想，促進(jìn)新思維的拓展，以實(shí)現(xiàn)工作方法的改進(jìn)，準(zhǔn)確找到辦公室各項(xiàng)工作的切入點(diǎn)，進(jìn)一步提高工作效率和工作水平[2]。創(chuàng)新工作理念要從積極的服務(wù)理念開(kāi)始，要不斷提高自身責(zé)任感和榮譽(yù)感，在工作過(guò)程中培養(yǎng)樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，真正成為企業(yè)內(nèi)部的“管家”。要對(duì)企業(yè)的方方面面做到了熟記于心，以提高辦公室工作的有效性。面對(duì)辦公室工作的眾多方面，要保持一個(gè)良好的心態(tài)，且積極從自身出發(fā)，為辦公室工作營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍，提升辦公室工作整體效率。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，各類知識(shí)、技能的更新也較快，因此對(duì)各行各業(yè)的人才提出了更多的要求和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段辦公室工作逐漸走向數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化，辦公室的工作理念和工作手段也不斷在更新，這無(wú)疑對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求。辦公室工作人員在創(chuàng)新理念的同時(shí)也要不斷豐富自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，全面提升工作能力。企業(yè)要定期組織相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行綜合學(xué)習(xí)和能力提升，促進(jìn)知識(shí)的更新以及專業(yè)業(yè)務(wù)水平的提高。

（三）創(chuàng)新工作方法，發(fā)揮辦公室職能

為促進(jìn)辦公室工作效率的提升，要改變傳統(tǒng)辦公室工作方法，以有效促進(jìn)辦公室工作效率的提高。（1）理清辦公室工作思路，即對(duì)工作中的重點(diǎn)、要點(diǎn)、急點(diǎn)要事先做好安排，以保證工作開(kāi)展過(guò)程中合理有序[4];（2）建立完善的工作制度，保證辦公室工作人員工作過(guò)程中有章可循，以規(guī)范其工作行為，保證崗位分明，分工合理，有效實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo);（3）轉(zhuǎn)變工作方式，從傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為積極主動(dòng)服務(wù)，對(duì)辦公室各類日常工作提前做好規(guī)劃，以體現(xiàn)工作的計(jì)劃性，保證工作完成效率;（4）從一般服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)質(zhì)服務(wù)，即辦公室工作在保證基本事務(wù)有效完成的同時(shí)，要勇于創(chuàng)新，提高工作決策的科學(xué)性，以促進(jìn)辦公室職能更好的發(fā)揮。新時(shí)期，實(shí)現(xiàn)辦公室工作方法的創(chuàng)新至關(guān)重要，直接關(guān)系

到企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益[5]。

三、新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作的重要意義

新形勢(shì)下，做好企業(yè)辦公室工作有著重要的意義：

1.做好企業(yè)辦公室工作可以在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。辦公室所負(fù)責(zé)的后勤管理、后勤保障等工作在很大程度上和員工的工作生活密切相關(guān)，辦公室通過(guò)開(kāi)展各種工作為廣大員工創(chuàng)造一個(gè)良好舒適的工作生活環(huán)境，可以增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感、認(rèn)同感和幸福感，進(jìn)而減少員工的流失，保持員工隊(duì)伍的穩(wěn)定，特別是將各類優(yōu)秀的人才留住，發(fā)揮優(yōu)秀人才的技術(shù)、知識(shí)等優(yōu)勢(shì)，持續(xù)為企業(yè)帶來(lái)生機(jī)和活力，進(jìn)而保持和促進(jìn)企業(yè)的健康良性發(fā)展。

2.做好企業(yè)辦公室工作可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室是各類政策和規(guī)章制度的起草和制定部門(mén)，在日常管理中通過(guò)制定和完善各類政策和管理制度，來(lái)規(guī)范管理行為，完善管理體系，使企業(yè)日常管理科學(xué)化、規(guī)范化，進(jìn)而在日常管理中使企業(yè)的物質(zhì)資源、人力資源、信息資源、財(cái)務(wù)資源等因素得到進(jìn)一步優(yōu)化，從而提高各職能部門(mén)的工作效率，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.做好企業(yè)辦公室工作可以提高企業(yè)的工作水平和管理質(zhì)量。辦公室的工作水平和管理質(zhì)量在某種程度上代表了一個(gè)企業(yè)的工作水平和管理質(zhì)量，辦公室的工作水平和管理質(zhì)量提高了，企業(yè)的工作水平和管理質(zhì)量也就提高了。

結(jié)束語(yǔ)：

新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作，能夠促進(jìn)企業(yè)健康有序發(fā)展，能夠提高企業(yè)管理效率，同時(shí)對(duì)提升企業(yè)的機(jī)關(guān)管理水平有著重要意義。盡管目前企業(yè)辦公室工作開(kāi)展中仍存在一定的問(wèn)題和不足，但通過(guò)全方面的改進(jìn)工作能夠有效推進(jìn)辦公室工作效率，最大限度發(fā)揮出辦公室職能作用。在未來(lái)企業(yè)發(fā)展中，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從自身素質(zhì)出發(fā)，打好辦公室工作基礎(chǔ);轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，辦公室工作理念上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新;理清工作思路，結(jié)合創(chuàng)新型辦公室工作方法，全面提升辦公室工作效率，以促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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[2]李珂珂.淺談企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].價(jià)值工程，2013，（17）：148-149.

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[5]王峰.淺析電網(wǎng)企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)職能[J].商品與質(zhì)量，2010，（11）：9.

（作者單位：臨沂江舜精密鑄造有限公司，山東 臨沂 276017）