計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

潘談

摘? 要：辦公自動化是運用多種技術(shù)形成的現(xiàn)代化新型的辦公形式，在計算機技術(shù)的應(yīng)用中具有重要的影響。本文主要以計算機技術(shù)在辦公自動化中的必要性為切入點，重點研究計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用研究

引言：計算機技術(shù)是辦公自動化實現(xiàn)決策效能的核心，其功能體現(xiàn)在計算機的硬軟件設(shè)施上，辦公自動化運行的環(huán)節(jié)離不開計算機的設(shè)施，兩者相輔相成，共同促進。深度掌握計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，能夠減輕工作重量，提高辦事效率的總水平。

一、計算機技術(shù)在辦公自動化中的重要性

計算機技術(shù)是對信息處理和收集的一個過程，隨著信息社會的深入，企業(yè)對辦公水平不斷的要求高質(zhì)量化。辦公自動化作為優(yōu)化工作質(zhì)量的載體，其工作內(nèi)容必須準確、及時的采集企業(yè)所需的信息，科學(xué)的處理，才能使企業(yè)在市場競爭中穩(wěn)占先機，提高企業(yè)的綜合效率。辦公自動化以工作人員的技術(shù)為主導(dǎo)，運用計算機及通訊技術(shù)相結(jié)合，形成多樣的辦公模式，具有方便快捷、綜合開放及辦事效率高的特點。它通過收集信息資源，建立企業(yè)內(nèi)部資源共享機制，從而全面提升計算機技術(shù)的應(yīng)用效果。

二、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

（一）構(gòu)建信息發(fā)布平臺。企業(yè)在進行辦公自動化工作時，可以利用計算機技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺，發(fā)布企業(yè)的綜合信息，使信息的流通快速準確，同時需要工作人員積極配合，對企業(yè)信息及時采集和處理。比如，在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)站上開發(fā)企業(yè)內(nèi)部員工論壇，將員工的工作狀況和工作內(nèi)容等發(fā)布在論壇中，相互交流，吸取工作經(jīng)驗并要求員工在論壇中發(fā)布工作心得和對工作的建議，提高員工的整體工作效率，有利于企業(yè)的正常運營;企業(yè)還可以開發(fā)信息對外流通平臺，使客戶或同企業(yè)能出初步了解本企業(yè)的經(jīng)營特點，掌握本企業(yè)的基本信息。另外，企業(yè)還可以利用計算機技術(shù)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部員工的資料信息平臺，將員工的通訊率和基本信息發(fā)布到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，從而提高辦公自動化的工作水平。信息發(fā)布平臺的構(gòu)建，能及時查閱外部和內(nèi)部的信息反饋，增強企業(yè)對外信息交流的進度，提高企業(yè)在市場中的競爭優(yōu)勢。

（二）強化文檔管理。在進行文檔管理時，企業(yè)可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)深度完成文檔的批復(fù)工作。其操作過程由工作人員結(jié)合實際工作要求合理完成。對文檔操作的過程、時間、修改和審閱痕跡及操作人的姓民進行保存，方便日后查閱。文檔操作完成后，對文檔進行管理，管理方可分為擬辦方和承辦方，可以根據(jù)文件的重要程度進行安置，然后制定查閱權(quán)限，防止員工對文檔信息的更改。在文檔管理中應(yīng)用計算機技術(shù)，能夠方便文檔檢查，保證信息的共享。另外，計算機技術(shù)運用在在文檔使用的軟件上，數(shù)據(jù)、文字、表格的處理是辦公自動化工作的重要組成部分，既能快速的對文檔進行更改和編輯，還能為文檔提供大量的信息，保證文檔的制作的專業(yè)性。計算機技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，具有保密且不易丟失的效果，通過對企業(yè)的文檔建立安全的文檔管理數(shù)據(jù)庫，加強自動化文檔管理的水平，提升工作人員的工作效率。

（三）優(yōu)化工作流程。企業(yè)的工作流程離不開計算機技術(shù)[1]。企業(yè)在辦公自動化工作過程中，可以協(xié)調(diào)部門和崗位之間的工作內(nèi)容，促進企業(yè)人才的綜合利用率，部門間的工作內(nèi)容且具有固定的操作特點，應(yīng)嚴格按照工作流程辦事，對工作流程進行實時的監(jiān)控，保證工作的真實性。比如，企業(yè)運營過程中公告的擬定、請示、審批及發(fā)放等，工作內(nèi)容相對固定，為了降低工作人員的操作失誤，可以利用計算機技術(shù)制定自動化的工作流程，合理安排資源的配置，將公告上報領(lǐng)導(dǎo)且同意后，直接在網(wǎng)上發(fā)布到各個員工的賬號中，使其他員工及時的查閱公告，掌握情況。還可以利用計算機技術(shù)實現(xiàn)自動化固定的工作管理，如在網(wǎng)絡(luò)平臺上設(shè)置會議管理、工作內(nèi)容管理、用餐管理及公共物品管理等機制，既能增加員工對工作的認識，又能提高整體員工的工作效率。

（四）深化資源設(shè)備。辦公自動化的主要工作是對企業(yè)信息進行收集、傳送并配上文字或圖像等業(yè)務(wù)進行處理[2]。辦公自動化的開展離不開計算機技術(shù)的應(yīng)用。因此計算機的設(shè)備室配合工作的關(guān)鍵。辦公自動化工作所用的軟件資源主要體現(xiàn)在通用軟件和專用軟件上，專用軟件包括計算機系統(tǒng)軟件、支持性軟件及財務(wù)管理等軟件;通用軟件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等圖像處理軟件和文字數(shù)據(jù)處理軟件。軟件的操作需要計算機技術(shù)的多方配合，計算機技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用為工作帶來便利，具有廣泛的運用效果。

結(jié)語：總之，辦公自動化是計算機技術(shù)持續(xù)發(fā)展的前提，也是信息時代的重要產(chǎn)物，具有強化管理組織和提高辦公效率的功能。企業(yè)需要不斷培養(yǎng)員工的辦公自動化工作效率，實現(xiàn)計算機技術(shù)的全面發(fā)展，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟和社會效益。

參考文獻：

[1] 呂靜.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用[J].東方企業(yè)文化，2012，20（1）：22-23.

[2] 魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2012，12（22）：28-29.