高校科研管理系統(tǒng)的應用與探索

周耀

【摘 要】 高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的使用與開發(fā)能夠解決當前信息化社會對科研管理工作提出的新需求新目標，能夠有效提高科研管理工作的水平，并為科研管理部門決策提供有益參考與依據(jù)。同時也為廣大一線科研工作者提供了一個收集科研信息、參考學習資訊的平臺。對于科研管理系統(tǒng)中各個模塊的設計，必須緊跟科研管理工作的全程，應包括人員管理、項目管理、成果管理、經(jīng)費管理等方面。同時科研管理系統(tǒng)還應根據(jù)高校實際情況不斷更新與升級，以滿足可持續(xù)發(fā)展的需要。

【摘 要】 科研管理系統(tǒng) 應用與探索

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，各種數(shù)字化系統(tǒng)開始深入到高校，對高校學籍管理、財務管理、人事管理、科研管理等提供了有益的管理平臺，促進了各項管理工作有序高效的開展。目前，大多數(shù)高校使用了科研管理系統(tǒng)來參與日?？蒲泄芾砉ぷ?，確實也起到了很好的“管家”和“助手”的作用。越來越的高校也充分意識到只有利用現(xiàn)代信息技術，尤其是網(wǎng)絡技術來提高管理的效率和水平，才能更好地服務于高校的科研工作。[1]

1 使用科研管理系統(tǒng)的必要性

科技處作為高校的科研管理部門，根據(jù)學校實情，選擇使用合適的科研管理系統(tǒng)是尤為重要的?？蒲泄芾戆▽蒲许椖康纳陥蠛蛯嵤⒊晒b定、獎勵申報、科技服務等方面工作的管理。在管理過程中，不可避免的會產生大量的數(shù)據(jù)和資料，如果僅僅停留在手工抄錄或者是簡單的辦公軟件統(tǒng)計處理，雖然能夠體現(xiàn)比較完整的數(shù)據(jù)信息，但是有很多缺點和不足。一是對數(shù)據(jù)的處理會占用科研管理人員較多的精力和時間，勢必會導致管理工作的不夠高效；二是在全盤分析學?？蒲泄芾頎顟B(tài)以及開展科研統(tǒng)計工作的時候，簡單的數(shù)據(jù)表格已經(jīng)無法滿足管理的需要，無法分析、研究和發(fā)現(xiàn)科研工作中存在的問題，及時為科研服務。只有進行科研管理的信息化建設，才能對科技活動的各種要素進行合理組織、協(xié)調，保證科研管理工作的及時、高效。[2]

2 使用科研管理系統(tǒng)的重要意義

2.1 科研管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)能夠體現(xiàn)重要的科研信息

平時在使用科研管理系統(tǒng)時，各科室工作人員會將有關項目立項、論文發(fā)表、成果獎勵、科研經(jīng)費等相關信息錄入到系統(tǒng)中。科研管理人員可以通過系統(tǒng)了解到全?？蒲袑嶋H情況，可以了解到科研人員目前從事的科學研究內容、進展情況、科研團隊建設情況。對這些綜合信息進行總結分析后，可以有效的整合學?？茖W研究方面的力量，有利于學科之間交叉融合。這些數(shù)據(jù)和信息對申報重大課題、成果、獎勵有很好的參考價值，是科研管理決策、 制定科研計劃的依據(jù)。

2.2 通過科研管理系統(tǒng)向科研人員提供有益資訊

在現(xiàn)在這個訊息發(fā)展的時代，把握科技發(fā)展的趨勢，使自己的科學研究緊貼社會發(fā)展需要和人民需求，顯得尤為重要，這也是國家級、省級重大課題立項必不可少的條件。因此科研管理人員將掌握的一手資料和信息， 例如國內外有關研究的發(fā)展水平、科研方向、專業(yè)技術、團隊合作等情況以及優(yōu)秀的申報書等相關材料共享到科研管理系統(tǒng)之中，以便給廣大科研人員參考與學習。通過充分利用信息， 選出有競爭力的科研課題， 提高科研課題的中標率，使有限的科研資源產生最大的效益 。科研人員充分使用好科研管理系統(tǒng)這個平臺，不僅能夠及時掌握項目、獎勵、成果申報的時間和動態(tài)信息，同時能夠接收到科技處發(fā)布的各類有益資訊和學習資料。一方面可以節(jié)約自己查找的時間，另一方面有些優(yōu)秀的申報書及文章等信息也是只有官方才能夠提供的，也確實有更大的參考價值，為科研人員更及時掌握最前沿、最新的信息提供了較好幫助。

2.3 科研管理系統(tǒng)的使用有利于提高科研管理的工作效率

國內許多高校和科研院所為了加強科研業(yè)務信息的管理，使科研成果得到充分的展示，促進科研信息共享，開發(fā)了一些符合自身特點的科研信息管理系統(tǒng)。[3]通過利用信息網(wǎng)絡和采用信息技術， 可以簡化工作程序，將原始的紙質化辦公、簡單的表格匯總辦公提升到了更加智能化的水平，大大減少了科研管理工作者的工作量，節(jié)省了大量人力物力， 提高了工作效率。同時，學校、學院、個人分級管理，從下至上形成一個相互聯(lián)系、相互溝通的信息環(huán)境，不僅使各項科研管理工作進一步規(guī)范化，而且對于日常管理工作的運行和開展也起到了很大的促進作用。學?？萍继幑芾砣藛T、學院科研秘書、每位科研工作者都有相應的管理權限，科研工作者可以自行錄入自己發(fā)表論文、著作等方面的信息，學院科研秘書針對錄入信息進行認真核對后提交通過，最終由科技處管理工作者審核通過。有些項目立項、獎勵及成果方面的信息由科技處相關科室直接錄入，層層把關，分級審核，確保了系統(tǒng)信息的準確性和完整性。同時科研管理系統(tǒng)還提供了各種資料下載， 短信群發(fā)等等功能，充分實現(xiàn)了網(wǎng)上信息交流， 大大提高了管理水平和工作效率。

3 科研管理系統(tǒng)的模塊設計

科研管理系統(tǒng)在設計時可以分為很多的模塊，針對科研管理工作的實際需求，主要可以歸納為以下幾種：

人員管理——人員管理模塊主要包括科研人員的基本信息，包括有學歷、職稱、學科研究方向、團隊合作、參與相關技能培訓等方面的基本信息。這方面最原始的數(shù)據(jù)是從學校人事處的人員數(shù)據(jù)庫里的相關內容導入完成的。每年都必須要進行更新，主要涉及到學歷和職稱的晉升方面?？蒲泄芾砣藛T具有信息的錄入、修改、刪除和查詢的全部權限，校內其他人員只具有查詢權限。通過人員管理模塊中的數(shù)據(jù)，科技管理工作者可以全面了解到目前學校科研人員在從事哪些方面的科學研究，對于整合團隊，設計大項目大成果有很好的指導意義。

項目管理——項目管理模塊包括校級以上縱向、橫向項目的基本信息，同時根據(jù)立項單位的不同可以分為國家級、省部級、廳級及校級項目和橫向項目。在錄入系統(tǒng)時著重對項目來源、項目性質和類別、項目研究起止時間、項目主持人和參與人的基本情況、項目經(jīng)費等進行登記。項目管理模塊的信息錄入全部由科技處管理人員操作，一般是分科室單獨錄入的，科研人員沒有這些信息的錄入、修改、刪除權限，僅僅可以查詢到有關立項信息。通過對項目信息進行整理，可以及時了解每年新上項目情況，在研項目的實際進展情況，項目結題情況等方面的重要動態(tài)信息。也有利于科研管理工作者對項目進行分析和總結，有較好的參考價值。endprint

成果管理——成果管理包括鑒定成果、獲獎成果、專利成果、論文及著作成果、審定新品種、制定新標準等信息。根據(jù)成果的種類不同，也有不同的錄入字段的設計，獲獎成果主要包括獲獎類別、獲獎等級等信息，鑒定成果主要包括鑒定單位級別、鑒定結論等信息，專利主要是包括申報、公開、授權等方面的信息等等?？蒲谐晒匿浫霗嘞抟矁H僅對于管理工作者開放，科研人員只可以查詢到相關信息，這樣可以保證數(shù)據(jù)的真實性和準確性。通過對科研成果信息進行整理，很便捷地為科研統(tǒng)計和工作總結提供數(shù)據(jù)資料。

經(jīng)費管理——經(jīng)費管理中包括對項目資助經(jīng)費、到位經(jīng)費、使用經(jīng)費等數(shù)據(jù)的管理。經(jīng)費的使用需要根據(jù)項目實施的預算進行開支，并嚴格遵守相關科研經(jīng)費的使用規(guī)則。科研管理系統(tǒng)可以讓管理人員和科研人員及時了解科研經(jīng)費的實時情況，對于合理的使用經(jīng)費具有一定的指導作用?？蒲泄芾聿块T及財務部門也能夠更好的宏觀了解全?？蒲薪?jīng)費的使用及管理情況。

4 科研管理系統(tǒng)建設建議

4.1 應當適時進行更新與升級

科研管理系統(tǒng)在使用過程中，總是可以發(fā)現(xiàn)一些有待完善的地方，有的可能僅僅是一些小的字段的增補，有的可能涉及到導出數(shù)據(jù)的功能，有的還有整個模塊的調整等等。而這些都是在使用過程中逐步發(fā)現(xiàn)的，這就需要根據(jù)工作的實際需要與系統(tǒng)開發(fā)商進行溝通。有些可以通過修改直接完成，有些可能涉及到還需要對系統(tǒng)的功能進行二次開發(fā)或者是升級。這些工作都是必須要考慮的，也是實實在在需要不斷摸索改進的，總體原則就是使系統(tǒng)用起來更順更全面更有利于科研管理。

4.2 數(shù)字化校園實施與科研管理系統(tǒng)的融合

目前大部分高校都有各種各樣的系統(tǒng)，常見的包括有行政辦公系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。有很多系統(tǒng)中的內容是相同的，有很多系統(tǒng)里更新修改后的內容又得不到共享和更新，所以造成系統(tǒng)眾多又沒有很好融合的問題。事實上如果要真正意義上實現(xiàn)數(shù)字化校園建設，就應該要將這各種管理系統(tǒng)進行有效的融合，使科研管理系統(tǒng)與“數(shù)字校園”中的其它系統(tǒng)相結合，共同實現(xiàn)無冗余的統(tǒng)一信息管理。[4]只有這樣才能充分發(fā)揮數(shù)字化平臺的功能和優(yōu)勢，為管理工作提供更多的方便。

參考文獻：

[1]賈子申，劉鼎成，李霞.高?？蒲泄芾硇畔⒒?、網(wǎng)絡化建設的探索和實踐[J].中國輕工教育，2006，2：38-39.

[2]阮麗君，李啟厚，周煉，周科朝，吳厚平.高校科研管理信息化建設探討[J].中國高?？萍寂c產業(yè)化，2006，s1：111-112.

[3]蔣偉，張弦.高校科研管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及發(fā)展方向[J].科技信息，2013，20：67-68.

[4]陸辛玫，王艷，左敏.高校學院二級科研管理系統(tǒng)設計[J].中國科技信息，2012，1：78-80.endprint