淺論ISO9000 質(zhì)量管理體系在數(shù)據(jù)管理中的應用

汪 洋，徐 佳

（南京市國土資源信息中心，江蘇 南京 210008）

0 引言

隨著南京市國土資源信息中心（以下稱“中心”）信息化程度的不斷提升，信息系統(tǒng)已成為各部門的生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)，在這個規(guī)模龐大、結構復雜的系統(tǒng)中運行著大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低直接決定系統(tǒng)運行的效率和成敗。樹立“質(zhì)量第一”的觀念，引入現(xiàn)代質(zhì)量管理方法，全面加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，已是迫在眉睫。

中心于2002 年2 月開展建立并實施質(zhì)量管理體系，并與2009 年7 月份設置了數(shù)據(jù)管理科，將數(shù)據(jù)管理納入了質(zhì)量管理體系中，建立并完善了《數(shù)據(jù)管理程序》《保密管理程序》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》與《計算機及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》，明確了數(shù)據(jù)管理科的職責和工作程序，建立了基于PDCA 循環(huán)法的數(shù)據(jù)管理機制，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時上網(wǎng)入庫、層層監(jiān)控、定時備份、安全提供、嚴格管理，逐漸減少工作中對信息數(shù)據(jù)的不認真和隨意性，保證了中心數(shù)據(jù)的安全性與高質(zhì)量，為中心數(shù)據(jù)管理的科學化、現(xiàn)代化奠定了基礎。

1 建立《數(shù)據(jù)管理程序》明確職責

中心通過建立《數(shù)據(jù)管理程序》明確了職責分工。下一步是需要厘清數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程（見圖1）。各科室按程序規(guī)定采集、錄入、檢查、入庫各類信息數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)管理科通過一定技術手段對收集、采集的數(shù)據(jù)進行有效的加工、管理與控制，以確保提供的數(shù)據(jù)符合內(nèi)部與外部的使用要求。因此，中心的數(shù)據(jù)管理是以各類國土資源數(shù)據(jù)為核心，依托成熟的存儲、數(shù)據(jù)庫、GIS、網(wǎng)絡等技術，按照統(tǒng)一標準，建立的具有信息管理、分析、查詢、統(tǒng)計及服務的一體化數(shù)據(jù)管理體系。它可為國土資源政務管理信息系統(tǒng)提供管理及運行平臺，為信息服務系統(tǒng)的信息提取提供數(shù)據(jù)源支持。

2 基于PDCA 循環(huán)的數(shù)據(jù)管理機制

2.1 PDCA 循環(huán)的內(nèi)涵

PDCA 循環(huán)是現(xiàn)代質(zhì)量改進的基本方法。PDCA 是英文Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）、Action（總結或處理）的縮寫，它的含義是質(zhì)量管理工作要按照設定的計劃，予以執(zhí)行，再檢查結果，將成功的方案納入標準，將不成功的方案留待下一個循環(huán)去解決。它最早由美國質(zhì)量管理專家戴明（Deming）提出，故又稱“戴明循環(huán)”。

圖1 數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程

就數(shù)據(jù)管理而言，P 意味著分析數(shù)據(jù)現(xiàn)狀確定數(shù)據(jù)管理目標、制定計劃，確定采取的具體措施及方法；D 意味著按預定的計劃、目標、措施及分工實實在在地執(zhí)行，努力實現(xiàn)；C 意味著通過檢驗手段與統(tǒng)計方法把實施結果與計劃的預期目的相比較，檢查計劃的執(zhí)行情況和實施效果；A 意味著根據(jù)檢查的結果，總結成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，并采取措施將其規(guī)范化，納入有關的數(shù)據(jù)標準與制度，鞏固已有成績，同時防止不良結果的再發(fā)生以及提出該循環(huán)尚未解決的問題和新產(chǎn)生的問題，并將其轉入下一輪PDCA 循環(huán)中去，為下一輪循環(huán)計劃提供資料。具體特點如下：

一是“大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，推動大循環(huán)”。數(shù)據(jù)管理科根據(jù)年度任務分解及每個月工作安排，建立PDCA 循環(huán)，層層循環(huán)，大環(huán)是小環(huán)的母體和依據(jù)，小環(huán)是大環(huán)的分解和保證。內(nèi)部的小環(huán)都圍繞著數(shù)據(jù)管理的總目標，各項工作有機的聯(lián)系在一起，彼此協(xié)同，相互促進。

二是不斷前進，不斷提高。PDCA 循環(huán)就像爬樓梯一樣，一個循環(huán)運轉結束，數(shù)據(jù)的質(zhì)量就會提高一步，然后再制定下一個循環(huán)，再運轉、再提高，不斷前進，不斷提高。

三是管理方法的形象化。下一步是需要厘清PDCA 循環(huán)示意圖（見圖2）。PDCA 循環(huán)是科學管理方法的形象化，針對數(shù)據(jù)管理中出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問題，用這種螺旋上升的循環(huán)系統(tǒng)對本科室內(nèi)部控制進行研究和設計，加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理能力。

圖2 PDCA 循環(huán)示意

2.2 數(shù)據(jù)管理中的PDCA 循環(huán)

數(shù)據(jù)質(zhì)量管理活動的運轉，離不開管理循環(huán)的轉動。PDCA循環(huán)法要求在對數(shù)據(jù)進行整理維護、再加工、備份、統(tǒng)計分析活動中都要事先對實現(xiàn)目標采取的措施有所策劃，策劃制定之后，定期對開展的活動進行監(jiān)測檢查，通過檢查找出問題和原因進行處理，最終將經(jīng)驗和教訓制定成標準和制度。

2.2.1 精心策劃，確定數(shù)據(jù)管理的工作目標

數(shù)據(jù)管理的策劃就是確定數(shù)據(jù)管理過程中各項任務的目標、準則、程序、方法和組織，并以文件形式對策劃的具體內(nèi)容明確規(guī)定，使之成為數(shù)據(jù)管理員工作的指南。根據(jù)數(shù)據(jù)科的職責，前期策劃應以幾個方面為基礎：

一是確定管理目標。（1）數(shù)據(jù)檢查與匯交：制定相應數(shù)據(jù)標準，規(guī)范作業(yè)程序，確保數(shù)據(jù)不丟失，數(shù)據(jù)間邏輯的一致性，范圍、格式的正確性，內(nèi)容的完整性；建立相應管理制度，規(guī)定作業(yè)員的數(shù)據(jù)使用權限與期限，確保數(shù)據(jù)上網(wǎng)、入庫、回網(wǎng)的及時性。（2）數(shù)據(jù)組織與存儲：形成完整的數(shù)據(jù)組織和存儲框架；建立與組織好便于管理與檢索的數(shù)據(jù)目錄；定期對數(shù)據(jù)進行整合與過濾；制定數(shù)據(jù)生命周期管理策略，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲管理效率。（3）數(shù)據(jù)運行與維護：建立管理制度規(guī)范運行各類軟件程序及業(yè)務流程；有效開展運行監(jiān)控與維護、故障診斷排除、數(shù)據(jù)備份與恢復、歸檔與檢索，確保中心數(shù)據(jù)庫正常運轉，使系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫在災難發(fā)生時能快速進行原系統(tǒng)恢復，確保數(shù)據(jù)的安全；建立數(shù)據(jù)定期整理與再加工方案，對每項整理維護內(nèi)容設定相應的整理頻率（按年、按月、按季度、實時）、更新范圍（全市、區(qū)、街道）。（4）數(shù)據(jù)提供與服務：建立數(shù)據(jù)服務管理辦法，確定數(shù)據(jù)服務內(nèi)容、提供數(shù)據(jù)等級、提供數(shù)據(jù)范圍、方式、措施等內(nèi)容；對用戶進行審核，根據(jù)用戶權限對數(shù)據(jù)進行提供；嚴格按照國家法律法規(guī)及中心的要求對外進行數(shù)據(jù)提供服務。（5）數(shù)據(jù)的安全性：形成安全策略、管理制度、操作規(guī)程等購成的全面的信息安全管理制度體制；建立相應的密碼使用管理規(guī)定和保密管理規(guī)定；設定數(shù)據(jù)的密級及訪問權限。

二是明確數(shù)據(jù)管理人員職責及權限。具有滿足各種要求的能力、良好的職業(yè)道德和恪盡職守的工作人員是完成數(shù)據(jù)管理目標的重要條件。因此，應明確規(guī)定數(shù)據(jù)管理人員的職責和權限，以便于各盡其職、各負其責。根據(jù)人員能力、特長進行合理的職責和權限分配，讓每個成員各盡所能的發(fā)揮作用。

三是確定各項工作要求規(guī)定。自數(shù)據(jù)管理科成立以來，為更好完成工作目標，先后制定完善了《圖件拷貝上網(wǎng)管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》《數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)備份規(guī)定》《南京市大比例尺地形圖數(shù)據(jù)標準》《權屬圖整理方案》《坐標轉換方案》《消除地形圖重疊區(qū)方案》等一系列作業(yè)方案及規(guī)定?？梢姡瑹o論哪項工作開展前，都應根據(jù)目標制定相應作業(yè)要求及規(guī)定，并針對作業(yè)過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，不斷補充、完善。

2.2.2 組織實施，完成各項數(shù)據(jù)管理任務

策劃只有得到順利的實施才能發(fā)揮其統(tǒng)領全局的作用，而在每項計劃任務實施前，都應明確5 項內(nèi)容。一是過程所需的資源。根據(jù)任務內(nèi)容，確定所需的資源是否齊全，資源能否合理有效的加以利用，并以安全性、時間、經(jīng)濟、消耗作為評判利用資源合理性的基本準則。二是如何與其他部門溝通。與其他部門有效的溝通能起到事半功倍的效果，了解各個部門對數(shù)據(jù)的需求，掌握數(shù)據(jù)流的每個結點，在任務開始前征求其他部門的意見都是任務得以順利完成少反復、少調(diào)整的基礎。三是如何獲取上一步驟的反饋信息。在國土資源數(shù)據(jù)的管理中，每項任務的每個步驟與對數(shù)據(jù)的任何一個操作都可能產(chǎn)生深遠的影響，因此，在下一步驟的開始前需對上一步驟進行評價與監(jiān)控，并得到上一步驟的反饋信息以證明操作的正確性與和理性。四是需要收集哪些數(shù)據(jù)。應主要包括以下幾類：原始數(shù)據(jù)，監(jiān)控數(shù)據(jù)，反饋數(shù)據(jù)，歷史數(shù)據(jù)，參考數(shù)據(jù)，各類文檔與屬性數(shù)據(jù)等。五是需要保存哪些過程記錄。記錄是為了證明每步操作都是符合要求、方案及質(zhì)量體系有效的運行。

在實施階段，應該從以下幾方面入手：（1）權責對等。分解目標，就應明確權責。有責無權，任何人都不可能真正負責；責大權小，事事需要向上級請示，事事由上級決策，最終會降低辦事績效，從而也會讓下級產(chǎn)生一種不必對工作完全負責的心理；有權無責其結果是拍腦袋決策、濫用職權、貪大喜功。所以，要提高數(shù)據(jù)管理效率必須做到責權一致。（2）定時定量。嚴格按照規(guī)定及方案的進度計劃規(guī)定的時間完成各項任務。如每天對數(shù)據(jù)庫進行備份、維護街坊結合圖、維護數(shù)據(jù)庫的各類“開關”、及時對數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫，每月對數(shù)據(jù)庫、文件進行檢查、整理，每季度提示數(shù)據(jù)回網(wǎng)、提示密碼使用期限，按規(guī)定時間完成數(shù)據(jù)的提供與再加工等。（3）監(jiān)控有力。數(shù)據(jù)誤操作、誤提供，虛假數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)質(zhì)量不符合要求等問題及突發(fā)事件時有發(fā)生，如果監(jiān)控有力對問題既能容易檢查追蹤，又能讓領導準確掌握信息，果斷作出決策。如對數(shù)據(jù)庫建立“觸發(fā)器”，對文件進行增量備份，通過軟件對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查等。（4）及時糾偏。密切關注策劃實施的全過程，重點對實施中出現(xiàn)的偏差及時作出調(diào)整。①要及時調(diào)節(jié)策劃中因事先考慮不周全而造成的不合理部分；②要對應工作對象發(fā)生了改變后需要調(diào)整的部分進行調(diào)整；③要定期量化的檢查執(zhí)行偏差和完成情況。對不合理與偏差的地方應立即修正。如對數(shù)據(jù)維護的安全度，數(shù)據(jù)提供的準確率，數(shù)據(jù)備份的合格率，數(shù)據(jù)檢查的合格率進行了執(zhí)行情況的檢查與量化。（5）堅決執(zhí)行。策劃及目標一旦制定就要想盡辦法去實現(xiàn)，所以要不斷增強執(zhí)行力，確保各項任務的順利完成。

2.2.3 認真監(jiān)測，對數(shù)據(jù)管理的結果進行檢查

數(shù)據(jù)管理科應按策劃規(guī)定的時間及內(nèi)容對數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量進行監(jiān)測檢查，通過檢查策劃的執(zhí)行情況，總結經(jīng)驗教訓，為以后的工作奠定基礎。檢查包括：（1）是否按規(guī)定的程序工作；（2）對數(shù)據(jù)的處理、備份、上網(wǎng)是否及時；（3）對數(shù)據(jù)的操作是否進行記錄，記錄是否符合要求；（4）數(shù)據(jù)的檢查、數(shù)據(jù)提供是否正確；（5）數(shù)據(jù)服務是否讓顧客滿意；（6）數(shù)據(jù)的安全性是否得以保證；（7）數(shù)據(jù)的組織存儲、可用性、可靠性、完整性是否符合要求；（8）歷史數(shù)據(jù)是否得到合理有效的管理，是否便于訪問檢索。

2.2.4 努力改進，爭取數(shù)據(jù)管理工作上新臺階

此階段包括2 個步驟：鞏固已取得的成果；對這一循環(huán)未解決的問題，移到下一循環(huán)去解決。

將檢查階段發(fā)現(xiàn)的各種問題及各個成功的經(jīng)驗加以分析、總結、保存，鞏固取得的成果，對存在的問題要及時查找源頭，移至下一個PDCA 循環(huán)中解決，這樣周而復始，可以最大限度地提高數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。比如，數(shù)據(jù)管理人員運用新技術的能力需要加強，則在下一循環(huán)中著重加強數(shù)據(jù)管理人員對新技術的學習與培訓；數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題，則應把出現(xiàn)的問題進行分類，通過改進軟件、改變檢查方式、方法作為下一循環(huán)的輸入。

3 結語

數(shù)據(jù)管理工作是一個集多種作業(yè)、多學科于一體的管理過程。因此，應該清楚地衡量自身運行狀況，通過制定科學合理的目標、計劃和管理規(guī)定，建立和健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，加強檢查和監(jiān)督，不斷總結和提高，由此形成數(shù)據(jù)管理中的PDCA循環(huán)。再通過不斷的PDCA 循環(huán)，數(shù)據(jù)管理工作不斷改進，管理水平會逐步提高，最終達到增強中心總體實力的效果。

［1］馬成剛.PDCA 循環(huán)在工程質(zhì)量管理中的應用［J］.中國科技信息，2007（8）.

［2］金錫萬.管理創(chuàng)新與應用［M］.北京：中國勞動社會保障出版社，2004.