大力推進(jìn)全省檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)河北區(qū)域數(shù)字檔案館基礎(chǔ)

潘淑淳+張寧

檔案是原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案數(shù)字化作為檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，作用尤為重要，是實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)共享，發(fā)揮檔案資政惠民、服務(wù)社會(huì)的關(guān)鍵步驟。我省自2006年啟動(dòng)全省傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工程以來，省檔案局一直致力于推動(dòng)全省檔案數(shù)字化建設(shè)，豐富完善全省檔案信息資源建設(shè)，不斷提高檔案數(shù)字化管理和應(yīng)用能力，全面推進(jìn)全省檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步開展，并取得了顯著成績(jī)。

謀劃大局推動(dòng)全省開展檔案數(shù)字化

我省檔案數(shù)字化建設(shè)啟動(dòng)以來，一直致力于規(guī)劃全省檔案數(shù)字化建設(shè)，以加快全省檔案信息化建設(shè)，為檔案事業(yè)更好更快發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一是，推動(dòng)全省范圍內(nèi)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷加強(qiáng)全省檔案數(shù)字化力度，保證全省館藏紙質(zhì)檔案存量數(shù)字化有序增長(zhǎng)。全省省、市、縣三級(jí)大部分檔案館開展了檔案數(shù)字化工作，2014年檔案數(shù)字化同比增長(zhǎng)率為5%。有的市全市開展了數(shù)字化工作，唐山市全市共完成數(shù)字化掃描9330萬幅，占全部館藏檔案的59.6%，其中市館掃描2016萬幅，占館藏的76%，遷西、路北、路南等縣區(qū)已完成全部館藏檔案的掃描，遷安、豐潤(rùn)、豐南、遵化完成率達(dá)到80%以上。秦皇島市檔案館和青龍、盧龍檔案館館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到55%，海港區(qū)達(dá)到65%，北戴河區(qū)、開發(fā)區(qū)檔案館實(shí)現(xiàn)了全部館藏檔案數(shù)字化。

根據(jù)全省檔案數(shù)字化進(jìn)展情況以及未來發(fā)展態(tài)勢(shì)，全省各級(jí)各類檔案館爭(zhēng)取在10年內(nèi)完成全部館藏檔案的數(shù)字化，以進(jìn)一步整合全省檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)全省檔案信息資源的共知、共享、共用，全方位實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化服務(wù)，全力提升我省檔案工作的社會(huì)奉獻(xiàn)價(jià)值。

二是，指導(dǎo)全省分布式檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建全省檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)體系。按照國家檔案局“館藏檔案存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，大力推進(jìn)館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程，積極開展館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，初步建立全省檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)體系，為河北區(qū)域數(shù)字檔案館建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。逐步實(shí)現(xiàn)“數(shù)字轉(zhuǎn)型”、“數(shù)字升級(jí)”、“數(shù)字換代”，在全省檔案系統(tǒng)形成“數(shù)字導(dǎo)向”，推動(dòng)建成更多的數(shù)字檔案館。

三是，不斷完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度體系建設(shè)。為使全省檔案數(shù)字化工作從開始就步入規(guī)范化軌道，省局先后出臺(tái)了《河北省傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工程實(shí)施意見》、《河北省檔案信息分布式數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范》、《河北省電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，指導(dǎo)規(guī)范全省工作。各市在開展本地工作中，根據(jù)實(shí)際需要也紛紛制定本區(qū)域的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。唐山市先后制發(fā)了《關(guān)于檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)錄入工作的通知》、《唐山市檔案數(shù)字化工程規(guī)劃》、《關(guān)于加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描管理的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作的通知》等文件，管理指導(dǎo)全市檔案數(shù)字化建設(shè)。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)為檔案數(shù)字化提供各種保障

為了及時(shí)掌握全省檔案數(shù)字化情況、更有力地監(jiān)督指導(dǎo)全省檔案數(shù)字化工作，省局建立了全省檔案數(shù)字化工作季報(bào)制度，要求各市報(bào)送本市檔案館檔案數(shù)字化進(jìn)展情況。各級(jí)檔案部門對(duì)檔案數(shù)字化工作高度重視，積極謀劃，促進(jìn)發(fā)展。目前，全省各級(jí)檔案數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)健全，職責(zé)清晰，人員配置合理，規(guī)章制度健全，有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人，從機(jī)制管理等方面有力地保障了檔案數(shù)字化工作的有序進(jìn)行。各級(jí)檔案部門最大限度地爭(zhēng)取本級(jí)政府及財(cái)政支持，深入研究當(dāng)?shù)卣撸龊霉ぷ鞣桨?，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況，努力爭(zhēng)取把檔案信息化列入當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)總體規(guī)劃。唐山市檔案局與市縣兩級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)多次匯報(bào)溝通，宣傳檔案數(shù)字化的意義和作用，請(qǐng)財(cái)政部門的有關(guān)處室到市檔案館實(shí)地考察，使他們對(duì)檔案保管現(xiàn)狀和數(shù)字化前景有了更直觀的認(rèn)識(shí)。經(jīng)過市、縣兩級(jí)檔案部門的共同努力，檔案數(shù)字化得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門的大力支持。各地在財(cái)力緊張的狀況下，對(duì)檔案部門的檔案數(shù)字化投入給予不同程度的支持，保障了工作順利開展。到目前，市縣兩級(jí)檔案館累計(jì)投入專項(xiàng)資金超過2000萬元。秦皇島市檔案局也得到了市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，2007-2010年檔案信息化專項(xiàng)資金列入每年年度財(cái)政預(yù)算。2011年，市檔案館建設(shè)列入《2011-2015年秦皇島市近期建設(shè)規(guī)劃》，借助新館建設(shè)之機(jī)，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備得以更新升級(jí)。2013年秦皇島市政府啟動(dòng)智慧城市建設(shè)，市數(shù)字檔案館建設(shè)被列入規(guī)劃單位。邢臺(tái)市檔案局爭(zhēng)得市政府財(cái)政支持，將掃描資金每年30萬列入財(cái)政預(yù)算，保證了數(shù)字化掃描工作的順利開展。

配備設(shè)施推進(jìn)檔案分布式數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程

基礎(chǔ)設(shè)備的配套是檔案信息化建設(shè)開展的必備條件，按照正版化要求，全省檔案數(shù)字化設(shè)備配套均符合國家和省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使用的檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全系統(tǒng)等軟件，都是經(jīng)過省檔案局認(rèn)定的正版軟件。有條件的市、縣檔案局的管理系統(tǒng)還與各單位局域網(wǎng)和電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展，大力發(fā)展檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)。我省大部分檔案部門都存在資金不足問題，但是各市縣能夠克服種種困難，多渠道爭(zhēng)取資金，配備了檔案數(shù)字化所需的硬件設(shè)備，軟件系統(tǒng)等，以滿足數(shù)字化工作的切實(shí)需要。

按照國家檔案局“館藏檔案存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，各級(jí)檔案部門以館藏檔案全部數(shù)字化，開放可公開電子檔案實(shí)現(xiàn)全文利用為目標(biāo)，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，強(qiáng)化各種數(shù)據(jù)庫建設(shè)。充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量、潛在的利用需求、檔案部門的存儲(chǔ)條件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等情況制定符合本單位的數(shù)字化方案，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保檔案目錄著錄的數(shù)量和質(zhì)量，提高檔案檢索利用服務(wù)效率;采取適當(dāng)實(shí)用的數(shù)字化模式，積極穩(wěn)妥地開展檔案全文數(shù)字化工作，整合檔案信息資源，加快檔案全文數(shù)字化進(jìn)程，建立高質(zhì)量的檔案全文數(shù)據(jù)庫;有條件的市縣建立了多媒體數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步完善多媒體全文數(shù)據(jù)庫功能和結(jié)構(gòu)。秦皇島市檔案局（館）1999年開展了檔案目錄數(shù)字化工作，2003年底完成全部館藏檔案目錄數(shù)字化，2008年，啟動(dòng)檔案全文數(shù)字化掃描工作。目前，已建成千兆光纖交換局域網(wǎng)，文書檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫、圖書和期刊資料目錄數(shù)據(jù)庫、照片檔案和視頻檔案數(shù)據(jù)庫。秦皇島市檔案局（館）實(shí)行數(shù)據(jù)庫在線備份、離線備份和異地備份三種方式相結(jié)合的備份策略，利用內(nèi)網(wǎng)備份服務(wù)器進(jìn)行在線備份，利用硬盤進(jìn)行離線備份，與上虞、長(zhǎng)沙兩市檔案館簽訂重要檔案異地備份協(xié)議，分別在兩地進(jìn)行數(shù)據(jù)異地備份。唐山市截止到2013年底，市縣兩級(jí)檔案館已完成全部案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，遷西、遵化、路南檔案館依托政務(wù)網(wǎng)安裝了檔案信息管理系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)檔案目錄在線錄入、在線指導(dǎo)、數(shù)據(jù)接收、在線查詢和遠(yuǎn)程利用。豐潤(rùn)檔案館研制開發(fā)了土地流轉(zhuǎn)檔案查詢軟件，建立土地流轉(zhuǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全區(qū)土地流轉(zhuǎn)檔案管理“電子文檔一體化”。遵化檔案局對(duì)涉及廣大農(nóng)民切身利益的民生檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，形成具有針對(duì)性、專門性的涉農(nóng)檔案專題目錄、全文數(shù)據(jù)后，在返回到相關(guān)鎮(zhèn)、村，用現(xiàn)代化手段提供檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案信息資源共享。endprint

另外，一些市、縣機(jī)關(guān)檔案室檔案數(shù)字化工作進(jìn)展迅速。按照《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》，建立了室藏全部文書檔案和主要業(yè)務(wù)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，完成室藏全部文書檔案（定期十年除外）和主要業(yè)務(wù)檔案的掃描。檔案數(shù)字化符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進(jìn)行全文檢索、瀏覽，能通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)對(duì)數(shù)字化檔案和已歸檔電子文件開展利用、咨詢工作等等。秦皇島市直單位檔案室逐步開展檔案數(shù)字化掃描，建立了數(shù)字檔案室;依托政務(wù)網(wǎng)，建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)市縣（區(qū)）兩級(jí)檔案館檔案信息資源共享，市檔案館與市直單位互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)全市檔案資源異地整合與共享。2010年，市檔案局做出了紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)移交的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)了增量紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套接收，解決了增量檔案數(shù)字化問題。邢臺(tái)市檔案局在開展機(jī)關(guān)檔案室數(shù)字化工作方面，通過樹立典型，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)工作開展。市房產(chǎn)交易中心自2010年起投資238萬元，歷時(shí)兩年時(shí)間，實(shí)現(xiàn)存量全部數(shù)字化，增量同步電子化，館藏37.7萬卷房產(chǎn)檔案已全面建立電子登記簿;邢鋼早在2003年7月開始建設(shè)檔案局域網(wǎng)，確定了國內(nèi)東大SEAS2000檔案管理軟件，同年底實(shí)現(xiàn)了SEAS系統(tǒng)與公司OA系統(tǒng)的無縫鏈接，建成了覆蓋整個(gè)公司的檔案軟件系統(tǒng)，具備OA電子文件的收集、管理、存儲(chǔ)、利用及對(duì)目錄、原文、照片、聲像等電子檔案進(jìn)行綜合管理和跨庫高效檢索功能，為信息化實(shí)施、檔案在線查詢及提高利用效率奠定了基礎(chǔ)。唐山市直單位和企業(yè)中，檢察院、法院、人行、國土局、交通局、供電局、開灤礦務(wù)局等單位已經(jīng)基本完成館（室）藏檔案數(shù)字化。

強(qiáng)化管理確保國家重要檔案信息絕對(duì)安全

保障檔案及檔案信息安全是檔案數(shù)字化的第一要責(zé)。我省各級(jí)檔案部門十分重視檔案的信息安全，自檔案數(shù)字化工作啟動(dòng)之際就將檔案信息安全問題放在首位。

一是，省局制定并完善一系列檔案數(shù)字化掃描安全保密制度及工作流程，建立安全責(zé)任制，制度齊全、執(zhí)行到位，通過人防、物防、技防相結(jié)合，構(gòu)筑一個(gè)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的多層次防范體系，確保檔案安全工作不出任何問題。二是，省局每年定期進(jìn)行全省檔案信息安全檢查，督促各市強(qiáng)化安全意識(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的個(gè)別隱患及時(shí)提出限期整改，確保檔案信息安全無縫隙銜接。三是，各地檔案局都將檔案信息化安全問題置于工作首位，嚴(yán)格按照國家局檔函[2012]103號(hào)的文件要求，做好本地安全保密工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格履行保密程序，注重網(wǎng)絡(luò)安全管理，科學(xué)制定備份策略，全力保障數(shù)字化檔案的信息安全。尤其是強(qiáng)化檔案數(shù)字化外包管理，對(duì)外包企業(yè)資質(zhì)及人員資格進(jìn)行嚴(yán)格審查，數(shù)字化場(chǎng)地劃分規(guī)范、監(jiān)控設(shè)備配備齊全，數(shù)字化過程中由專人監(jiān)督，嚴(yán)禁操作人員攜帶外接設(shè)備進(jìn)入數(shù)字化場(chǎng)地。秦皇島市檔案局下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)檔案整理、數(shù)字化外包管理工作的通知》，對(duì)檔案數(shù)字化外包單位、加工場(chǎng)所、加工設(shè)備、加工環(huán)節(jié)、保密工作等作了詳盡規(guī)定。邢臺(tái)市檔案局建立了一套完整的管理制度和程序，不僅對(duì)數(shù)字化全過程進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密檢測(cè)，而且建立了善后處理制度，檔案數(shù)字化任務(wù)完成時(shí)，清除服務(wù)單位加工設(shè)備中所有信息，同時(shí)要求加工服務(wù)單位使用過的存儲(chǔ)器全部退回檔案館處理。

由于全省各級(jí)檔案部門嚴(yán)格要求工作到位，我省自開展檔案數(shù)字化工作至今，各級(jí)檔案館均未出現(xiàn)過檔案信息的失、泄密情況。尤其是2012年后，嚴(yán)格執(zhí)行國家局檔函[2012]103號(hào)的文件要求，更進(jìn)一步加強(qiáng)檔案及檔案信息的安全工作，全力保障國家重要檔案信息的絕對(duì)安全。endprint