制約現(xiàn)代檔案管理工作的問題及對策分析

張子玉

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展與進步，對現(xiàn)代檔案管理工作也提出了更高的要求。該文首先對制約現(xiàn)代檔案管理工作的諸多問題進行了深入分析，然后詳細探討了加強現(xiàn)代檔案管理工作的一系列對策，以期能夠更好地做好現(xiàn)代檔案管理工作。

關鍵詞：制約 現(xiàn)代檔案管理 問題 對策 分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）06（a）-0176-01

現(xiàn)代檔案管理工作是開發(fā)、利用人才資源及其他信息資源的重要渠道，伴隨著時代變遷和社會發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)展著些許變化。因此，現(xiàn)代檔案管理工作必須與時俱進，順應時代發(fā)展需求，積極采取行之有效的措施以解決制約現(xiàn)代檔案管理工作的現(xiàn)存問題。

1 制約現(xiàn)代檔案管理工作的問題分析

1.1 對現(xiàn)代檔案管理工作的重視程度不夠

由于歷史觀念等客觀原因，長期以來，大多數(shù)工作人員對檔案管理工作重要性的認識存在一些誤區(qū)，僅僅簡單地認為檔案管理工作只是抄抄寫寫、收集、整理、保管、傳遞相關資料等事務性工作，既不是什么重點工作，更不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟價值，把這項工作放到了可有可無的位置上，并未真正把檔案管理工作納入領導的議事日程，甚至某些單位根本不為員工建立人事檔案，導致員工檔案出現(xiàn)“斷層”現(xiàn)象，影響到員工后期的職稱評審和工作調(diào)動等諸多事宜。綜上所述這些現(xiàn)象都說明了他們對檔案管理工作不夠重視，無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案管理工作所提出的要求。

1.2 對現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費投入嚴重不足

由于社會上檔案管理意識較為薄弱，不夠重視現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，因此，對現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費投入嚴重不足，造成了檔案收集、整理較為困難，相關檔案材料的保管比較分散，歸檔工作比較遲緩，導致現(xiàn)代檔案管理工作在整體上達不到應有的水平。目前，已有的檔案室大部分都比較簡陋，基礎設施條件和環(huán)境較差，檔案室狹窄、潮濕，有可能發(fā)生霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，出現(xiàn)損壞檔案的情況，甚至個別單位尚未建立自己的檔案室，缺乏相應的現(xiàn)代檔案管理配套設備與基礎設施，這些都會在一定程度上制約著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進程。

1.3 缺乏專業(yè)的現(xiàn)代檔案管理工作人員

現(xiàn)代檔案管理工作是一項非常重要的工作，要求檔案管理工作人員具備較高素質(zhì)和專業(yè)水平，然而，當前許多檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)相對較低，僅僅停留在收收發(fā)發(fā)、查查找找、抄抄寫寫的初步階段，他們對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務知識不太熟悉，更不具備現(xiàn)代化設備的操作技能，面對現(xiàn)代化的檔案管理基礎設施，可能會束手無策，有時只是將檔案材料放入檔案盒，不能及時地進行分類歸檔與保管，或者沒有及時督促檔案形成部門及時移交檔案材料，容易造成員工檔案材料的缺損或者遺失，不利于現(xiàn)代檔案管理工作的有序開展。

1.4 現(xiàn)代檔案管理工作的相關規(guī)章制度不夠健全

由于對現(xiàn)代檔案管理工作缺乏足夠的重視，因而現(xiàn)代檔案管理工作的相關規(guī)章制度不夠健全，檔案管理制度存在一定程度的漏洞，檔案保管不符合基本要求，制約著現(xiàn)代檔案管理工作的進一步發(fā)展。在實際歸檔過程中，大多數(shù)工作人員只是將紙質(zhì)文件進行歸檔而已，還沒有完善的相關規(guī)章制度對電子檔案的管理進行規(guī)范，導致電子檔案管理常常出現(xiàn)混亂的局面；員工的人事檔案不能及時進行歸檔，可能會導致在檔案轉(zhuǎn)遞過程中的遺失；檔案的接收、移交等手續(xù)均缺乏詳盡的工作記錄；對現(xiàn)代檔案管理均未進行專庫、專柜、專人管理等等，這些都需要完善、健全的現(xiàn)代檔案管理規(guī)章制度來加以保障。

2 加強現(xiàn)代檔案管理工作的對策探討

2.1 加大宣傳力度，提高對現(xiàn)代檔案管理工作重要性的認識

為有效推進現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進程，必須加大宣傳力度，提高大家對現(xiàn)代檔案管理工作重要性的認識，確立檔案管理工作在單位中的重要地位。一方面，要通過互聯(lián)網(wǎng)、廣播、報紙等多種傳媒渠道宣傳現(xiàn)代檔案管理的重要程度，督促企業(yè)將檔案管理工作作為一項基礎性工作來常抓不懈。另一方面，開通相應的檔案管理政策咨詢服務平臺，廣泛地向就業(yè)者宣傳檔案管理方面的相關政策與規(guī)定，并解答他們在實際中遇到的各類疑問，讓他們認識到個人檔案并不是可有可無的，而是對個人今后發(fā)展起著至關重要作用的材料。只有這樣，能提高全社會對檔案管理工作的認識，才能真正推進現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展水平。

2.2 增加資金投入，加強現(xiàn)代檔案基礎設施建設

增加資金投入，加強現(xiàn)代檔案基礎設施建設，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，能夠吸引到更多的優(yōu)秀人才投入到現(xiàn)代檔案管理工作中來，進一步充實檔案管理工作人員隊伍，對于加強現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進程也是極為重要的。各單位要加大對現(xiàn)代檔案管理工作的經(jīng)費預算，積極采購一些必備的檔案管理基礎設施，采用多媒體技術將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進行存儲，增加現(xiàn)代檔案信息的存儲量，以進一步提高現(xiàn)代檔案管理工作的效率，加速現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展進程。

2.3 加強對檔案工作人員的培訓，提高管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理工作是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，需要檔案工作人員具備較高素質(zhì)和專業(yè)技能，因此，必須加強對檔案工作人員的培訓，建立一支具備扎實專業(yè)知識、精湛業(yè)務能力、高尚職業(yè)道德與較強創(chuàng)新能力的現(xiàn)代檔案管理工作人員隊伍。在新形勢下，現(xiàn)代檔案管理人員應該利用業(yè)余時間不斷地加強對各種新知識、新技能與新理念的學習，不斷創(chuàng)新檔案管理工作思路和工作方法，進一步拓寬檔案管理服務渠道，大大提升現(xiàn)代檔案管理工作的水平，以適應信息化社會的發(fā)展需要。

2.4 建立健全現(xiàn)代檔案管理制度

要想有效解決制約現(xiàn)代檔案管理工作中的現(xiàn)存問題，就必須建立健全現(xiàn)代檔案管理制度，尤其是建立和完善檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案借用手續(xù)制度與檔案備份制度等等，以進一步提高現(xiàn)代檔案管理的質(zhì)量與水平。隨著計算機及網(wǎng)絡技術的廣泛普及，為適應當今信息社會的發(fā)展需求，要在國家和地方層面來健全檔案管理方面的相關法律法規(guī)和規(guī)章制度，完善檔案管理部門及其工作人員的崗位職責，實現(xiàn)檔案管理工作業(yè)務建設的科學化、規(guī)范化與標準化，以進一步提升現(xiàn)代檔案管理水平。

參考文獻

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