關(guān)于提高黨政機(jī)關(guān)文秘工作有效性的思考

文/杭州市亮燈監(jiān)管中心 孫春芳

黨政機(jī)關(guān)的文秘機(jī)構(gòu)，代表生成黨政組織的重要觀點(diǎn)及最終成果，是機(jī)關(guān)中的重要參謀部門。黨政組織參加調(diào)研、視察、會(huì)議，其最終結(jié)果都是通過書面形式展現(xiàn)和留存，這就需要文秘人員起草文稿、加工形成，因此對(duì)文秘人員的工作能力提出了更高水平的要求，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率，真正貼近黨政工作的中心，成為一名合格優(yōu)秀的機(jī)關(guān)文秘人員。

一、改善日常事務(wù)工作方法

（一）一目了然，建立清晰臺(tái)賬

日常的事務(wù)工作較為繁瑣、零碎，文秘人員常常感覺焦頭爛額，沒有清晰的處理思路，因此，臺(tái)賬的建立非常有必要。臺(tái)賬可以通過圖表的方式，使人清楚了然的明確事項(xiàng)之間的關(guān)系，幫助無(wú)序雜亂的工作走向有序化和規(guī)范化的軌道，提高工作效率。隨著辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，文秘人員可以利用相關(guān)的管理軟件，建立完善明了的臺(tái)賬，及時(shí)做好數(shù)據(jù)更新，以便工作中及時(shí)應(yīng)用。

（二）追根溯源，處理特殊事務(wù)

日常中，領(lǐng)導(dǎo)常常交辦一些特殊事務(wù)，這種事務(wù)的特殊性就在于事情來(lái)龍去脈搞不清楚，又不便向領(lǐng)導(dǎo)詢問，這樣一來(lái)，整個(gè)事務(wù)的難度大大增加，文秘人員感覺難辦的同時(shí)降低了工作效率。此時(shí)，就需要通過各種途徑對(duì)事務(wù)進(jìn)行追根溯源進(jìn)而有效完成任務(wù)①。

（三）見微知著，實(shí)現(xiàn)幕僚價(jià)值

文秘人員為確保領(lǐng)導(dǎo)工作的正常開展，應(yīng)在每天保質(zhì)保量的完成事務(wù)處理，在處理事務(wù)的同時(shí)要舉一反三，真正切近領(lǐng)導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值。例如對(duì)市民來(lái)信和熱線中的建議進(jìn)行綜合分析，匯總歸納，然后制成方案等書面形式的文稿，遞交給領(lǐng)導(dǎo)，真正起到參謀作用，對(duì)部門工作的有效進(jìn)行起到積極作用。

（四）熟能生巧，處理事務(wù)工作

文秘工作瑣碎，因此每天需要花大量時(shí)間進(jìn)行各種事務(wù)性的工作處理，以減少工作紛亂。文秘人員應(yīng)熟練運(yùn)用各種辦公軟件，當(dāng)然最常用的還是Offie軟件，可以巧妙運(yùn)用Excell工作表，將已辦未辦項(xiàng)、待辦事項(xiàng)、日程安排、備忘錄等含有豐富具體信息的事務(wù)進(jìn)行條理化和系統(tǒng)化，設(shè)置定時(shí)提醒，從而督促自己按照計(jì)劃無(wú)遺漏的完成。

（五）分條縷析，提高工作效率

日常事務(wù)處理前，先將事務(wù)進(jìn)行分類，緊急重要的事務(wù)貼紅色標(biāo)簽，重要但不緊急的任務(wù)貼藍(lán)色標(biāo)簽，既不緊急又不重要的事務(wù)貼綠色標(biāo)簽，這樣將事務(wù)分門別類，從最緊急重要的工作開始進(jìn)行，大大提高了工作有效性。如領(lǐng)導(dǎo)將要需要一份緊急但是不重要的文件，此時(shí)文秘人員就應(yīng)該將手中工作放下，以緊急工作為主，將全面信息都搜集到一并發(fā)送過去，以減少雙方時(shí)間的占用②。

二、強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高專業(yè)技能

黨政機(jī)關(guān)文秘人員需要幫領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿、起草文件、下發(fā)通知，這絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)性工作，這些都代表黨政領(lǐng)導(dǎo)的思想，具有很強(qiáng)的政策性與導(dǎo)向性。因此，文秘人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)各種上級(jí)文件，了解領(lǐng)導(dǎo)思想，站在領(lǐng)導(dǎo)站位的高度考慮問題，理清關(guān)鍵內(nèi)容。并且圍繞職責(zé)進(jìn)行研究，如需要開展專委會(huì)，文秘人員理應(yīng)熟知專委會(huì)的職能、作用方面、舉辦時(shí)間等具體問題，明白所謂專家，就是比別人知道的多的道理，將自己打造成該領(lǐng)域內(nèi)的專家。文秘人員還應(yīng)深入到實(shí)踐，在實(shí)際的調(diào)查研究、講座研討中汲取營(yíng)養(yǎng)，積極借鑒前人經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，對(duì)黨政機(jī)關(guān)的工作提供具有價(jià)值的思路和做法，成為真正的幕僚型人才③。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)注重加強(qiáng)自己的專業(yè)能力，如溝通能力、安排組織能力等。機(jī)關(guān)工作中常需要處理各種紛雜的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，不可能事必躬親，因此，處理這類關(guān)系就成為文秘人員的基本工作。在實(shí)際處理中，機(jī)關(guān)文秘應(yīng)該站位準(zhǔn)確、明確職責(zé)，立于全局下統(tǒng)籌審視，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，保證全局的統(tǒng)一性。文秘人員要充分認(rèn)識(shí)并熟練運(yùn)用溝通技巧，態(tài)度謙遜大方，語(yǔ)言委婉，中心觀念明確，不可含糊不清，似是而非。對(duì)待不同的人要采用不同方式進(jìn)行溝通，明確自己的定位，找準(zhǔn)目標(biāo)，擬定計(jì)劃，做好準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)有效溝通。文秘人員應(yīng)具備一定的統(tǒng)籌安排能力，有效把控全局。首先，充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，收集、整理各種議題，針對(duì)性的準(zhǔn)備相關(guān)材料，及時(shí)上交給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)確定議題之后，綜合信息，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、到場(chǎng)人員、會(huì)場(chǎng)布置等安排，及時(shí)下發(fā)通知。事先做好會(huì)議計(jì)劃，綜合考慮會(huì)議過程中可能發(fā)生的情況，以便能夠?qū)ν话l(fā)事件迅速反應(yīng)及時(shí)處理。其次，嚴(yán)密關(guān)注會(huì)議進(jìn)程，將意外苗頭及時(shí)扼殺在搖籃中，保證會(huì)議環(huán)節(jié)銜接順暢，免除為整個(gè)會(huì)議帶來(lái)干擾。最后及時(shí)整理好會(huì)議記錄，匯報(bào)總結(jié)后將文件歸檔留存。對(duì)于原始資料要做好保管、立卷和利用工作，電子檔案及時(shí)更新、備份、設(shè)密，做好防盜工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

黨政機(jī)關(guān)的文秘工作是一個(gè)“苦差事”，因此，文秘人員需時(shí)刻保持良好心態(tài)，加強(qiáng)文字錘煉及邏輯思維的訓(xùn)練，在實(shí)踐過程中進(jìn)步發(fā)展，在反復(fù)的文稿修改中領(lǐng)悟?qū)W習(xí)，改出水平，改出高效，提高個(gè)人寫作能力和認(rèn)知水平。不斷學(xué)習(xí)，不斷思考，增強(qiáng)個(gè)人能力，提高工作有效性。

注釋：

①趙艷萍.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011(07).

②任春娟,楊茂霞,焦淑娟.淺論機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理[J].黑龍江史志,2011(04).

③孫家恩,黃曉波.人大機(jī)關(guān)是特殊的文秘人才培養(yǎng)“大學(xué)”[J].聯(lián)合日?qǐng)?bào)·綜合新聞,2011(02).