淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)

文/中國石油西南油氣田分公司采氣工程研究院 呂沁芮

一、社會對辦公室文秘人員的需求狀況分析

由此可以看出，在以后很長的一段時間內(nèi)，辦公室文秘將會一直受到許多認(rèn)得青睞，社會需求量很大。從實際的角度出發(fā)，辦公室文秘的確有著較強的工作能力，可以為上級領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)許多工作，也是可以保障工作順利完成的重要職位。辦公室文秘人員也是各個公司青睞的復(fù)合型人才，各個層次需要的辦公室文秘工作人員數(shù)量也是不同的。

即使，從整個社會的角度來看，辦公室文秘一職位確實有一個需求量越來越高的趨勢。但是，從辦公室文秘這一職位的內(nèi)部來看，他們的職業(yè)崗位群卻發(fā)生了很大的變化。對于大型企業(yè)來說講，他們內(nèi)部分工相對于一些小型企業(yè)來說，屬于分工細(xì)致的企業(yè)，因此，對辦公室文秘人員需求較多。還有一些外貿(mào)企業(yè)和民辦企業(yè)，也在逐漸增加他們對辦公室文秘的需求量。另外，就是從國家機關(guān)、事業(yè)單位等來講，此類機關(guān)對辦公室文秘的需求呈現(xiàn)出一個下降趨勢。

二、辦公室文秘的能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)成

基礎(chǔ)能力和結(jié)構(gòu)能力是構(gòu)成辦公室文秘能力結(jié)構(gòu)的兩大構(gòu)成因素?；A(chǔ)能力結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力結(jié)構(gòu)兩種能力結(jié)構(gòu)構(gòu)成能力系統(tǒng)的立體結(jié)構(gòu)，反映出現(xiàn)代秘書人員大致合理的能力結(jié)構(gòu)。下面主要從辦公室文秘的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力結(jié)構(gòu)來分析。

（一）辦公室文秘的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)

首先來說觀察力。對于辦公室文秘工作人員來說，觀察力要比一般職業(yè)更為重要。辦公室文秘的觀察能力是一種全面的，深入的的觀察領(lǐng)導(dǎo)的一種能力。辦公室文秘最基本的工作就是要做到正確的傳遞信息，聯(lián)系上級和下級，方便工作人員的溝通。因為工作職責(zé)所在，所以，這就要求辦公室文秘心明眼亮，環(huán)顧八方，善于觀察和記憶一切有價值的信息。現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)一般較高的知識結(jié)構(gòu)，他們的想法和行動隨時可能發(fā)生改變，給下級人員一個措手不及，因此作為秘書就要對領(lǐng)導(dǎo)的了解很深，要知道和想到在什么情況下領(lǐng)導(dǎo)可能會有怎樣的想法，這樣才能更好地發(fā)揮秘書的主動性。這些就是辦公室文秘工作中一個至關(guān)重要的基礎(chǔ)能力，即敏銳的觀察力！

再者就是記憶力。記憶力不僅僅指人大腦原有的記憶能力，對于辦公室秘書這一職務(wù)來講，記憶力更多的指的是經(jīng)驗的儲存。辦公室文秘要做到牢記領(lǐng)導(dǎo)或上級的每一句重要的信息，來防止傳遞信息的失誤而引起的不必要的麻煩。較強的記憶力是辦公室文秘人員必備的基本功。辦公室文秘人員必須做到，面對許多突發(fā)奇來的事情都應(yīng)對自如。而且，辦公室文秘工作事務(wù)交雜，需要記憶的東西很多，因此，具有良好的記憶力是辦公室文秘順利開展工作的關(guān)鍵！

（二）辦公室文秘的專業(yè)能力結(jié)構(gòu)

首先，來說文字表達(dá)能力。文字表達(dá)能力是人們運用語言文字來進(jìn)行溝通信息，相互交往的一種能力。辦公室文秘一個最主要的工作就是從事大量的文字工作。比如向上請示報告工作，向下傳遞信息，和工作人員的工作上的溝通都是通過文件來傳達(dá)的。因此，辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)掌握一定的寫作技巧，對各種應(yīng)用文寫作達(dá)很到熟練。平時多積累素材，多加練習(xí)自己的語言表達(dá)能力，不斷提高自己的寫作水平，從而進(jìn)一步提高自己的文字表達(dá)能力。

其次，來說辦公自動化能力。辦公自動化能力是辦公室文秘將現(xiàn)代化設(shè)備，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通信技術(shù)運用在秘書工作中的能力。常用的工具為計算機，打印機，復(fù)印機，傳真機，掃描儀等。目前辦公室工作中基本上對于數(shù)據(jù)處理，文字處理，辦公室事務(wù)處理，和網(wǎng)絡(luò)信息等方面都融為一體，使秘書工作更加科學(xué)化。所以，作為一個辦公室文秘人員，應(yīng)該具有辦公自動化能力，這樣才會給工作帶來更多便利，距離一個優(yōu)秀的秘書更進(jìn)一步！因此，可以看到，專業(yè)能力的好壞對于一個辦公室文秘來說是至關(guān)重要的。

三、結(jié)語

正因為現(xiàn)在社會的發(fā)展對辦公室文秘的工作人員的需求越來越多，因此辦公室文秘工作這一職位的競爭力就越來越大。故要想進(jìn)入辦公室文秘這個行業(yè)應(yīng)該具有較高的能力結(jié)構(gòu)，只有在學(xué)習(xí)和實踐中不斷地提升自己，鍛煉自己，是自己的能力越來越強，才會成為一名優(yōu)秀的秘書！

[1]張惠群,彭道海.淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)[J].湖北體育科技,1991.

[2]李麗紅.淺談高校系級教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2002.