綜合檔案室整體搬遷的問題及對(duì)策
——以慈溪市供銷合作社聯(lián)合社為例

文/盧亞君

綜合檔案室整體搬遷的問題及對(duì)策
——以慈溪市供銷合作社聯(lián)合社為例

文/盧亞君

隨著新城、新區(qū)的建設(shè)及辦公用房的清理，很多單位的綜合檔案室面臨著整體搬遷的命運(yùn)，在搬遷的過程中，如何制定科學(xué)的搬遷方案，如何清理改制單位的遺留檔案，如何保證檔案的安全、完整，成為很多檔案員甚至分管領(lǐng)導(dǎo)面臨的重要問題。慈溪市供銷合作社聯(lián)合社的檔案室順利搬遷具有一定的代表性，本文以此為例，就單位綜合檔案室整體搬遷的問題及對(duì)策進(jìn)行闡述，希望能為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位提供檔案室整體搬遷的策略及借鑒方法。

一、檔案室整體搬遷面臨的問題

檔案室的搬遷是一個(gè)系統(tǒng)工程，稍不注意就會(huì)造成檔案的丟失、損毀，給國家財(cái)產(chǎn)造成損失。市聯(lián)社在檔案室搬遷過程中同樣面臨著許多困難，制約著搬遷工作的進(jìn)程。

（一）全宗數(shù)量眾多，檔案數(shù)量龐大。市聯(lián)社歷史悠久，系統(tǒng)龐大，2003年前，28家改制企業(yè)的檔案主要是文書檔案和會(huì)計(jì)檔案，其中有案卷目錄的文書檔案17000余卷，會(huì)計(jì)檔案58000余卷，另有未整理、無案卷目錄的檔案約30000卷，時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)50余年。

（二）搬遷時(shí)間緊迫，工作任務(wù)繁重。由于單位的整體搬遷計(jì)劃、時(shí)間已經(jīng)制定，為了保證整體搬遷工作的順利進(jìn)行，檔案室必須根據(jù)市聯(lián)社統(tǒng)一要求，在兩年內(nèi)完成本級(jí)及下屬單位部分檔案的重新整理、鑒定、銷毀、進(jìn)館和搬遷工作。

二、制定搬遷前各項(xiàng)工作措施

如何保證搬遷工作的保質(zhì)、保量、按期完成，成為市聯(lián)社和檔案局共同關(guān)心的問題，必須拿出具體的方案及措施。

（一）結(jié)合實(shí)際，制定科學(xué)的搬遷方案。檔案室的搬遷不同于一般辦公室的搬遷，必須結(jié)合實(shí)際，調(diào)查研究，制定切實(shí)可行的搬遷方案。一是統(tǒng)計(jì)檔案情況，對(duì)28家改制單位的檔案門類和數(shù)量建立臺(tái)賬，做到心中有數(shù)。二是制定一個(gè)統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定文書檔案和會(huì)計(jì)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，供具體的檔案整理人員把握。三是預(yù)測(cè)工作量，預(yù)測(cè)一個(gè)人一天的工作量，根據(jù)時(shí)間倒推算出總的工作量。四是制定搬遷預(yù)算，把人工費(fèi)、消毒費(fèi)、搬遷費(fèi)等列出一個(gè)具體的預(yù)算供領(lǐng)導(dǎo)參考。五是采取實(shí)體整理與電子條目的錄入同期進(jìn)行，為后期的檔案利用創(chuàng)造便利條件。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，人力物力財(cái)力予以保證。市聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本次檔案室整體搬遷給予高度重視，多次召開專題會(huì)議，討論搬遷策略，對(duì)搬遷過程中可能會(huì)出現(xiàn)的突發(fā)情況研究預(yù)警方案，并成立了以主任為組長(zhǎng)，分管副主任為副組長(zhǎng)，專兼職檔案員為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，落實(shí)搬遷經(jīng)費(fèi)、整理場(chǎng)地，配備必要的檔案裝具，做好檔案整理人員的后勤保障工作。

（三）監(jiān)督指導(dǎo)，事前事中事后全程跟蹤。檔案局對(duì)市聯(lián)社的檔案室搬遷給予大力支持。一是事前對(duì)所有檔案提出整理指導(dǎo)意見，進(jìn)館單位的檔案經(jīng)整理鑒定后安排進(jìn)館，其他改制單位檔案整理后搬遷到新辦公大樓，經(jīng)鑒定失去價(jià)值的檔案按規(guī)定預(yù)以銷毀。二是事中對(duì)整理過程中的具體情況加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，制定分類方案、檔號(hào)編制方案，做好檔案軟件的維護(hù)及案卷質(zhì)量的把握。三是事后對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估，提出處置意見。對(duì)符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的5個(gè)進(jìn)館單位的2161卷檔案及時(shí)接收進(jìn)館，對(duì)其他改制單位未到保管期限的31325卷檔案經(jīng)消毒后搬到新檔案室，對(duì)80070卷已到保管期限的檔案經(jīng)鑒定備案后銷毀。

（四）創(chuàng)新方法，改制企業(yè)檔案分類管理色彩化。由于檔案數(shù)量眾多，進(jìn)行全文掃描的工作壓力太大，改為錄入電子條目。為了便于快速查找檔案實(shí)體，檔案室對(duì)案卷目錄和存放檔案實(shí)體的檔案柜實(shí)行了色彩化管理，即在檔案案卷目錄上分別用紅色、綠色、橙色等不同顏色進(jìn)行一種或幾種搭配色彩的標(biāo)識(shí)，同時(shí)在對(duì)應(yīng)的檔案柜上也用相同的顏色進(jìn)行標(biāo)識(shí)，做到分門別類、色彩鮮明、一目了然，以便檔案員分類管理，快速查找，在以后的檔案利用中發(fā)揮了巨大的作用。

三、檔案室整體搬遷的體會(huì)及借鑒意義

市聯(lián)社的檔案室整體搬遷為我們提供了一個(gè)基層檔案室，尤其是有大量改制企業(yè)檔案的檔案室搬遷成為指導(dǎo)借鑒的范本，為后來指導(dǎo)貿(mào)糧局、公共資源交管辦等單位的檔案室整體搬遷起到了借鑒的作用。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、積極參與是搬遷工作的基本保證。市聯(lián)社檔案之所以能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)順利完成搬遷，是得到了領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持，落實(shí)人力、物力、財(cái)力，聘請(qǐng)專業(yè)整理人員，配備設(shè)施設(shè)備，提供經(jīng)費(fèi)保障，還多次親臨整理現(xiàn)場(chǎng)，幫助解決實(shí)際問題，同時(shí)加強(qiáng)與檔案行政管理部門的溝通聯(lián)系，共同探討、制訂、修改搬遷方案，為搬遷工作的圓滿完成提供了組織保障。

（二）全程監(jiān)督指導(dǎo)是保證檔案質(zhì)量的必要措施。檔案局對(duì)本次搬遷整理提供事前事中事后全程跟蹤指導(dǎo)，無論是宏觀的方案的制定、制度的建立、標(biāo)準(zhǔn)的修改，還是微觀的檢索工具、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立，編研材料的撰寫，檔案實(shí)體的搬遷、上架、保護(hù)，都從專業(yè)角度提出中肯意見，保證了檔案的安全和完整。

（三）搬遷過程中不間斷查閱利用是檔案發(fā)揮價(jià)值的重要手段。檔案整理的最終目的是提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、編史修志、保障民生提供服務(wù)。即使在搬遷整理過程中，也要不間斷查檔，盡量為廣大群眾提供服務(wù)。市聯(lián)社利用經(jīng)整理的改制企業(yè)檔案電子條目，為338人享受精減退職待遇在檔案中找到了原始依據(jù)，為133人找到了部分原始檔案。在搬遷過程中還同時(shí)為資產(chǎn)處置、人員安置、社會(huì)保險(xiǎn)、編史修志提供了大量第一手的原始資料，盡最大可能地發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。

（作者單位：浙江省寧波市慈溪市檔案局）