文件辦理過(guò)程中的溝通與協(xié)調(diào)

文/武倩

文件辦理過(guò)程中的溝通與協(xié)調(diào)

文/武倩

文件辦理雖然是辦公室人員按部就班的事務(wù)，但在具體的辦理過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)事件和例外情況。對(duì)這些新情況、新問(wèn)題就需要妥當(dāng)、快速應(yīng)對(duì)，保證內(nèi)外溝通的及時(shí)準(zhǔn)確，體現(xiàn)協(xié)調(diào)的藝術(shù)性。近年來(lái)，隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，在學(xué)習(xí)、交流和實(shí)踐中，我們總結(jié)了一些文件辦理方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，值得反思并改進(jìn)。

一、掌握送批文件的靈活性

（一）針對(duì)送批文件的多樣性，要靈活處理。文件是在每天的不同時(shí)間段以不同形式接收的，有信件形式、傳真形式、郵件形式、電話形式等。在收到各類文件時(shí)，要對(duì)文件做初步瀏覽，掌握急件、平件，對(duì)于急件，應(yīng)隨到隨辦；對(duì)于平件，基本在11點(diǎn)左右和下午3點(diǎn)左右一同辦理送批。急件是裝在封面標(biāo)注急件的文件夾內(nèi)，平件裝于普通文件夾內(nèi)。對(duì)于密級(jí)文件，要注意登記簽收手續(xù)，避免因文件多而發(fā)生遺失，造成延誤工作和失泄密事件的發(fā)生。文件送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，應(yīng)口頭提醒內(nèi)有急件，如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出門(mén)，應(yīng)電話告知領(lǐng)導(dǎo)文件情況。

（二）如果領(lǐng)導(dǎo)出差在外時(shí)，對(duì)于急件必須電話請(qǐng)示。比如近兩天的會(huì)議通知，我們?cè)谡莆疹I(lǐng)導(dǎo)去向時(shí)，采用電話或短信進(jìn)行請(qǐng)示。首先，在考慮到不打擾領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)或休息的時(shí)間時(shí)，采取電話方式請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。如果知道領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)時(shí)，我們采用編寫(xiě)短信形式請(qǐng)示或匯報(bào)。其次，在請(qǐng)示時(shí)，要口齒清晰，抓住重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅，不可長(zhǎng)篇累述。比如，請(qǐng)示會(huì)議通知時(shí)，在講清楚會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)外，更主要的是講清楚會(huì)議的內(nèi)容和對(duì)參會(huì)人員的要求，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)盡快作出批示。最后，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)的口頭批示意見(jiàn)準(zhǔn)確地記錄下來(lái)，按照批示意見(jiàn)及時(shí)送轉(zhuǎn)文件，領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后，應(yīng)將該文件再送轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)閱知，因?yàn)榭陬^匯報(bào)與看文件有時(shí)因關(guān)注點(diǎn)不同，會(huì)產(chǎn)生不同的理解，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，應(yīng)再次呈送領(lǐng)導(dǎo)閱知。

（三）領(lǐng)導(dǎo)忙于事務(wù)或接待客人時(shí)的急件處理。因文件緊急，我們應(yīng)禮貌敲門(mén)，將文件送到領(lǐng)導(dǎo)手中，告知內(nèi)有急件，切忌因文件緊急而魯莽打擾。還需留意的一點(diǎn)是，有些文件內(nèi)容復(fù)雜，在做初步瀏覽后，對(duì)一些重點(diǎn)內(nèi)容和涉及我廠的部分做出標(biāo)記，方便領(lǐng)導(dǎo)能快速掌握文件內(nèi)容。

二、業(yè)務(wù)聯(lián)系需及時(shí)，溝通信息要準(zhǔn)確

在文件的往來(lái)活動(dòng)中，有通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文種，針對(duì)文件的要求，有需要報(bào)送總結(jié)材料的、有需要請(qǐng)示批復(fù)的、有需要商洽業(yè)務(wù)交流的、有需要確定參會(huì)人員并提前報(bào)送回執(zhí)的等等。

首先，對(duì)于需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，在領(lǐng)導(dǎo)批示后送公司辦主任知悉，文員就應(yīng)在要求時(shí)限內(nèi)報(bào)送回執(zhí)，傳真報(bào)送發(fā)送成功后，應(yīng)與文件聯(lián)系人電話確認(rèn)是否收到、字跡是否清晰等；電話報(bào)送回執(zhí)，按要求清楚講明參會(huì)人員姓名、職務(wù)、性別等信息后，要記錄電話時(shí)間及接話人員信息，以備查考。對(duì)于其他人員參會(huì)的信息回執(zhí)，本著服務(wù)原則，公司辦也應(yīng)督促報(bào)送或協(xié)同辦理。對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)的業(yè)務(wù)走訪，辦公室與陪同部門(mén)擬制業(yè)務(wù)走訪函，發(fā)至走訪單位并與接洽人員取得聯(lián)系。

其次，參會(huì)時(shí)間確定后，辦公室人員應(yīng)提前告知公務(wù)派車(chē)人員領(lǐng)導(dǎo)出行的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，做好派車(chē)準(zhǔn)備。對(duì)于不是即刻就開(kāi)的會(huì)議，也要做好會(huì)前提醒服務(wù)工作。例如，在開(kāi)會(huì)的前一天，可將開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議要求等以短信形式發(fā)至領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)。最后，對(duì)于需要相關(guān)部門(mén)受理的事務(wù)，文書(shū)要做好督辦催辦工作，及時(shí)提醒，掌握文件辦理情況。

三、提高對(duì)文件重要程度的辨識(shí)力

辦理一份文件的最后程序應(yīng)該是辦理結(jié)果的匯報(bào)了。在這一環(huán)節(jié)上，是文員較難掌握和容易遺漏之處。比如，對(duì)于文件重要程度把握不到位，該匯報(bào)的沒(méi)匯報(bào)，無(wú)匯報(bào)必要的卻占用領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間作匯報(bào)。而且，每天處理的文件比較多，每份文件都去跟蹤匯報(bào)又不切實(shí)際。這對(duì)文書(shū)提出了更高的要求。

首先，辦公室人員在辦理文件的同時(shí)，應(yīng)掌握每份文件的大致內(nèi)容，明晰公司經(jīng)營(yíng)中的業(yè)務(wù)分工、發(fā)展?fàn)顩r，經(jīng)營(yíng)理念等。關(guān)注這些，是為了更好地把握文件的重要度，做到有的放矢。

其次，對(duì)于重要文件在送辦前，建立信息記錄，將文件的辦理要求、辦理時(shí)限、送辦部門(mén)等信息做一記錄，隨時(shí)查看，隨時(shí)催辦、督辦。并將辦理結(jié)果匯總后可按周為時(shí)間段給領(lǐng)導(dǎo)作集中匯報(bào)。

辦文工作是企業(yè)對(duì)外溝通交流的窗口，是對(duì)內(nèi)上報(bào)下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發(fā)送批、轉(zhuǎn)送辦理到收回歸檔的流程中有嚴(yán)格的程序，但在講究程序化的同時(shí)也要有一定的靈活性和創(chuàng)新性。能夠?qū)⒁恍┬虑闆r、新問(wèn)題做出妥當(dāng)、快速的處理，這也是對(duì)辦公室人員智慧和能力的考驗(yàn)。

（作者單位：陜西凌云電器集團(tuán)有限公司）