企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核的常見問題

文/韓燕萍

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文審核的常見問題

文/韓燕萍

公文的全稱是公務文書，是機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格式的應用文。根據(jù)中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

一、公文審核的意義和重點

公文具有政策性、定向性、實用性、可靠性、時效性和規(guī)范性的特點，公文處理工作應遵循實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

在一份文件的流轉(zhuǎn)過程中，公文審核貫穿始終，具有極強的政策性、專業(yè)性和時效性?！饵h政機關公文處理工作條例》中明確規(guī)定：各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作；公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核；需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。上述規(guī)定突出了辦公廳（室）在公文審核工作中的核心作用，同時要求公文審核貫穿于公文處理的全過程。落實到企業(yè)辦公室的公文審核，既有合法合規(guī)性審核，又有公文規(guī)范性審核；既具有企業(yè)管理的廣度，又具有專業(yè)技術(shù)的深度，是一項要求高、難度大、專業(yè)性強的工作。

在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)公文管理中，公文審核的重點有：1.把好行文關：包括該不該發(fā)文和以誰的名義發(fā)文。2.把好政策、法規(guī)關：包括公文的合法合規(guī)性審核，是否符合行文規(guī)則等。3.把好程序、格式關：包括文稿送審程序、公文格式是否規(guī)范等。4.把好文字關：推敲文稿用語是否得體、準確，是否有錯字、漏字。5.把好數(shù)字、標點關：包括數(shù)字是否準確、規(guī)范，標點是否完整準確等。

二、公文審核中常見的問題

在企業(yè)實際工作中，基于辦公自動化系統(tǒng)無紙化公文處理的全面推行，在提高工作效率的同時，企業(yè)公文處理工作也出現(xiàn)了一些新的問題：

（一）公文格式不規(guī)范。主要有發(fā)文模板適用不當，行文流程錯漏關鍵節(jié)點，格式排版錯誤，公文要素標識不規(guī)范，發(fā)文范圍任意擴大或縮小等。

常見問題：一是公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)錯誤，正確的四層結(jié)構(gòu)層次應為：“一、”（黑體），“（一）”（楷體），“1.”和“（1）”（國標仿宋），該結(jié)構(gòu)層次可以跳過，但不可顛倒使用。而集團相當一部分公文將第三層序號“1.”誤用為“1、”。二是公文發(fā)文字號中的年份應用六角括號〔〕擴入，部分公文仍使用【】或［］。三是辦公軟件掌握不熟練，常使用Word或Excel等軟件的自動排序、默認行間距等排版功能，不符合公文處理規(guī)范。

（二）文種混用、錯用或自制文種。如請示和報告混用，公告和通告混用，決定和通報混用；如“函”錯用為“通知”，“復函”錯用為“批復”，“通知”錯用為“意見”等。

常見問題：一是請示和報告混用或報告夾請示、請示夾報告。請示是向上級請求指示、批準適用的文種。而報告是向上級匯報工作、反映情況、回復詢問適用的文種。報告夾請示，上級機關就可以不批復，請示沒有實際意義；請示夾報告，造成文字冗長，不簡潔，影響了辦文效率。特別是在請示中，請示的問題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個請示中請示多個事項，能夠批復和不能批復的事項混雜一起，或該具體的沒具體，上級機關難以批復。二是自制“申請”文種，與請示、報告混用。如企業(yè)向上級行文《關于建議XXXX的申請》，就是極為典型的“自制文種”的例子，如果請求上級批準某事項，應使用“請示”文種；如果是向上級提出工作建議，則應使用“意見”文種。

（三）文稿質(zhì)量不過關。公文立意不清晰、詞不達意，情況掌握不全面、分析不透徹，公文指導意義不強，可操作性小等。

常見問題：情況說明不全面、內(nèi)容混雜或語言歧義造成正文主題不明確，使用限定詞語不準確、濫行省略、語序不當、錯用標點符號等造成對公文理解混亂，使公文無法辦理。如某企業(yè)向上級行文《關于公務車輛報廢的請示》，正文中未說明報廢車輛的技術(shù)參數(shù)、使用狀況及報廢原因，使辦文無法進行，因此只能做退文處理。

（四）公文審核不到位。公文起草、審閱、簽批、校核、封發(fā)等流程各節(jié)點沒有真正起到公文審核作用，部分公文時間緊急、沒有充分的審核時間，部分公文起草、審核人員缺乏專業(yè)知識或?qū)徍肆饔谛问剑瑢е鹿膶徍宋葱纬扇?、全員審核的局面。

常見問題：一是文稿送審程序不夠完善。如文稿需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理辦公會議討論，是否已上會？文稿需經(jīng)有關部門會簽，是否會簽？制度新建或發(fā)生較大程度修訂，是否已在一定范圍內(nèi)征求意見并完成制度審核流程？如果這些程序不完備、有缺漏，辦公室審核人員就要提醒文稿起草部門完善上述措施后再發(fā)起發(fā)文流程。二是公文未嚴格遵守《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）要求。主要問題集中在適用文種、標題不夠準確，上行文未加注簽發(fā)人姓名，主送、抄送范圍不準確，附件不齊全，附加標記有遺漏等。三是文字、數(shù)字、標點符號適用不規(guī)范。部分公文用詞不夠簡練、精確，數(shù)字使用與行文目的不一致、使用不規(guī)范，標點符號、字母詞及一些特殊稱謂中標點符號的使用不規(guī)范等。

三、加強公文審核的對策建議

（一）建立公文前置審核制度。精簡文件是中央八項規(guī)定中的一項重要內(nèi)容。企業(yè)應建立前置審核制度，在嚴控文件規(guī)格、數(shù)量、篇幅的同時，切實提高文件質(zhì)量。應切實轉(zhuǎn)變思維觀念、提高管理水平，避免靠發(fā)文推動工作、以文件落實文件。同時要切實深入實際、加強調(diào)查研究，克服發(fā)文中經(jīng)常出現(xiàn)的“穿靴戴帽”、照抄照轉(zhuǎn)、貪大求全的現(xiàn)象，多一些結(jié)合自身、創(chuàng)新務實、簡潔高效的舉措。

（二）加強公文審核責任意識。機關工作人員要高度重視公文審核工作，在行文過程中強化公文審核意識，熟知公文規(guī)范，全面掌握情況，勤于學習，準確定位，才能在行文的各個節(jié)點把好公文審核關，確保公文質(zhì)量。公文審核不是辦公室一個部門的事。公文流程的每個節(jié)點都負有公文審核責任，需要各節(jié)點人員都樹立明確的責任意識，嚴格按照公文處理制度做好審核工作，關注細節(jié)，提高效率，進而提高文稿質(zhì)量和行文效率。

（三）提高公文審核業(yè)務水平。公文審核重點要做到“看、問、核”?！翱础惫囊欠颀R全；“問”清楚發(fā)文目的及背景情況；“核”則要對行文格式、適用文種、公文內(nèi)容、背景依據(jù)等進行全面審核。

公文審核貫穿于行文的全過程，各節(jié)點人員應切實履行崗位職責，加強對文稿的審核。擬稿人草擬公文是公文審核的“起始關”，發(fā)文目的是否明確，公文內(nèi)容是否準確，適用文種是否得當，對整個公文審核起到?jīng)Q定性的作用。核稿人應站在全局的高度對上述內(nèi)容進行再審核。會簽人、辦公室審核人及簽批領導等審核環(huán)節(jié)應嚴格把關，盡可能減少和消除文稿在各個環(huán)節(jié)的錯誤，提高文稿質(zhì)量。機關工作人員除了要切實提高責任意識以外，還要注重加強政治理論和專業(yè)知識學習，樹立良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高公文處理規(guī)范化水平。

（作者單位：南京港（集團）有限公司辦公室）