淺談村級計生民情檔案的問題與對策

文/浙江長興縣人口計生局 賴相燕

民情檔案，是掌握社情民意的“體溫表”、動態(tài)服務(wù)民生的“電子眼”、破解基層難題的“好處方”、檢驗干部工作的“千分尺”、領(lǐng)導(dǎo)實施決策的“風(fēng)向標(biāo)”。計生民情檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是做好人口和計劃生育工作的重要基礎(chǔ)。而村級計生民情檔案作為基層計生干部規(guī)范工作和優(yōu)化服務(wù)的重要途徑，是落實人口計生工作的有效力量。為了適應(yīng)新時期村級計生工作出現(xiàn)的新變化新問題，本文通過對當(dāng)前村級計生民情檔案存在的困難與問題的剖析與思考，試圖探索村級計生民情檔案規(guī)范建立與發(fā)揮作用的有效途徑。

一、當(dāng)前村級計生民情檔案管理的現(xiàn)狀

為準(zhǔn)確把握村級計生明清檔案建設(shè)的實際情況，筆者于2014年5～8月對長興縣273個村居（社區(qū)）的案管理員和育齡群眾發(fā)放了300份問卷，重點了解村級計生民情檔案的隊伍以及現(xiàn)有檔案的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用情況。同時，為提高研究的針對性和有效性，還調(diào)閱了村級現(xiàn)有的計生民情檔案的原始資料和記錄，了解更多關(guān)于村居(社區(qū))計生民情檔案的管理概況、開發(fā)利用以及存在的主要問題，通過問卷調(diào)查與原始檔案資料查閱相結(jié)合的方式獲得了詳細(xì)的數(shù)據(jù)。

（一）健全了組織機構(gòu)和網(wǎng)格體系

通過調(diào)查研究，結(jié)合實際成立村級計生檔案規(guī)范建立和作用發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組，明確開展此塊工作的目標(biāo)、任務(wù)和具體要求。在工作經(jīng)費安排上實行傾斜，落實了必要的工作經(jīng)費。積極完善了工作人員的待遇報酬，對7737戶計生民情檔案劃分成211個網(wǎng)格，明確273名檔案員，簽訂《村級計生檔案規(guī)范建立和作用發(fā)揮責(zé)任書》，由政府落實給予800～1000元/年不等的工作經(jīng)費，建立健全了以獎勵、表彰等為主要內(nèi)容的激勵機制，充分調(diào)動了工作積極性。

（二）明確了歸檔范圍和內(nèi)容

邀請縣檔案局專業(yè)人士對75名檔案員進行了規(guī)范建檔的培訓(xùn)，精心設(shè)計了計生檔案的樣張。內(nèi)容包括每戶人家的家庭成員姓名、身份證號碼、婚育情況、生養(yǎng)情況、避孕結(jié)育措施、外出地址、聯(lián)系方式、住房情況等。對7737戶家庭進行認(rèn)真排摸，仔細(xì)核對，重點是外出家庭，排摸出詳細(xì)的地址和聯(lián)系方式，對開展計生工作奠定了良好的基礎(chǔ)。注重電子存檔，對7737戶檔案全部電腦錄入，同時對于開展計生的一些特色計生工作，上街宣傳、入戶走訪、一元捐等通過照片和錄像的方式形成資料，分類存放。

（三）開始探索檔案的開發(fā)利用

結(jié)合“3.8”婦女節(jié)，“5.29”協(xié)會活動日，“7.11”世界人口日和每季度的檔案員會議等契機，先后邀請縣檔案局和計生局、鎮(zhèn)計生辦和衛(wèi)生院等部門不定期開展計生政策法規(guī)、計生干部職責(zé)、優(yōu)生優(yōu)育優(yōu)教等相關(guān)的培訓(xùn)。結(jié)合每月跑戶30戶的要求，要求檔案員向育齡群眾開展面對面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和政策宣傳。跑戶過程中發(fā)現(xiàn)實際信息與檔案信息部一致的及時更改，不斷完善了檔案，也提高了檔案作用的發(fā)揮，做到了底子清、情況明，增強了適應(yīng)新形勢下人口計生工作的綜合能力。

二、當(dāng)前村級計生民情檔案管理存在的問題

（一）村級計生民情檔案員隊伍素質(zhì)參差不齊

據(jù)調(diào)查，目前村級計生檔案管理人員基本上是村級計生服務(wù)員兼職，少數(shù)村居（10.56%）是由大學(xué)生村官兼職。村級計生服務(wù)員普遍存在學(xué)歷水平較低（初中以下學(xué)歷 44.89%、高中以上學(xué)歷只占18.5%）、理論知識水平較低（檔案知識培訓(xùn)參與率為56.81%、縣級以上的檔案相關(guān)培訓(xùn)只占16%）、熟悉操作電腦網(wǎng)格信息化較少（熟練計算機、掃描儀等設(shè)備為35.69%）、年齡普遍較大(50歲以上的人員為32.35%)等問題，全縣273名計生計生民情檔案員中擁有檔案初級的只有19人，中級以上職稱的只有3人，村級人口計生檔案員隊伍不夠穩(wěn)定，從事檔案管理時間5年以上只占32.64%。

（二）村級計生民情檔案規(guī)范化程度不高

當(dāng)前基層特別是村級的計生民情檔案歸檔程度不高，同時計生檔案管理工作以手工管理為主，較少運用現(xiàn)代化管理手段，尤其村級檔案室在檔案庫房配備上未能達到檔案“八防”（即防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防火、防盜、防光）的要求，庫房內(nèi)溫濕度也未能達到國家標(biāo)準(zhǔn)，沒有配備相關(guān)的設(shè)施設(shè)備或措施。出現(xiàn)了部分檔案霉變、褪色、破損、塵污、蟲蛀、鼠咬、被盜等現(xiàn)象。在現(xiàn)代化檔案管理上沒能配備檔案信息化管理所需的設(shè)施設(shè)備，如：計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機、錄音機、防磁柜等適應(yīng)檔案安全保管和利用需要的用房，計算機擁有率達到100%，掃描儀、照相機擁有率90%以上，其他的設(shè)備基本處于20%以下。在村級計生民情檔案推行過程中，有些村的檔案員急于將信息歸檔，對檔案質(zhì)量的檢查不夠細(xì)致。檔案人員在信息采集時，出現(xiàn)一些質(zhì)量問題，比如檔案材料不全，檔案保存的不全、不完整，個別村的檔案是手寫的，不是電子歸檔，部分檔案存在劣質(zhì)字跡，造成許多檔案模糊不清，增加了不必要的紙張浪費，得不償失。

（三）村級計生民情檔案開發(fā)利用較少

檔案管理的目的是為了更好讓計生民情檔案服務(wù)普通群眾，讓群眾認(rèn)識到檔案的重要應(yīng)用價值并能為他們排憂解難，但目前村級計生民情檔案的開發(fā)利用率低是當(dāng)前檔案工作面臨的突出問題，也是基層檔案人員急需解決的重要問題。主要表現(xiàn)在：一是檔案運行的過程中，在跑戶時遇到一些信息需要更改的沒有有效制度去制約完善。二是部分村檔案負(fù)責(zé)人員和制度雖然確定，但實際操作中有章不循，執(zhí)章不嚴(yán)，無法兌現(xiàn)，造成許多檔案應(yīng)及時完善的沒有及時完善，信息更新不夠。三是建檔之后雖然仍有部分村沒有將檔案進行歸納分類，即計生重點對象、計生一般對象、計生放心對象，在服務(wù)的過程中沒能有針對性的開展，導(dǎo)致檔案的作用不能得以很好的發(fā)揮。四是基層人口計生普遍存在對檔案工作不夠重視，造成各類資料歸檔不全，不能很好的進行開發(fā)利用。比如對于會議發(fā)放的材料位及時交給檔案員妥善保管，極有可能造成文件的損壞、丟失或者遺漏。

三、村級計生民情檔案存在問題的原因分析

（一）檔案意識薄弱

在村級做計生工作的的人員少（每個村配備1個計生服務(wù)員，1800人以上的村再配備了1名協(xié)會專職副會長），但業(yè)務(wù)量大，據(jù)調(diào)查，全縣412名村級計生干部共有的兼職率達到78.59%，兼職了村級檔案管理的人員達到68.54%。人員配備少，同時，根據(jù)村級工作隨意性較大，人員經(jīng)常調(diào)整變動，檔案管理人員的流動性也大，因此，對于村級計生民情檔案的責(zé)任意識不強。再者，縣級、鄉(xiāng)級檔案機構(gòu)對村級檔案員的專業(yè)培訓(xùn)次數(shù)少，參訓(xùn)人員也少，檔案員的專業(yè)理論知識和實際操作技能掌握少，村級檔案員的檔案資格證持有率只有12.56%，很難勝任目前檔案的管理工作。在實際檔案的管理中，大部分的工作人員尤其是部分基層領(lǐng)導(dǎo)干部沒有認(rèn)識到計生檔案管理工作重要性，因此對村級計生民情檔案工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

（二）檔案管理制度設(shè)備不完備

當(dāng)前村級計生民情檔案管理工作還是以傳統(tǒng)的手工管理為主，較少運用現(xiàn)代化管理手段，尤其是數(shù)字化程度不高，影響了數(shù)字化檔案管理工作的正常開展。基層計生民情檔案基本沒有專門的檔案室，特別是村級的計生民情檔案，98.6%的村居（社區(qū)）都沒有專門的檔案室，也沒有制定相關(guān)的文件保管范圍和保管期限，其他的檔案管理規(guī)章制度也不健全，有的村級有部分規(guī)章制度，但在制度的落實上也只是停留在紙質(zhì)的文件上。

（三）人、財、物保障不夠

村級計生部門檔案管理雖然已經(jīng)有了一支比較齊全的隊伍，但是隊伍人員整體數(shù)字化管理操作技能上有很多不足，大多數(shù)的檔案管理人員管理水平仍停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，隊伍的整體素質(zhì)也決定了他們不愿意或者是難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理的需要。同時，人口計生部門經(jīng)費主要依靠財政撥款，而村級計生的經(jīng)費來源中沒有檔案建設(shè)專項資金。在檔案信息化建設(shè)涉及很多新情況、新問題，缺少相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，成為制約村級計生民情檔案工作上水平的主要瓶頸。

四、建立并合理發(fā)開村級計生民情檔案的思路與對策

（一）教育管理，提升村級檔案能力水平

檔案工作是整個基層人口計生工作不可缺少的一部分，基層的政府應(yīng)增強計生檔案意識，關(guān)心、支持檔案工作，把計生檔案工作與崗位目標(biāo)責(zé)任考核有機結(jié)合，充分調(diào)動各部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員參與檔案管理工作的積極性，形成齊抓共管的工作合力。同時鼓勵檔案管理人員取得檔案專業(yè)技術(shù)職稱，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平和學(xué)歷水平，造就一支既懂專業(yè)，又懂法律知識的復(fù)合型檔案管理人才。

（二）嚴(yán)把“三關(guān)”，提高計生民情檔案質(zhì)量

“三關(guān)”就是檔案員要把好審核關(guān)，檢查檔案是否有項目漏填、錯填等問題；檔案員要嚴(yán)把歸檔關(guān)，對于存在字跡不清、信息不齊等不合格檔案一律不予歸檔，重新收集填寫；審查員要嚴(yán)把評查關(guān)，對于各村的檔案，鎮(zhèn)計生辦要派專人不定期檢查檔案信息更新情況，對于檔案更新不及時要指出問題并給與一定的懲罰。在檔案信息收集的過程中，最好增設(shè)一名兼職檔案員，平時注意檔案的收集和保存，真正做到責(zé)任到人。

（三）與時俱進，逐步實現(xiàn)計生民情檔案數(shù)字化

隨著檔案數(shù)字化管理的不斷提升，人口計生全部檔案也進入了電子信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案登記、查詢、更新計算機管理，村級計生民情檔案也必須與時俱進，將所有計生檔案的核心內(nèi)容以電子稿的形式輸入完整，形成電子數(shù)據(jù)庫，便于信息的及時更新和保存，并將計生辦證所需的材料、照片等進行電子掃描，電子歸檔備份，使村級計生民情檔案管理實現(xiàn)實質(zhì)性的飛躍，走上方便民眾、服務(wù)民生的道路。

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