淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/廣西玉林市第一人民醫(yī)院 梁珍 丁寧寧

辦公室檔案管理為醫(yī)院的各項工作提供了必要的檔案信息支持，它是醫(yī)院辦公室管理工作的重要組成部分。信息技術(shù)的普及為醫(yī)院辦公室檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向和發(fā)展領(lǐng)域，以往的辦公室檔案管理缺乏科學合理的管理體制，無法實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的高效運行，因此盡管檔案工作管理者做了很大的努力，但是檔案管理事業(yè)依然沒有得到較好的發(fā)展，新時期下醫(yī)院辦公室檔案需要完善管理制度、強化管理意識并結(jié)合信息技術(shù)實現(xiàn)辦公室檔案的高效利用和管理。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）對辦公室檔案管理的重視程度不夠

醫(yī)院作為一種特殊的行業(yè)，一直是社會關(guān)注的焦點，而且從過去的工作形式來看，醫(yī)院對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展比較重視，沒有從根本上重視辦公室檔案管理工作。多數(shù)醫(yī)院辦公室負責認為辦公室檔案管理屬于檔案管理人員的事情，與自己沒有太大的關(guān)系，再加上醫(yī)院的工作比較繁多，很多醫(yī)院的領(lǐng)導對辦公室檔案的管理持一種消極的態(tài)度，因此就形成了當前的這種局面：辦公室檔案管理工作對醫(yī)院來說可有可無。

（二）辦公室檔案管理信息庫建設(shè)不夠完善

建立完善的辦公室檔案信息庫是醫(yī)院開展檔案管理工作的基本條件。目前，多數(shù)醫(yī)院使用的檔案管理系統(tǒng)是 2005年中組部下發(fā)的信息管理系統(tǒng)，這套系統(tǒng)可以使檔案管理者更好的掌握、了解醫(yī)院的發(fā)展情況和職工基本信息。但是，在實際的工作當中，該系統(tǒng)并沒有得到充分的利用，醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和很多職工的基本信息處于一種空白的情況，甚至有極個別檔案對醫(yī)院開展的社會實踐活動日期記載錯誤，對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)情況不能做到及時更新，而且檔案信息的收集也不全面。

（三）檔案歸檔材料目錄不完整

從醫(yī)院當前對辦公室檔案管理工作開展的實際情況來看，醫(yī)院社會實踐活動的歸檔缺少必要的目錄，而且有的職工查找檔案材料也沒有目錄，無法及時、有效、準確的查找醫(yī)院實踐活動和職工的相關(guān)資料，給醫(yī)院的管理工作造成了很大的影響。多數(shù)醫(yī)院辦公室檔案管理者在整理人事材料并進行裝檔的過程中，只是將一般的資料裝入檔案袋之中，其他重要的資料則不收錄，這一點主要體現(xiàn)在醫(yī)院對黨員職工人事檔案管理上尤為突出。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

辦公室檔案作為醫(yī)院一筆無形的財富潛藏著巨大的經(jīng)濟價值和社會價值，如同企業(yè)的項目一樣在沒有完成之前永遠是沉睡的隱性資產(chǎn)，一旦將其開發(fā)并將加以合理的利用，就會為社會的發(fā)展和進步貢獻出巨大的力量。因此如何讓醫(yī)院的辦公室檔案信息為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益，是所有醫(yī)院檔案管理工作者所面臨的一道難題。

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度

醫(yī)院的辦公室負責人要協(xié)助檔案管理人員建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理工作向規(guī)范有序安全化發(fā)展。首先，要建立一套健全的、確實可行的綜合檔案管理制度。制定檔案管理工作的分工辦法和檔案工作手冊，配備兩名專職工作人員，明確職責，各司其職，工作中相互監(jiān)督和約束，進而促進辦公室檔案管理工作的順利進行。在日常管理工作中，檔案管理工作人員必須嚴格執(zhí)行檔案管理的工作制度，加強檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行檔案的收編、檢索、使用等工作。其次，辦公室領(lǐng)導應(yīng)該與醫(yī)院的其他部門商榷辦公室檔案管理的方法、概念、制度、原則等，然后制定出科學合理的的機制，并且堅決執(zhí)行，以此來實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。

（二）加強檔案管理者的工作意識和責任意識

長期以來，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，多數(shù)醫(yī)院將經(jīng)濟效益放在最為顯著的位置，忽略了對辦公室檔案管理工作必要的投入和研究，因此檔案收集中具備時代性的信息難以得到辦公室領(lǐng)導的重視。在今后的工作中，辦公室檔案管理工作者必須以檔案管理理論為基礎(chǔ)，提高自己對檔案管理工作的認識，轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的功利主義思想，摒棄檔案管理工作顯業(yè)績的不端正態(tài)度，要積極主動的去了解醫(yī)院當前的發(fā)展情況和經(jīng)營現(xiàn)狀，并以檔案管理工作為中心來確立自己的管理目標，在平時的工作中留意做好醫(yī)院社會實踐活動的檔案收集和整理，完成相關(guān)工作之后要將整理的成果回報給辦公室領(lǐng)導。這樣做的目的是為了改變辦公室檔案管理工作者獨立的工作能力，根據(jù)實際需要聯(lián)合相關(guān)的部門構(gòu)建信息合作平臺，在做到優(yōu)勢互補的同時也可以有效的避免檔案管理工作者的盲目性和隨意性，確保辦公室檔案的信息成果能夠應(yīng)用于醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營當中，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的同時也為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

在醫(yī)院辦公室檔案保密管理中要將檔案的保密工作落實到個人身上，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導要及時關(guān)注辦公室檔案管理工作的進展，要確保每一個檔案管理員在日常工作中都有屬于自己負責的工作內(nèi)容，提高工作人員檔案保密責任感。針對保密工作醫(yī)院要設(shè)置嚴格的獎罰制度，因個人原因?qū)k公室檔案管理工作造成嚴重影響的，該職工和辦公室檔案管理領(lǐng)導要負主要責任，而針對在檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的職工醫(yī)院要給予一定的物質(zhì)獎勵，通過制定一系列合理的獎勵措施切實提高辦公室檔案管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮每一位工作人員的潛能，以此來確保辦公室檔案管理工作的順利進行，提高醫(yī)院辦公室檔案的保密性和安全性。

（三）提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平

醫(yī)院要根據(jù)社會發(fā)展和時代的進步，對辦公室檔案管理人員做定期的工作培訓，在不斷增強工作人員保密意識的同時，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。在培訓中要加強法制教育，使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理的重要性和復雜性，并采用多種不同的形式開展相關(guān)知識的學習和積累，使檔案管理工作者在提高專業(yè)技能的同時也擴充知識的儲備量，確保每一位檔案管理人員都能夠獨立掌握檔案管理工作的核心思想和操作技能。當前多數(shù)醫(yī)院和單位的辦公室檔案管理面臨著工作人員專業(yè)水平較低的困境，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)水平首先需要保證檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定，不能夠隨意的調(diào)動檔案管理工作者或者辭退，任何一個高水平的技術(shù)人才都需要有成長的過程，因此醫(yī)院要敢于給予檔案管理者一定的時間用于提高業(yè)務(wù)水平和綜合分析能力，若頻繁的調(diào)動只會對檔案管理工作的進度和質(zhì)量產(chǎn)生負面影響。

（四）建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫

當前，信息化技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟，而且醫(yī)院辦公室檔案的信息量也有了很大的提升，傳統(tǒng)的檔案管理方式以手工抄寫和轉(zhuǎn)錄加工為主，已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展要求，這就需要醫(yī)院檔案管理工作者與時俱進，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，從目前檔案管理工作的實際出發(fā)，著手檔案管理的信息化建設(shè)，將各項新技術(shù)和新策略付諸于實踐，從而推動檔案管理工作的良性發(fā)展，因此建設(shè)完善的檔案信息資源管理庫勢在必行。信息化的新型技術(shù)要求檔案管理人員具備獨立思考能力，在兢兢業(yè)業(yè)的整理分析工作中，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并通過有效的分析加以解決。擁有自身的獨立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統(tǒng)管理模式的前提下，對新發(fā)現(xiàn)的問題進行創(chuàng)新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。對辦公室檔案管理工作進行創(chuàng)新性建設(shè)，是醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)，對檔案信息的有效保管起著核心作用。辦公室檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠讓信息技術(shù)對檔案資源發(fā)揮科學而系統(tǒng)的管理作用，進而使得檔案管理工作與計算機信息技術(shù)緊密結(jié)合并良性運作，進一步促進數(shù)據(jù)庫和檔案目錄庫的有效結(jié)合，形成網(wǎng)絡(luò)化開放式的數(shù)據(jù)庫，真正地提高辦公室檔案管理工作的效率。

（五）加大醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)代化投入

首先，分管辦公室檔案管理工作的領(lǐng)導，要定期開展檔案管理工作匯報大會，及時了解醫(yī)院檔案管理工作的情況，針對工作過程中出現(xiàn)的問題，及時布置解決方案，為以后順利開展工作奠定基礎(chǔ)。其次，主管檔案管理工作的領(lǐng)導，應(yīng)該關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，醫(yī)院要加大投資購進先進的機械設(shè)備，引進優(yōu)秀的檔案管理人才，把檔案管理現(xiàn)代化作為醫(yī)院檔案管理的目標之一。保障檔案管理工作是醫(yī)院一項耗資巨大的工程，涉及到檔案的收編、整理、檢索、查閱、維護、搶救等多個環(huán)節(jié)，因此必須要對辦公室檔案管理經(jīng)費進行預算，保障經(jīng)費的合理支出。最后，醫(yī)院必須要嚴格按照相關(guān)標準來建設(shè)檔案管理室，包括：通風、采光、防盜、防潮、防火等保護措施必須到位。

三、結(jié)束語

隨著國內(nèi)經(jīng)濟的建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)院和企事業(yè)單位內(nèi)部的運行管理體系也在不斷的完善，辦公室檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，在醫(yī)院的管理工作中越來越受到重視，因此建立完善的辦公室檔案管理制度，提高檔案管理意識，結(jié)合信息技術(shù)，加強辦公室檔案管理隊伍建設(shè)成為醫(yī)院提高辦公室檔案管理工作效率的必然選擇。

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