淺析高校檔案管理工作對兼職檔案員的素質要求

文/湖北師范學院 王晴 葛緒廣

隨著《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）的貫徹實施，高等院校的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆的變化：門類劃分越來越細，檔案覆蓋內容越來越全面，而且科學技術的含量也越來越密集，隨之而來的高校檔案工作也越來越繁重，單靠幾個專職的檔案管理工作人員，是遠遠不夠的。伴隨著工作量的加大，高校兼職檔案員隨之誕生，并逐漸成為檔案管理隊伍中不可或缺的有生力量。然而，就目前情況來看，高校兼職檔案員還存在著一些問題，如：專業(yè)素質不高、人員變動性大，不固定、工作壓力大，不受重視等，影響了檔案工作的有效進行。因此，如何充分利用好這支隊伍，使之更好地為檔案管理工作服務？如何培養(yǎng)出一支高水平的兼職檔案管理人員隊伍，以適應新形勢下檔案管理工作的需要？成為亟待解決的難題。

一、高校兼職檔案人員應具備的基本素質

檔案管理工作包括收集、整理、歸檔、編目、鑒定、保管等許多環(huán)節(jié)，需要多方面的知識，這就要求他們要具有良好的基本素質。多數(shù)學者認為，檔案工作人員的素質是指檔案人員在從事檔案工作過程中所具有的體魄、智力、思想道德的總體水平。具體可分為：政治思想、職業(yè)道德、知識、能力、創(chuàng)新等素質。

第一，堅定的政治思想素質。樹立堅定的政治思想素質，要求檔案管理人員除了要具備社會各類專業(yè)工作人員所共同具體的基本政治素質外，還要不斷加強政治理論學習，用科學的理論武裝頭腦，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律法規(guī)，講道德，守紀律。一個合格的兼職檔案員必須具有過硬的政治思想素質，這是最基本的素質。只有具備了這種素質，才能在實際工作中自覺堅守檔案管理工作的政治方向，貫徹落實好黨和國家的各項法律法規(guī)和方針政策，才能不辜負自己所擔負的重要責任。不管在任何時候，任何地點，都要據實立檔、用檔，不能隨意更改檔案內容；為此，作為兼職檔案員應在樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀的基礎上，用理論武裝自己的頭腦，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個代表”，關心時政，與時俱進，無論在任何環(huán)境下，始終保持清醒，做出正確的決策；有自覺遵守黨紀國法的觀念，積極主動地貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策、法律、法規(guī)，具有高度的革命事業(yè)心和政治責任感。

第二，良好的職業(yè)道德素質。道德素質是指個人的思想境界和道德范疇內的行為準側。良好的職業(yè)道德素質是立足崗位的根本，高尚的道德情操是檔案工作者必備的基本素質和職業(yè)規(guī)范，職業(yè)道德素質有利于塑造良好的檔案工作者形象，有利于增強檔案工作的影響力。檔案工作具有政治性、保密性、復雜性、多樣性等特殊性，這就要求檔案人員包括兼職檔案工作者必須具有良好的職業(yè)道德。

第三，廣博的知識素養(yǎng)。在新的歷史條件下，人類的實踐活動賦予檔案工作以十分豐富的內容，涉及到社會科學、自然科學等方面的知識。要對這些內容廣泛的歷史遺產進行科學管理和有效利用，無疑對檔案工作提出了較高的文化知識要求，兼職檔案工作者除了具備相應的專業(yè)知識外，還要熟悉上級和本單位的檔案行政管理部門的各種業(yè)務，掌握文秘、歷史、計算機等多方面的知識，努力使自己成為一個知識全面的、德才兼?zhèn)涞臋n案管理工作者。

第四，較強的能力素質。能力素質是個體具備的多種條件的綜合。它是一個整體的、綜合性的概念，在這一框架中，各種不同的知識、技能與職業(yè)素養(yǎng)共同作用、影響個體行為，它們的組合便構成了個體的能力素質結構。作為檔案工作人員的能力素質，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：較強的協(xié)調溝通能力、文字表達能力和較高的科學研究能力。

第五，與時俱進的創(chuàng)新素質。所謂創(chuàng)新素質，概括地說，就是創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的統(tǒng)一。創(chuàng)新是人類的本性，是推動社會發(fā)展的動力。面對新的問題，新的情況，檔案管理工作也必須有創(chuàng)新方法、手段來解決。因此，兼職檔案員必須具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，檔案員要利用各種方法、要注意總結前人的經驗和教訓、注意發(fā)現(xiàn)和總結前人失敗的創(chuàng)新經驗、要學會借鑒和組合、遇到問題要注意從多方面考慮、要培養(yǎng)科學的學習習慣和思考習慣、持續(xù)積累夯實基礎知識，戰(zhàn)勝自我，不斷尋求新的突破，實現(xiàn)高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、提高高校兼職檔案員素質的對策與建議

培養(yǎng)高素質的兼職檔案工作人員，是高校檔案管理工作的一項艱巨任務。在這種知識爆炸的時代下，為了適應新形勢檔案工作發(fā)展的需要，做好高校檔案管理工作，加強檔案隊伍建設，提高兼職檔案員的整體素質勢在必行。

第一，領導重視，增強檔案意識。高校領導尤其是二級學院領導從思想上改變認識，把檔案工作作為日常工作來抓，這就要求無論是從檔案室的建設的投資還是兼職檔案員的地位和待遇都要給予資金方面的支持，并給兼職檔案員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。高校的各級領導尤其是二級學院領導應意識到到高校檔案工作在學校發(fā)展中所起的繼往開來的作用，把檔案工作列入學校整體事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃之中，為檔案工作的建設創(chuàng)造良好的工作氛圍。不但重視本學院的檔案建設工作，同時也要加強對兼職檔案員的培養(yǎng)和關心，對兼職檔案工作人員的前程安排有一個全面和長遠的規(guī)劃和安排。把兼職檔案工作人員的學歷層次、專業(yè)層次、職稱職務評聘等方面納入正軌，使高校兼職檔案人員的整體素質從根本上得到保證。

第二，建立健全培訓機制、定期對兼職檔案人員進行業(yè)務培訓。對兼職檔案管理人員從思想認識角度和業(yè)務知識方面進行培訓。兼職檔案人員流動性大，所以對于新上崗的人員有重點地進行培訓，讓他們盡快熟悉檔案方面的業(yè)務、了解檔案工作的具體流程，做好本單位的歸檔、存檔和轉檔工作。尤其是每年的試卷、成績、教案等方面的歸檔方面，在歸檔立卷前一定對兼職人員進行專門的培訓工作。培訓方式盡量形式多樣，可以采取實例教學和模擬實踐相結合的方法，讓檔案人員一方面學習到檔案方面的專業(yè)知識，另一方面又掌握到立卷的方法和技能，有計劃、有重點地使兼職檔案員的業(yè)務素質得到提高，同時適應了檔案工作發(fā)展的新趨勢。當然，業(yè)務培訓應結合各高校自身狀況進行，并將其經?；?、制度化。培訓內容要有實用性和針對性，以專業(yè)知識教育為主，同時在業(yè)務素質和綜合能力的培養(yǎng)上下功夫。

第三，提高兼職檔案員的職業(yè)道德水平、增強法制意識。職業(yè)道德建設是提高檔案工作者素質的現(xiàn)實需要。檔案工作者的職業(yè)道德水平直接關系到檔案事業(yè)發(fā)展的水平。檔案工作從根本上說一項服務性很強的工作，而高校檔案工作是為高校教師和學生服務的，因此檔案人員要“圍繞學校中心工作，服務師生”的思想。做到積極主動，不厭其煩，精益求精的工作態(tài)度，努力提高服務質量和工作效率。嚴格遵守國家各項檔案法律、法規(guī)以及學校各項規(guī)章制度，堅持原則，廉潔自律，確保檔案的保密與安全。只有檔案人員的職業(yè)道德素質提高了，才能使高校兼職檔案員堅定信念，熱愛檔案工作，積極為高校各項工作尤其是檔案工作做出應有的貢獻。

第四，建立健全經驗交流機制，加強宣傳和溝通。建立健全經驗交流機制旨在取長補短、相互促進、共同提高。經驗交流會可與專業(yè)人員同時進行，也可兼職人員單獨舉辦。在經驗交流的基礎上，樹立先進典型，推廣先進經驗，使兼職人員干有榜樣，學有經驗，為兼職檔案員的工作增添活力。高校檔案館做好宣傳，并與二級學院進行溝通與交流，可以增強二級學院教職員工對檔案的了解，促進行政部門及二級學院對檔案工作的理解和支持。讓學校領導和各部門負責人潛移默化中意識到檔案工作是學校整體工作一個不可缺少的部分，是一項非常重要而繁雜的工作，從而在工作環(huán)境、福利待遇，經費投入等方面給予物質的支持和精神的鼓勵。

第五，完善考核機制和激勵機制。要對兼職檔案員實行績效考核管理，建立健全的考核制度，并依靠完善的制度對高校檔案人員的工作做出客觀公正的評價。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案員，學校要對其進行大會表揚并給予物質獎勵；對于不能如期做好的人員，要對其進行批評、告誡，并責令限期加以改進。同時，考核的結果應與獎金、職稱評定、晉級、評先等相掛鉤。建立一套完善的考核制度有利于做到對兼職檔案員公正、公開、客觀的考核，真正達到考評的目的。促進檔案人員之間相互競爭，激發(fā)其提高業(yè)務素質、技能水平和工作態(tài)度，進而推動高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展和不斷創(chuàng)新。

總之，只有培養(yǎng)出一批高水平，高素質的兼職檔案人員隊伍，才能保證高校的檔案管理工作有序、高效地運行，從而提高館藏質量，為高校的各項工作提供真實、珍貴的歷史資料。

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