淺析提高事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)的具體措施

文/吉林省第三地質(zhì)調(diào)查所 王忠 梁秋波

隨著檔案工作重心從“檔案管理”轉(zhuǎn)移到“檔案利用”上，檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高?？茖W(xué)的、規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理人員的工作熱情，使檔案工作逐漸走上專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案管理是維護(hù)單位人員及單位資料真實(shí)面貌的一項(xiàng)必不可少的工作，是衡量單位業(yè)績和管理水平的重要尺度，也是對單位進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作，對于促進(jìn)單位健康發(fā)展，具有重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

（一）整體發(fā)展不均衡

目前事業(yè)單位檔案管理水平參差不齊，各單位之間缺乏共享，個別單位檔案管理工作相對滯后。檔案管理方法陳舊，手段老化，檔案利用率低，多數(shù)單位只停留在普通查閱利用率的單一的服務(wù)方式上。

（二）檔案管理基礎(chǔ)薄弱

有一些單位檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，沒有形成統(tǒng)一、高效、專門的工作體系。管理人員坐等上門，分散在各職能部門和下屬單位的檔案不能及時收集綜合到檔案室，檔案安全管理無保障。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

多數(shù)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，有的單位是辦公室主管，職員兼職，學(xué)歷較低，甚至還經(jīng)常輪換，由于缺乏工作技能和業(yè)務(wù)知識，使檔案利用效率不高，影響了檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，在一定程度上影響了單位的健康發(fā)展。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，硬件條件落后

由于財(cái)政緊張，再加上領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識薄弱，使管理上投入的資金、人力、技術(shù)設(shè)備等方面嚴(yán)重不足，有的連保存檔案的環(huán)境都十分落后。認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫，整理整理，存起來不丟失，不泄密，不失密，應(yīng)付查閱就可以了。沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化。個別單位的檔案室連基本的電腦和打印機(jī)都沒有，防火、防潮、防盜的措施不健全，甚至沒有。違反了檔案管理的規(guī)章制度，降低了檔案的利用價值。

三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的具體措施。

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作。所以，作為一名合格的檔案管理人員，必須具有堅(jiān)定的政治思想素質(zhì)，管理技能、業(yè)務(wù)技能、創(chuàng)新能力和協(xié)調(diào)與合作能力，只有具備綜合素質(zhì)，才能運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，及時、準(zhǔn)確、高效地開發(fā)檔案資源，為單位和社會服務(wù)。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識

單位領(lǐng)導(dǎo)要時刻關(guān)注國家的發(fā)展形勢，跟上檔案管理工作的步伐，主動和上級檔案管理部門進(jìn)行交流，理解檔案管理人員的工作壓力和管理難度，對高素質(zhì)的檔案管理人才的要求要有一個深刻的認(rèn)識，對檔案管理工作在政策上、經(jīng)濟(jì)上、精神上給予大力支持，把檔案工作納入單位的工作計(jì)劃，關(guān)心愛護(hù)檔案管理人員，切實(shí)解決他們現(xiàn)實(shí)工作上、生活上的實(shí)際困難，改善他們的工作環(huán)境，提高他們的工資和福利待遇。加大投資力度，不斷完善各項(xiàng)軟、硬件設(shè)施。

（二）加強(qiáng)指導(dǎo)工作的宣傳力度和教育培訓(xùn)

做好檔案工作的推介和宣傳服務(wù)工作。爭取上級主管部門的政策和資金支持，開展形式多樣的交流會，將內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合。完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)能力，通過聘請專家講學(xué)、專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，把學(xué)習(xí)情況與管理人員的晉升、聘任掛鉤，使檔案管理人員能夠積極地駕馭復(fù)雜局面的能力。

（三）增加服務(wù)意識

服務(wù)質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理人員職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。檔案管理人員和利用者要形成一種相互信任，相互理解的和諧關(guān)系，真正起到檔案服務(wù)部門的職能作用。檔案管理人員要樹立超前服務(wù)和主動服務(wù)意識，了解信息需求方向，充分發(fā)揮檔案的管理價值和作用。積極開展職業(yè)道德教育，發(fā)揮主觀能動性，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，即堅(jiān)持原則，又要照章辦事，甘于清苦，樂于奉獻(xiàn)的無名英雄，忠誠檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，精心做好檔案工作。

（四）加強(qiáng)檔案安全保密意識

檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)，落實(shí)檔案安全責(zé)任制，加強(qiáng)檔案安全保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須守口如瓶，不該說的堅(jiān)決不說，不能做的堅(jiān)決不做，不隨處擺放帶機(jī)密文件、資料，不準(zhǔn)擅自允許閑雜人員進(jìn)入檔案庫房重地，確保不丟失、不失密、不泄密及文件完好無損，真正把保密工作落實(shí)到實(shí)處，在安全保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。

（五）更新觀念，提高創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是促進(jìn)檔案事業(yè)的必然要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。檔案管理人員思路要創(chuàng)新，從被動坐等上門的服務(wù)方式，向主動開發(fā)檔案資源服務(wù)，由事后收集材料，變事前介入及事中參與的新的檔案管理制度；管理模式要創(chuàng)新，改進(jìn)工作手段和方法，簡化繁鎖、低效的操作步驟，提高工作效率，要善于從工作中，吸取有效的經(jīng)驗(yàn)，以服務(wù)助管理，以管理助完善服務(wù)，建立完善的規(guī)章制度，科學(xué)地制定崗位職責(zé)規(guī)范，可以減少檔案管理的隨意性，通過思想觀念的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，在創(chuàng)新中掌握現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能，使之成為勝任本職工作的高素質(zhì)人才。發(fā)揮檔案的功能和價值。

（六）建立健全激勵制度

科學(xué)地制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)責(zé)任制，把檔案管理人員的德、能、勤納入全年的考核中，把考評結(jié)果與工資、晉升、職稱評聘、先進(jìn)評選等結(jié)合起來，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、主動性、創(chuàng)造性。同時，還要獎懲分解，對完不成任務(wù)的，給予處罰，對玩忽職守，造成重大損失的給予必要的黨紀(jì)、政紀(jì)、法紀(jì)處分。只有獎罰分明，才能逐步完善檔案管理工作。

（七）協(xié)調(diào)部門關(guān)系

檔案工作是一項(xiàng)綜合性工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視，和相關(guān)部門的支持很難取得成績。因此，檔案的協(xié)調(diào)工作尤為重要。要協(xié)調(diào)好與各部門之間的關(guān)系，發(fā)揮檔案管理人員的作用，才能把多渠道的信息資料準(zhǔn)確收集歸檔。協(xié)調(diào)好相關(guān)部門的關(guān)系，才能獲得各種利用需求的信息和良好的工作環(huán)境。

總之，及時、準(zhǔn)確收集信息資料，確保完整歸檔，是檔案管理人員的職責(zé)所在，也是最重要的工作內(nèi)容。所以，在檔案信息資源整合的過程中要靈活運(yùn)用多種方法，使檔案資源更好地為社會、為人民服務(wù)提供各種服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，促進(jìn)檔案工作健康和諧地持續(xù)發(fā)展。

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