辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性

文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 梁惠志

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長期發(fā)展中形成的有保存、查證價值的歷史記錄，記載著醫(yī)院的發(fā)展歷程，有重要的歷史價值。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革，醫(yī)院在醫(yī)療條件，管理水平等各方面都發(fā)生著深刻的變化，運用科技手段記錄這些發(fā)展對醫(yī)院以后的工作起到關(guān)鍵作用。因此，利用辦公自動化手段提高醫(yī)院檔案系統(tǒng)性是十分必要的。

一、辦公自動化概念

辦公自動化也就是數(shù)字化辦公，在提高工作效率的基礎(chǔ)上可以增加協(xié)同辦公能力，調(diào)整管理體制，最終實現(xiàn)提高決策效能的目的。計算機強大的信息處理能力是辦公自動化最大的優(yōu)點，它改變過去手工操作檔案管理模式。手工操作不僅不能確保信息的完整而且隨著時間字跡會變得模糊無法辨認(rèn)，尤其是發(fā)生意外的事故信息無法恢復(fù)，費力耗時且效果不好。

對于醫(yī)院來說，確保檔案信息的完整非常重要?，F(xiàn)代的大型綜合性醫(yī)院每天的都有數(shù)以千計的工作量，醫(yī)院的行政、醫(yī)療、人事檔案等各類檔案的分類整理工作艱巨，采用辦公自動化的檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的必然選擇。

二、醫(yī)院辦公自動化檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理信息化工作不受重視，管理人員能力不足

醫(yī)院在引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備方面會花費大量的資金，但是對于檔案的信息化管理卻投入不足，檔案信息的自動化管理仍然落后，一些操作系統(tǒng)沒有進(jìn)行及時的更新。檔案管理人員往往安排一些上年紀(jì)的工作人員，一方面他們并沒掌握新的科學(xué)技術(shù)手段，另一方面醫(yī)院沒有提供給他們足夠的學(xué)習(xí)機會，這就造成醫(yī)院檔案的辦公自動化程度低，長期得不到發(fā)展。檔案管理工作雖然不及醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)化程度高，但檔案的自動話管理也需要有專業(yè)的人才，既要精通計算機操作，也要相應(yīng)的檔案管理知識和經(jīng)驗。

（二）檔案信息化管理制度不完善，管理系統(tǒng)缺少標(biāo)準(zhǔn)軟件

醫(yī)院的檔案根據(jù)不同的功能和作用可以分為十類，包括病歷檔案，文書檔案，科研檔案，人事檔案，設(shè)備檔案，會計檔案，基建檔案，聲像檔案，專題檔案，實物檔案。這些檔案隨著醫(yī)院的建立開始建立，形成時間長，但按數(shù)量相當(dāng)大。在一些大醫(yī)院如協(xié)和醫(yī)院自 1921年成立以來，近視患者的病歷檔案就達(dá)到了300萬冊。同時這些檔案有很強的關(guān)聯(lián)性，如病人的病歷檔案，患者到醫(yī)院檢查治療需要參考之前的病歷，這樣才能制定出更合理的治療方案。

目前醫(yī)院檔案的電子化管理還只是初級階段，軟、硬件設(shè)施還不夠完善，無法建設(shè)成醫(yī)院辦公系統(tǒng)高級自動化所需要的檔案管理系統(tǒng)。計算機檔案的管理軟件沒有實用性，甚至?xí)霈F(xiàn)不同部門的檔案因為使用不同的軟件無法兼容，造成檔案的雜亂無章無法管理的現(xiàn)象。這就造成雖然醫(yī)院對檔案管理投入了資金卻沒有受到好的效果的原因，造成了醫(yī)院資金的浪費。

三、醫(yī)院檔案辦公自動化管理的必要性

由于醫(yī)院檔案形成時間長，涉及范圍廣，檔案數(shù)量大等特點，加快醫(yī)院檔案辦公自化的管理迫在眉梢。

（一）辦公自動化的檔案管理可以大幅度提升檔案的及時有效性

將醫(yī)院檔案與電子互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，就實現(xiàn)了文書的處理與檔案的管理與一體，使每天的的文件材料可以及時整理分類成為電子檔案，有效的避免了文件的遺漏，保證了文件的完整和及時。尤其對于病歷檔案，需要客觀、完整、連續(xù)記錄病人診療和病情的演變過程，辦公自動化程度的不斷提高，更有利于提高醫(yī)護(hù)人員掌握病人病情的及時性和準(zhǔn)確性。

（二）辦公自動化的檔案管理保存穩(wěn)定，安全

和紙質(zhì)的檔案相比，電子文件形式的檔案壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)長于紙質(zhì)。紙質(zhì)檔案在一定條件下會發(fā)生變化，溫度，適度，不可避免的自然災(zāi)害都會破壞檔案的完整性。但是辦公自動化使檔案電子化，讀取和儲存都變得輕而易舉，根據(jù)不同的需要選擇不同的存儲載體。辦公自動化下的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)的幫助下及時傳輸，也避免了在紙質(zhì)檔案在運輸過程中容易丟失的現(xiàn)象。

四、醫(yī)院檔案辦公自動化管理的可行性

醫(yī)院檔案辦公自動化的技術(shù)可行性。辦公自動化技術(shù)日益完善，通過對人員的定期培訓(xùn)可以實現(xiàn)辦公自動化對醫(yī)院檔案的規(guī)范整理。醫(yī)院通過對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的管理水平，管理人才不僅僅要有一定的計算機操作能力還要懂醫(yī)學(xué)有一定的檔案管理知識。

醫(yī)院檔案辦公自動化管理的可行性。醫(yī)院通過學(xué)習(xí)檔案建設(shè)，制定一定的實施辦法和管理規(guī)定，完善健全檔案的管理制度，使醫(yī)院檔案辦公自動化逐步進(jìn)行。

五、結(jié)束語

辦公自動化作為信息社會重要的標(biāo)志之一，運用與醫(yī)院的檔案管理，可以更好的為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院檔案的特殊性還有時代科技的不斷發(fā)展共同決定對醫(yī)院檔案進(jìn)行辦公自動化的改革的趨勢，辦公自動化的運用將不斷推動醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化的進(jìn)程。

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