論社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化

文/吉林省四平市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 趙露露

現(xiàn)代社會(huì)的高度信息化，使人民的生活變得更為豐富多彩，云技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新信息技術(shù)的快速發(fā)展與運(yùn)用，使信息實(shí)現(xiàn)了高速、便捷、有效的傳播與交換。如果把信息化技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，那么社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理將變得更為科學(xué)、安全、有效，管理工作也會(huì)得到最大程度上的優(yōu)化。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要性分析

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化是堅(jiān)持走群眾路線的必然要求

社會(huì)保險(xiǎn)是一項(xiàng)貼近廣大人民群眾的生活的建設(shè)事業(yè)，這個(gè)特點(diǎn)決定了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作要密切聯(lián)系群眾，走群眾路線。信息化的特點(diǎn)就是信息的交互性強(qiáng)，并且擺脫了空間距離上的限制，能夠無限延伸。利用這些特點(diǎn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行信息化管理，就可以密切聯(lián)系群眾，加強(qiáng)檔案管理工作人員與人民群眾的交流，使檔案管理中的規(guī)定與條例能夠及時(shí)傳達(dá)給群眾，并且群眾的訴求也能夠得到回應(yīng)。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化能夠提高工作效能

傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理使用的是人力操作，這種工作方式會(huì)帶來信息傳遞失真、容易丟失、不夠準(zhǔn)確、工作效率低等問題。而信息化的管理方式可以有效避免這些問題，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息與社會(huì)公眾有效對(duì)接，提高管理人員的工作效率與管理水平。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化還提高了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的透明度

由于以往的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作采用人力操作，所以管理人員都是比較被動(dòng)地服務(wù)群眾。采用信息化的管理方式將使信息資源得到優(yōu)化整合，服務(wù)內(nèi)容也會(huì)大大增多。這些都將增強(qiáng)人民群眾在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的參與性，在參與中實(shí)現(xiàn)監(jiān)督，從而提高了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的透明度。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

從整體上來看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，然而道路是曲折的，工作過程當(dāng)中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些問題。

（一）管理制度不夠完善的問題

從當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀來看，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，許多工作處在混亂、無序當(dāng)中。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在制度上的缺陷，極易造成社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不全，丟失、涂改、損毀社會(huì)保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使群眾對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理產(chǎn)生不信任的心理。

（二）工作條件差的問題

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在社會(huì)保險(xiǎn)工作中不受重視的地位，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的辦公環(huán)境較差，各地的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦事處經(jīng)常出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足、場(chǎng)地不夠等問題。這給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作帶來極大的不便，也給檔案的保管帶來安全隱患。檔案管理工作中出現(xiàn)的材料易丟失、毀損等狀況在這種環(huán)境下出現(xiàn)得更為頻繁。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的對(duì)策

（一）完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，很大程度上是因?yàn)橹贫壬洗嬖谌毕?。因此，為了從根源上解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的問題，就必須完善管理制度，優(yōu)化資源、整合資源，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理在統(tǒng)一的制度管理下有序進(jìn)行，從而改變社會(huì)保險(xiǎn)檔案經(jīng)常被涂改、損毀的情況。

（二）有效利用網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)

信息化社會(huì)就是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的發(fā)展而形成的。因此，要實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化，就要充分利用網(wǎng)絡(luò)多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)。在辦公條件不夠理想的情況下，檔案管理的信息化可以降低辦公條件帶來的不利影響。比如：在檔案信息安全方面，運(yùn)用信息化的技術(shù)來保管檔案就比傳統(tǒng)的保管方式要安全得多，并且占用的空間也是虛擬的，不必要求實(shí)地上的大空間來存放紙質(zhì)檔案。當(dāng)今社會(huì)電視、廣播等信息傳播工具，以及微博、微信、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息交流渠道，為實(shí)現(xiàn)信息的交互性發(fā)揮著巨大的作用。所以，也可以利用這些平臺(tái)來加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息交互性，使群眾能夠得到最新的資訊，同時(shí)群眾的心聲也能夠在交流中得到積極的回應(yīng)。

（三）建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理具有工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜、管理難等特點(diǎn)，據(jù)研究表明，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫有利于提高檔案管理的有效性。建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫即為將被保險(xiǎn)人或被保險(xiǎn)單位的信息納入個(gè)人專屬的數(shù)據(jù)庫，實(shí)行對(duì)應(yīng)性很強(qiáng)的信息管理。比如，將被保險(xiǎn)人的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)等信息集合起來，建立一個(gè)專屬于被保險(xiǎn)人的數(shù)據(jù)庫，這樣，在管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的時(shí)候就可以快速準(zhǔn)確的定位并找到相應(yīng)的資料信息。

四、結(jié)語

信息化的時(shí)代為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作帶來很大的便利，滿足了新時(shí)期下我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)改革的需求。信息化的發(fā)展前景是光明的，道路是曲折的，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要人們?cè)陲w速變化的社會(huì)環(huán)境下不斷進(jìn)行探索與創(chuàng)新。

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