落實新政策 做好醫(yī)院《出生醫(yī)學證明》檔案管理工作

文/浙江省溫嶺市婦幼保健院 朱丹平

一、《出生醫(yī)學證明》的重要性

《出生醫(yī)學證明》檔案是指國家統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位統(tǒng)一編號，并依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，證明嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫(yī)學證明存根及相關(guān)信息、申領(lǐng)材料等具有保存價值的文件材料。近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，孩子就學、民族的更換、出國、留學等，都需要《出生醫(yī)學證明》為憑證，其檔案管理狀態(tài)必然體現(xiàn)著人口管理、社會福利狀態(tài)、人員流動監(jiān)管、社會穩(wěn)定維持等重大公共事件及民生的和諧程度及幸福指數(shù)。為了更好保護《出生醫(yī)學證明》檔案資料，確保檔案的真實性、完整性、實用性和安全性，2013年10月，浙江省衛(wèi)生廳、浙江省檔案局聯(lián)合發(fā)文關(guān)于《浙江省出生醫(yī)學證明檔案管理辦法》的通知。

二、網(wǎng)絡(luò)化管理《出生醫(yī)學證明》

自2014年1月1日起，浙江省全面啟動新版《出生醫(yī)學證明》，由原先的單機版辦證改為網(wǎng)絡(luò)辦證，即進入浙江省出生醫(yī)學證明信息系統(tǒng)，給每一位新生兒辦理《出生醫(yī)學證明》后，不需要手工上傳就能在網(wǎng)絡(luò)上保存。當前，溫嶺市對《出生醫(yī)學證明》辦理的各家醫(yī)院進行培訓，上門指導等工作，已全面落實《浙江省出生醫(yī)學證明檔案管理辦法》的實施。本文結(jié)合工作實際，談談《出生醫(yī)學證明》檔案工作中的一些體會。

（一）實現(xiàn)資源共享，方便辦證流程

應用浙江省出生醫(yī)學證明信息系統(tǒng)平臺，分娩室，手術(shù)室以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)具有接產(chǎn)資格沒有簽發(fā)資格的單位，在平臺上輸入產(chǎn)時信息，婦保院辦理出生證窗口即可看到新生兒的基本資料，在辦理過程中進行信息核對，核對無誤后，給予辦理，產(chǎn)時信息簽發(fā)狀態(tài)會顯示已簽發(fā)，以減少差錯，避免不良事件的發(fā)生。碰到有產(chǎn)時信息核對不一致的，工作人員及時與相關(guān)科室或醫(yī)院取得聯(lián)系，進行核實并修改，以方便群眾。

（二）減少工作失誤，提高工作質(zhì)量

在辦證過程中通過使用身份證掃描儀直接掃入父母親的姓名、年齡、國籍、民族、身份證號、戶籍地址等信息，既節(jié)省了辦證工作人員輸入的時間，又減少以往因輸入父母身份信息而導致的廢證率高。通過雙顯示器雙方核對信息，雙簽名等制度減少醫(yī)患間的矛盾。

（三）增設(shè)信息平臺，操作簡單快捷

《出生醫(yī)學證明》信息系統(tǒng)平臺設(shè)置出生證檔案案卷管理，操作簡單，遵循100個出生證編號的文件材料組成一卷的規(guī)定，新增案卷后輸入出生證起止編號，便會自動產(chǎn)生100個新生兒的相關(guān)信息，即出生醫(yī)學證明編號、責任者、新生兒姓名、母親姓名、父親姓名、出生日期、發(fā)證日期等，檔案工作人員只需要輸入每一位新生兒的文件材料的起始頁號即可完成此案卷的卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄可以直接打印。隨之，案卷封面上的相關(guān)內(nèi)容，如全宗名稱、全宗號、類別號、案卷號、保管期限、起止日期，件數(shù)，頁數(shù)等都會自動產(chǎn)生。與以往相比，手工錄入案卷目錄和案卷封面，大大節(jié)省了檔案工作人員的時間，避免了在輸入信息時出現(xiàn)的錯誤。

三、《出生醫(yī)學證明》檔案的查閱利用

近年來，《出生醫(yī)學證明》檔案的利用人數(shù)也越來越多，如出生證遺失補證、出生證上信息錯誤來換證、孩子遷戶、父母離婚、公安查真?zhèn)涡畔⒌?，對于來電、來函、來人查檔要遵循相關(guān)規(guī)定，提供相關(guān)證明，傳真要再復印以便保存。依法提供檔案信息查詢服務，對出具相關(guān)證明材料做好登記手續(xù)。

四、《出生醫(yī)學證明》檔案的移交工作

簽發(fā)工作完成后，將出生證檔案進行編號、整理，用相關(guān)工具固定以避免散落，造成檔案丟失，材料不齊，材料錯放等現(xiàn)象，并在3個月內(nèi)將出生證檔案及時歸檔至綜合檔案室，簽發(fā)數(shù)量較少可以收集到100編號后及時進行歸檔，如果年末仍不足100編號的，以實際占用編號組卷，出生醫(yī)學證明檔案在本機構(gòu)保管滿五年，移交同級檔案館。

五、結(jié)論

1.提高法制意識及出生醫(yī)學證明管理發(fā)放重要性的認識，增強工作人員的責任感，嚴把質(zhì)量關(guān)，減少差錯率，提高服務滿意率。

2.加強出生醫(yī)學證明簽發(fā)管理及檔案管理隊伍建設(shè)，加大對簽發(fā)信息人員培訓力度。《出生醫(yī)學證明》是具有法律效力的重要證件，簽發(fā)人員要掌握好相關(guān)的法律制度和文件，出生醫(yī)學證明發(fā)證人員要相對穩(wěn)定，對簽發(fā)人員定期進行培訓，應加大力度，開展多渠道、多形式的培訓，提高業(yè)務素質(zhì)，如需要更換崗位，必須做好交接培訓工作，以便出生醫(yī)學證明發(fā)放工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。

3.在不斷總結(jié)工作經(jīng)驗的同時，積極推進使用計算機管理出生醫(yī)學證明檔案，按照相關(guān)要求建立出生醫(yī)學證明電子檔案，使出生證管理工作更加規(guī)范、高效、便民，讓出生證檔案管理進一步跨入信息管理的時代。

[1] 農(nóng)建偉.廣西自治區(qū)百色市_2012年出生醫(yī)學證明管理質(zhì)量控制分析[J].中國婦幼衛(wèi)生雜志,2013,4(2):99～101