試析如何對學(xué)校電子檔案實施高效管理和利用

文/廣東省工業(yè)高級技工學(xué)校 李錦霞

學(xué)校的電子檔案是近些年才被引進的新興的東西，它是采用電子計算機實現(xiàn)對檔案的管理，在一定程度上實現(xiàn)了關(guān)管理的便捷性，而且電子檔案所占的空間較紙質(zhì)檔案更小一些，而且目前國家在此方面的規(guī)章制度還不夠完善，所以在實現(xiàn)對其的高效管理與利用還存在著許多的問題。

一、學(xué)校電子檔案管理中存在的問題

（一）相關(guān)制度的缺乏

雖然目前在學(xué)校的檔案管理工作中引進了電子檔案，但是學(xué)校還未就此方面做出一個完善的可行的管理制度。在許多學(xué)校，有很多的有價值的重要電子資料被分散在學(xué)校的各個部門，沒有對其進行及時的歸檔，比如學(xué)科研究檔案等資料。這些資料長期不歸檔，可能會導(dǎo)致歸檔不準確、丟失等后果的發(fā)生。另外一些電子檔案的歸檔還存在著隨意歸檔的現(xiàn)象，格式方面的統(tǒng)一程度并不高，都是不同學(xué)校依據(jù)自己的特點采用的是拷貝存檔的形式。

（二）原始性難以辨別

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，其最明顯的特點就是實體性以及單一性，可以很直觀的看出來檔案的真實性以及原始性。但是電子檔案就有所不同，由于其在傳輸、修改以及轉(zhuǎn)存的時候并不會留下痕跡，所以在管理師就很難準確分別且真實性，這一特性使其的可靠性以及原始性難以保證。

（三）管理人員的素質(zhì)不夠

在實際的學(xué)校電子檔案管理工作中，許多管理人員并不具有專業(yè)的計算機方面的知識。在實行電子學(xué)校電子檔案管理之后，不僅僅需要管理人員在檔案管理方面的只是具備完整，而且還要在計算機方面的知識也有所要求。但是現(xiàn)階段的事實是許多學(xué)校的檔案管理人員多為行政人員兼職，其在計算機方面的知識還是比較缺乏，所以就導(dǎo)致了學(xué)校的電子檔案管理工作存在之后以及混亂的現(xiàn)象。

（四）電子檔案的安全性以及保密性的問題

電子檔案有其特點：存放位置不固定、載體可以轉(zhuǎn)換、信息較為開放。這些特點使得檔案在管理和保存以及轉(zhuǎn)存的過程中可能出現(xiàn)被修改、替換甚至刪除的可能，這對本該保密的檔案的安全性造成了一定程度的威脅。另外，現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)安全問題嚴重，到學(xué)校的電子檔案容易受到外部的病毒的損壞，甚至可能被某些有不良意圖的“黑客”攻擊，造成損壞電子檔案的情況，嚴重者會使這個檔案管理系統(tǒng)崩潰。

二、學(xué)校電子檔案管理的對策

（一）完善管理制度

針對學(xué)校電子檔案管理中制度不完善的問題，可將相關(guān)的管理制度進行完善，不能在制度上留下導(dǎo)致管理不善的漏洞與隱患。在進行學(xué)校電子檔案的管理時，一定要對所有的文件進行電子歸檔，并且在文件的整理歸檔、鑒定保存的過程中要規(guī)范。在技術(shù)方面，在保存格式、所用的軟件方面，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，在對檔案歸檔時，不能出現(xiàn)遺漏缺失的情況，而且分類要明確，最終形成固定規(guī)范的管理模式。

（二）加強電子檔案的鑒定力度

由于電子檔案在使用和傳輸?shù)倪^程中容易出現(xiàn)被修改刪除的情況，所以一定要加強對學(xué)校電子檔案的鑒定力度，以防上述情況的發(fā)生。學(xué)校的檔案部門在收到電子檔案時，第一步就是要對電子檔案的原始性以及真實性進行確認。在日常的管理中，要最好保留文件的重要修改的步驟過程，這就要求工作人員做好原稿的收集以及積累的工作。

（三）提升工作人員的素質(zhì)

對現(xiàn)有工作人員進行計算機知識的培訓(xùn)，或者新招一些具有電子檔案管理知識的人員工作時解決這一問題的舉措之一。定期的對管理人員進行相關(guān)的知識培訓(xùn)，使其對電子檔案管理的新知識有所了解，在其工作中也要不斷地思考，不斷地加強自身的專業(yè)知識，并在掌握一定專業(yè)知識的時候?qū)ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題有創(chuàng)新性的思考，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（四）對學(xué)校電子檔案進行保密性管理

針對此方面的具體問題，要實行對學(xué)校電子檔案的保密性管理。再設(shè)計機密性的文件時，一定要分好密級，對于沒有相關(guān)權(quán)限的人員，堅決不允許其查閱。另在管理中，可將文件設(shè)置為只讀，這要就減少了被修改刪除的可能，保密性文件要實施脫網(wǎng)管理，以防泄密。另外，在對檔案進行轉(zhuǎn)移時，一定要全程監(jiān)督，做好密鑰管理，定期更換密鑰以提高電子檔案的安全性。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，學(xué)校電子檔案的普及型越來越高，如何實施對其高效管理，已成為現(xiàn)今的一個課題。上面大體對現(xiàn)今學(xué)校電子檔案工作中的實際問題進行了總結(jié)，并針對這些問題做出了相關(guān)的解決的建議，希望在實際的學(xué)校電子檔案工作中，為同行提供參考，使檔案工作者的工作越來越好。

[1] 山樹紅.談如何實現(xiàn)學(xué)校電子檔案的高效管理與利用[J].廣東檔案,2010(12).

[2] 左麗娜.高效檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)探討[J].黑龍江檔案,2008(2).