企業(yè)檔案開發(fā)利用的問題及對策研究

文/湖南省湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 祝曉琴

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的有價(jià)值的歷史記錄，在維護(hù)企業(yè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌中有重要的意義。隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案的重要逐步體現(xiàn)出來，企業(yè)開始認(rèn)識到企業(yè)檔案開發(fā)利用的重要性。

一、企業(yè)檔案開發(fā)利用中存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)的逐步重視，企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作取得了一定的成績，但是在開發(fā)利用的過程中仍存在很多問題。

（一）檔案館藏資源良莠不齊，檔案鑒定工作不到位

檔案是有價(jià)值的文件材料，因此不是所有在工作過程中形成的文件都要移交檔案室進(jìn)行保管。但是，由于企業(yè)工作人員對于檔案的認(rèn)識不夠，很多沒有價(jià)值的文件材料也被移送到檔案室，這不僅浪費(fèi)的檔案室的存儲(chǔ)空間，更重要的是使檔案庫房的檔案質(zhì)量下降，浪費(fèi)檔案利用者查找和閱覽的時(shí)間。另外，對于不是永久保管的檔案，檔案工作者應(yīng)該及時(shí)對保管期限已到的檔案進(jìn)行銷毀，以減少不必要的浪費(fèi)。在我國，由于思想的保守或者是其他原因，檔案進(jìn)入庫房后銷毀的數(shù)量不極少，這造成了檔案庫房的爆滿，為防止這些現(xiàn)象的繼續(xù)出現(xiàn)，應(yīng)該制定具體的銷毀制度，組建專業(yè)的檔案價(jià)值鑒定小組對檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，堅(jiān)決銷毀已失去利用價(jià)值的檔案。

（二）企業(yè)檔案室設(shè)備落后，不能滿足新時(shí)代信息資源共享的要求

信息社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各企業(yè)已經(jīng)得到普遍利用，可以說，企業(yè)工作的開展已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)，因此企業(yè)檔案的管理與開發(fā)利用離不開計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。在現(xiàn)在的大型企業(yè)中，檔案都要求數(shù)字化，便于檔案利用這在公司內(nèi)網(wǎng)中查找自己所需要的檔案信息資源。但是，現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、缺少相關(guān)人才等各方面原因，檔案室的設(shè)備仍然相當(dāng)落后，只有幾臺計(jì)算機(jī)，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。另外，檔案管理過程中需要的儀器設(shè)備，如去濕機(jī)、消毒柜等在現(xiàn)在的企業(yè)檔案室中都很少見到，這不利于檔案室檔案的長久保存，影響檔案的質(zhì)量，不要利于檔案的開發(fā)利用。

（三）檔案室工作人的綜合素質(zhì)不高，不能有效地對檔案進(jìn)行開發(fā)

企業(yè)檔案室一般隸屬于辦公室，檔案一般由秘書等工作人員管理，而這些工作缺乏專業(yè)的檔案管理與檔案利用的知識。這些檔案管理人員不能區(qū)分檔案的價(jià)值的大小，也不知道怎么使檔案得到充分的利用，使檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值的不到開發(fā)。除此之外，檔案信息數(shù)字化所需要的計(jì)算機(jī)人才也相當(dāng)缺乏，不能根據(jù)公司本身的情況開發(fā)檔案管理軟件。

（四）企業(yè)檔案監(jiān)督工作不到位，檔案管理不規(guī)范

雖然國家制定了相對應(yīng)的企業(yè)檔案管理的條例、規(guī)范，但是這些條例制定后在企業(yè)的實(shí)施情況并沒有多少人關(guān)注，也就是說沒有相應(yīng)的部門來監(jiān)督檔案管理?xiàng)l例的實(shí)施情況，使很多企業(yè)檔案的管理不受制約，都是依據(jù)以前的經(jīng)驗(yàn)來管理的，使企業(yè)檔案管理不規(guī)范，這也不利于后續(xù)檔案工作人員的開展檔案工作。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的對策

（一）提高對企業(yè)檔案工作的認(rèn)識

凡是有機(jī)構(gòu)、有組織的，其活動(dòng)必然產(chǎn)生文件記錄，凡是想長久發(fā)展的企業(yè)都要有檔案和檔案工作。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略遠(yuǎn)景，就必須在思想上形成“大檔案”的概念，應(yīng)當(dāng)建立檔案及檔案工作的意識，企業(yè)檔案室是企業(yè)重要的資源，它完整、真實(shí)、全面地記載著企業(yè)在建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的各種圖表、憑證、報(bào)表等原始數(shù)據(jù)，職工用工記錄、健康及安全記錄，以及材料供貸商的相關(guān)記錄等。

（二）重視企業(yè)檔案的鑒定工作

企業(yè)檔案的鑒定是檔案管理工作的重要組成部分。檔案鑒定工作即在檔案收集以后對檔案進(jìn)行去粗取精、去偽存真，判斷檔案是否具有保存價(jià)值以及其保管期限。首先，企業(yè)要根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，制定符合企業(yè)實(shí)際情況的鑒定制度；其次，企業(yè)要組織由不同部門工作人員的檔案鑒定小組，依據(jù)他們的專業(yè)知識來判斷檔案的價(jià)值；最后，企業(yè)要加強(qiáng)對各部門工作人員的檔案意識教育，減少檔案鑒定人員的工作強(qiáng)度。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案

電子計(jì)算機(jī)的普及使人們開始習(xí)慣于通過網(wǎng)絡(luò)來查找自己所需要的信息。為適應(yīng)人們信息獲取的方式，企業(yè)檔案室要對檔案實(shí)行數(shù)字化掃描，使企業(yè)內(nèi)部的工作人員可以通過公司內(nèi)網(wǎng)查找自己所需要的檔案信息資源。利用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案還有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一方面，利用現(xiàn)代技術(shù)建立信息檢索系統(tǒng)，方便公司職員的對檔案信息的查找；另一反面，利用網(wǎng)絡(luò)平臺公布的信息資源可以多用戶同時(shí)使用，解決多用戶同時(shí)使用文件，而文件只有一份的局面，可以加強(qiáng)職員的工作效率。利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案有利于提高檔案的利用率，提高企業(yè)工作人員的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案室工作人員的穩(wěn)定

檔案工作是一份持久性和連續(xù)性強(qiáng)的工作，要求檔案室工作人員的穩(wěn)定。目前，我國企業(yè)檔案的檔案工作人員都是以檔案室為基點(diǎn)工作，并不會(huì)長久在檔案室開展檔案工作，因此檔案室人員的調(diào)動(dòng)很頻繁。由于我國企業(yè)檔案的管理還沒有在全國范圍內(nèi)形成統(tǒng)一規(guī)范，因此，這會(huì)導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)招聘檔案工作人員時(shí)，應(yīng)該注意這一問題。同時(shí)，要提高對檔案工作者的待遇，使檔案人員愿意長久地開展檔案工作。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案的開發(fā)利用對于企業(yè)的長久發(fā)展、國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要的意義，國家和各企事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)利用，使其更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供服務(wù)。

[1][2] 葛建萍.對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展的思考[J].檔案人語,2010,7.

[3] 朱秀琴.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析及改善措施[J].技術(shù)應(yīng)用,1671-7597(2010)1010120-01.