事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/中共撫松縣委干部檔案館 陳奎武

目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理基本處于傳統(tǒng)的管理模式，人事檔案的利用率過(guò)低，應(yīng)用面狹窄。事業(yè)單位運(yùn)用逐漸成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步建立起事業(yè)單位人事檔案的信息化管理平臺(tái)，使人事檔案成為可以利用的社會(huì)資源。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位人事檔案的管理方式

現(xiàn)階段，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理實(shí)行了信息化管理，每個(gè)部門(mén)都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，這為事業(yè)單位人事檔案的管理提供了硬件設(shè)施。但經(jīng)過(guò)調(diào)查，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案的管理還存在一些問(wèn)題。很多單位依舊以人工管理為主，而純粹使用計(jì)算機(jī)管理的單位幾乎沒(méi)有，有些單位對(duì)計(jì)算機(jī)的配備只是為了應(yīng)付上級(jí)檢查做做樣子，在日常的管理中并沒(méi)有真正應(yīng)用，另外，一些單位的檔案管理軟件還不夠完善，使得檔案信息不夠完整。

（二）檔案被利用情況

事業(yè)單位人事檔案的管理應(yīng)該是面向服務(wù)的，很多單位只是單一地管理，使得檔案的主體地位受到影響。經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分人查閱檔案都是在工資、職稱(chēng)等方面，還有干部任免時(shí)需要的材料。在查閱檔案時(shí)，都是檔案管理人員幫助查閱原始資料，所以，事業(yè)單位的人事檔案利用率還是比較有局限性的。

二、事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇

（一）事業(yè)單位檔案管理工作效率提高

如果事業(yè)單位實(shí)行信息化人事檔案管理模式，那么相比于傳統(tǒng)模式來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，只需要一次錄入就可以永久保存，設(shè)置信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，使查閱者可以自行快捷高效地查閱相關(guān)資料，提高了檔案信息管理人員的工作效率，也使檔案信息的利用率有了很大提高。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提高

網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理者的計(jì)算機(jī)水平提出了更高的要求，檔案管理人員要有相應(yīng)的管理知識(shí)，可以利用信息化管理中節(jié)省下來(lái)的時(shí)間參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)自己的計(jì)算機(jī)水平和管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行完善和創(chuàng)新，從而提高業(yè)務(wù)水平。

（三）事業(yè)單位人事制度改革不斷深入

近年來(lái)，事業(yè)單位的用人制度從終身制逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楹贤疲@種制度的實(shí)行導(dǎo)致人才流動(dòng)頻繁，檔隨人走。實(shí)行信息化之后，工作人員在人事上的調(diào)動(dòng)就不會(huì)影響到檔案的管理。在招聘人才時(shí)，可以直接從網(wǎng)絡(luò)上下載所需要的相關(guān)人員檔案，這樣不僅健全了聘用人員的人事信息，也可以對(duì)聘用人員進(jìn)行監(jiān)督。

（四）人事檔案的紙質(zhì)載體得到保護(hù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理人員在查閱檔案時(shí)，都要到檔案室翻閱檔案，并將其復(fù)印或摘抄，長(zhǎng)此以往，不僅浪費(fèi)了人力物力，也對(duì)紙張有了一定的損壞。人事檔案的紙質(zhì)載體是最原始的材料，是非常重要的資料，所以人事檔案的紙質(zhì)載體應(yīng)該得到保護(hù)。實(shí)行了人事檔案管理信息化，那么就可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得資料，避免了工作人員與原始的紙質(zhì)材料直接接觸，大大降低了原始檔案的損壞程度，有效地保護(hù)了人事檔案的紙質(zhì)載體。

三、事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)

人事檔案中包含著很多不宜公開(kāi)的個(gè)人信息，提高人事信息利用效率的關(guān)鍵是人事信息的公開(kāi)程度和內(nèi)容，在現(xiàn)在這個(gè)信息化時(shí)代，應(yīng)解放思想，實(shí)事求是，在日常的檔案管理工作中遵守人事檔案的保密性，建立科學(xué)的管理模式和完善的工作流程，樹(shù)立現(xiàn)代化的信息管理理念，提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

（二）對(duì)管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

人事檔案管理工作具有保密性，這個(gè)特點(diǎn)說(shuō)明了這是一個(gè)政治性較強(qiáng)的工作，要保證資料的完好，還要確保檔案的保密性，在這個(gè)信息化的時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了一定的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)和安全技術(shù)的保障，跟上時(shí)代的發(fā)展，制定和完善各項(xiàng)法律法規(guī)和管理制度，以保障檔案信息不被破壞和盜竊。

（三）對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了各個(gè)學(xué)科之間的融合，很多新技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到了檔案管理工作中，以往的技術(shù)手段已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化的信息管理工作，這就要求員工不斷地提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作能力，以迎合現(xiàn)代化的信息管理工作，使事業(yè)單位人事檔案管理更加具有生機(jī)和活力。

四、結(jié)語(yǔ)

在新的形勢(shì)下，事業(yè)單位人事檔案的管理工作既有機(jī)遇，又面臨挑戰(zhàn)，面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要敢于更新觀念、抓住機(jī)遇，使人才信息資源發(fā)揮其最大的價(jià)值，為事業(yè)單位的發(fā)展、人才的發(fā)展、社會(huì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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