淺談檔案資料信息的管理

文/國(guó)網(wǎng)張家口供電公司 陶建華

進(jìn)入信息時(shí)代之后，我國(guó)檔案的數(shù)量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，才能使各級(jí)各類檔案管理部門認(rèn)真保存、管理、積極開發(fā)并充分利用各種檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價(jià)值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。

一、更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動(dòng)性

要充分做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就必須樹立社會(huì)服務(wù)觀念和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)觀念。一是要確立主動(dòng)服務(wù)的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動(dòng)服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動(dòng)。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動(dòng)融入社會(huì)，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競(jìng)爭(zhēng)的觀念。檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識(shí)，從而產(chǎn)生開發(fā)檔案信息資源的強(qiáng)大動(dòng)力。四是要確立市場(chǎng)觀念。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，所有工作都必須以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，并與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)相適應(yīng)。

二、豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源

要按照《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經(jīng)濟(jì)和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。要逐步擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級(jí)檔案館的館藏檔案信息，深入研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的檔案資料，根據(jù)研究成果寫成論文或報(bào)告，提供給有關(guān)方面作為參考。要針對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實(shí)信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點(diǎn)問題的參考，為推動(dòng)本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

三、擴(kuò)大科技檔案的利用范圍

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

加快檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。建立檔案管理部門網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用等相關(guān)服務(wù)。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)化和數(shù)字化。

在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。

開展在線服務(wù)，方便利用者在網(wǎng)上與檔案管理部門進(jìn)行信息交流，并提供查詢和資信服務(wù)。

（二）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，人類的信息和知識(shí)總量在急劇增長(zhǎng)，單獨(dú)一個(gè)文獻(xiàn)部門不可能將所有信息和知識(shí)全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識(shí)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

（三）規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)

過去有的單位老檔案員在調(diào)換工作時(shí)，幾乎不清點(diǎn)收藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時(shí)無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。為避免今后再發(fā)生這類情況，《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》要求新老檔案員在交接工作時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清收藏檔案的數(shù)量和門類，登記臺(tái)賬必須與實(shí)物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責(zé)任（認(rèn)證時(shí)，查近10年的交接手續(xù)）。

四、提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研

要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識(shí)和具體操作的業(yè)務(wù)知識(shí)，可以通過參觀學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步提高。檔案工作者學(xué)習(xí)掌握外語(yǔ)，是新形勢(shì)下對(duì)檔案管理人員提出的一項(xiàng)新任務(wù)，因?yàn)殡S著越來越多的部門對(duì)外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會(huì)外語(yǔ)，也就不認(rèn)識(shí)自己管理的對(duì)象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，逐步學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會(huì)使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學(xué)習(xí)使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學(xué)習(xí)的知識(shí)。檔案具有可利用率高、內(nèi)容廣、數(shù)量多的特點(diǎn)，僅靠傳統(tǒng)的手工管理已不適應(yīng)目前形勢(shì)的發(fā)展，必須運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，實(shí)行計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

五、實(shí)行文檔一體化，做好文書處理工作

文檔一體化是實(shí)現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化的有效途徑，其必由之路是在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的文件中心。

所謂文檔一體化，就是將目前各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理；而文件中心是介于文件形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。實(shí)踐表明，雖然檔案工作與文書處理工作的工作任務(wù)不同，且具有相對(duì)獨(dú)立性，但文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，由此看來，二者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了機(jī)遇。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高度重視檔案管理和信息資源的開發(fā)利用工作，加強(qiáng)檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開發(fā)利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開發(fā)利用工作與社會(huì)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步。

[1] 張福玲.淺談檔案規(guī)范化管理與信息資源開發(fā)利用[J].當(dāng)代礦工,2008(10).

[2] 謝劍波.關(guān)于理解把握《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的幾個(gè)具體問題[J].檔案管理,2007(3).

[3] 榮增鵬.檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)淺議[J].檔案,2008(4).