關(guān)于中學(xué)檔案信息化服務(wù)創(chuàng)新分析

文/吉林省延邊朝鮮族自治州延吉市第十中學(xué) 金華

一直以來(lái)，學(xué)校都十分重視對(duì)檔案工作的管理。隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作也邁入了新的發(fā)展方向。檔案的信息化管理無(wú)疑就是這一新方向，旨在于建立數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，同時(shí)確保檔案信息的準(zhǔn)確性，便于使用和保存。

一、中學(xué)檔案信息化建設(shè)時(shí)存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)較低。一方面，檔案管理專職人員的學(xué)歷偏低，年齡偏大，知識(shí)和職稱等方面都存在不合理性，致使整個(gè)隊(duì)伍良莠不齊。其次，檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的有關(guān)知識(shí)技能沒(méi)有一個(gè)較為全面的把握。

2.基礎(chǔ)設(shè)施不符合要求。許多中學(xué)都存在著基礎(chǔ)建設(shè)薄弱、資金短缺的問(wèn)題，并且將大部分資金都用于提高教學(xué)等方面，對(duì)檔案管理建設(shè)關(guān)注度較低，致使這一方面的基礎(chǔ)設(shè)施不能達(dá)到信息化建設(shè)的要求。

3.管理體制存在缺陷。沒(méi)有確立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制。

4.數(shù)字化建設(shè)較為缺失。目前中學(xué)檔案主要為紙質(zhì)，很少有數(shù)字化檔案。

5.檔案利用率不高。除此，一些檔案資料沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的收集，在整理過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類，后續(xù)的編研工作較少或缺失等等。這些問(wèn)題也是在檔案信息化建設(shè)中的阻力。

二、制約中學(xué)檔案信息化建設(shè)的因素

（一）主觀方面

目前，個(gè)別中學(xué)的思想觀念陳舊落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。他們對(duì)于檔案建設(shè)的重要作用沒(méi)有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這一建設(shè)沒(méi)有很高的意義和價(jià)值，將更多的目光投入到教學(xué)中。

（二）資金方面

資金缺乏在檔案工作中是一個(gè)普遍現(xiàn)象。國(guó)家在義務(wù)教育中投入的資金有限，而中學(xué)更是較少地將有限的資金注入到檔案建設(shè)中來(lái)，致使各項(xiàng)設(shè)備和技術(shù)很難達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）管理方面

中學(xué)普遍缺少一個(gè)行之有效的管理制度。首先，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制在中學(xué)里沒(méi)有真正建立。其次，檔案管理制度沒(méi)有完善，管理方法沿襲舊制。最后，管理機(jī)制有些木訥，在人員的聘用、分配以及獎(jiǎng)懲方面做得不到位，這在一定程度上制約了檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性的發(fā)揮。

（四）服務(wù)方面

許多中學(xué)的檔案管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，不能很好地做到愛(ài)崗敬業(yè)人，在工作中缺乏熱情和耐心，導(dǎo)致檔案的利用率不高。

（五）專業(yè)方面

檔案工作人員水平的高低，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程也有著不可忽視的影響力。許多中學(xué)檔案管理人員文化水平不高，專業(yè)知識(shí)和技能沒(méi)有達(dá)到一定的水平，致使檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，對(duì)檔案信息化建設(shè)有很大的影響。

三、提高中學(xué)信息化檔案建設(shè)的創(chuàng)新措施

（一）增強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新意識(shí)

最重要的是檔案工作觀念的創(chuàng)新。第一步，先要樹立起檔案工作服務(wù)中心的大局觀念。各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案機(jī)構(gòu)要在把握大局的基礎(chǔ)上為檔案工作提出準(zhǔn)確的定位。檔案的作用即是為學(xué)校工作貢獻(xiàn)力量，為此要緊緊圍繞主題，明確檔案服務(wù)的工作，使得檔案與學(xué)校的成長(zhǎng)相結(jié)合。第二步，用發(fā)展的眼光看待檔案工作。摒棄以往檔案工作中陳舊落后的觀點(diǎn)，做到開放、整合、融入。伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案工作也應(yīng)該做出相應(yīng)的調(diào)整措施。例如：得益于電子信息技術(shù)的發(fā)展，工作人員要在實(shí)際中多運(yùn)用信息技術(shù)，做好電子檔案。增加檔案的使用方法，提高檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的重要作用，將各類檔案資源統(tǒng)籌優(yōu)化、充分利用。把檔案工作真正融入學(xué)校的各項(xiàng)工作中去，與學(xué)校共同成長(zhǎng)、共同進(jìn)步。

（二）界定檔案分類，提升檔案質(zhì)量

學(xué)校檔案的特殊性表現(xiàn)在各個(gè)工作方面。雖然學(xué)校的檔案數(shù)量相對(duì)較少，但是其種類范圍也是比較全面的。學(xué)校檔案分類需要從實(shí)際情況考慮，運(yùn)用科學(xué)高效的分類方法，整理出符合標(biāo)準(zhǔn)的、質(zhì)量上乘的檔案。一般來(lái)說(shuō)，學(xué)校在設(shè)置檔案類目時(shí)，通常將其分為文書、教學(xué)、科技、實(shí)物、聲像、會(huì)計(jì)、教師業(yè)務(wù)這七種一級(jí)類目。這些不同類型的檔案在整理立卷完成后，還要進(jìn)行編號(hào)，來(lái)明確案卷保管日期的先后位置，保障案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，使它們富有條理。雖然學(xué)校的檔案種類多、內(nèi)容雜，但是采取科學(xué)的方法，就能夠提高檔案的管理質(zhì)量，方便檔案的檢索使用等，從而提升檔案的價(jià)值，做到合理利用。

（三）確立完善的檔案管理體制

就學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理、工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏熱情和責(zé)任，學(xué)校各部門之間沒(méi)有形成通力合作，這些都是制約檔案工作發(fā)展的重要因素。制定規(guī)范的檔案管理制度是檔案工作的重中之重，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從心底重視檔案工作，并且健全的檔案管理體系的建立，齊心協(xié)力地做好檔案工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

中學(xué)檔案工作是一項(xiàng)十分重要而基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，任重而道遠(yuǎn)。新的時(shí)期為學(xué)校檔案工作的發(fā)展提供了新的方法和空間，學(xué)校檔案工作要積極創(chuàng)新，努力改革，才能夠獲得長(zhǎng)足的發(fā)展，為學(xué)校的管理和發(fā)展提供便利，達(dá)到互利共贏。

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