基于體育學校檔案信息化及檔案服務創(chuàng)新分析

文/吉林省延邊朝鮮族自治州體育運動學校 常暉

一、當今學校檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理歷來都是學校管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理的內(nèi)容是十分繁瑣的。首先，學生的人口基數(shù)就很大，再加上體育學校學生每年進行的體測和體檢，林林總總加起來的數(shù)量是很驚人的，管理起來也十分麻煩。既要分性別、班級、年級、專業(yè)，又要將每個學生不同年份的檔案歸總收檔。這還僅僅只是學生檔案，除此之外，還有行政類文件、教務處文件、基礎(chǔ)建設(shè)類文件、教學教學基本文件以及所有實物檔案。這些都是由學校統(tǒng)一管理的，在這項浩蕩繁雜的工程之中如果僅僅只依靠人工，當然會出現(xiàn)錯漏。

另外，檔案的防潮防塵也是管理文件的重中之重，一旦檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，引發(fā)的后果都是不可估計的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人為進行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識是有高低之分的。很多文檔是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會給當事人造成很多困擾，帶來很多不必要的麻煩。

所以，傳統(tǒng)模式下的檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，所以應該順應時代的發(fā)展，緊跟時代的潮流，將檔案管理信息化，以一種更為高效便捷的方式來適應社會的發(fā)展，也能夠為學校自身更好的完善檔案管理體制，同時這也是社會發(fā)展所不可抵擋的大趨勢。

二、檔案信息化管理的必要性

學校的檔案是需要長期保存的，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的方式進行檔案保管，勢必花掉大量經(jīng)費，單是防潮防蟲外加庫房租賃就是一筆不小的開支。而且，紙質(zhì)檔的檔案是沒有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類問題的發(fā)生。電子檔的文件不僅可以隨時查閱，還可以進行上傳備份，計算機軟件可以幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應用等優(yōu)點，還能節(jié)省人力、物力的成本，便捷高效?？梢哉f，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。

檔案的信息化是學校的發(fā)展的大方向，不僅可以解放和發(fā)展勞動力，還可以提高檔案管理部門的工作效率。信息化會讓檔案的收集匯編工作有效地進行，加快檔案的整編速度，更好的為學校的其他部門和學生提供服務。將檔案信息化之后，檔案管理部門的職能也會隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，從原來的整理和保管職能變成了現(xiàn)在提供電子信息服務的職能。這可以讓學校更好更快的進行學生工作。

對于檔案的二次利用和查詢來說，信息化也能提供便捷高效的服務。學校檔案信息體系的建立讓管理者在幾秒鐘之內(nèi)就可以通過關(guān)鍵字檢索或者分類查詢的方式找到相應的信息，進行查閱、檢驗或是刪改。另外，實際應用當中，信息化的管理模式也十分實用。比如可以更快速的讓學生在校園網(wǎng)平臺上查閱成績或是進行考證報名，然后由系統(tǒng)自動反饋、整理、歸編，有效地對檔案進行使用和備份，讓學生在學校的檔案記錄變得更加透明化、公開化，從另一個角度上來說，它也具有保證公平性和監(jiān)督性的職能。

三、將檔案管理信息化的方法和途徑

（一）建立健全檔案管理系統(tǒng)

一個完善的檔案管理系統(tǒng)是進行高效管理工作的前提和保障，學校就更是如此了。一個健全的檔案管理系統(tǒng)可以幫助學校減少許多繁瑣的人工工作，一切都由信息化來完成，更好的保證的檔案管理正確率，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端。

（二）規(guī)范管理軟件的權(quán)限、加強信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

管理系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應該規(guī)范管理軟件的使用權(quán)限。畢竟電子信息的處理和歸編過程還是一個嚴謹而保密的工作，對軟件使用人員必須嚴格篩選，不能發(fā)生泄露等不符合職業(yè)道德的行為。另外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于檔案管理系統(tǒng)來說也是相當重要的，它可以讓管理系統(tǒng)更好的發(fā)揮其優(yōu)勢，保證檔案管理工作的順利進行。

（三）加強檔案系統(tǒng)的安全保障措施

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不是那么安全可靠的，網(wǎng)絡(luò)上亦存在許多竊取學校、學生信息的不法分子，因此對于電子化信息化的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)電子文件的完整性、有效性和真實性。

四、結(jié)束語

檔案信息化是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案工作水平的必經(jīng)之路。必須要重視這個問題，雖然信息化的建設(shè)道路中也會存在各種各樣的問題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此應該拿出積極的態(tài)度來面對所有可能遇到的難題和困擾，努力加強檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。

[1] 陰秀菊,王小寧,湯浪.加快科技檔案信息化建設(shè),提高檔案服務效率[J].陜西氣象,2003(01).

[2] 徐明友,魏建和,周震宇,趙海東.高校體育檔案管理平臺的構(gòu)建[J].安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院學報(社會科學版),2010(02).

[3] 白麗.試論增設(shè)“學生類”檔案之意義——寫在《高等學校檔案管理辦法》頒布實施兩周年之際[J].檔案與建設(shè),2010(10).