地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的思考

文/廣東省有色礦山地質(zhì)災(zāi)害防治中心 鄭冰瑩

信息化與全球化的快速傳播，促使著地質(zhì)檔案管理朝信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展。所謂地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，即是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)傳遞技術(shù)，把檔案數(shù)據(jù)與檔案管理項(xiàng)目盡可能地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式，從而完成檔案資源最優(yōu)化配置與整理、數(shù)據(jù)信息共享的一過程。

一、地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性與關(guān)鍵性

眾所周知，地質(zhì)檔案屬于地質(zhì)部門最初始的信息資料，是推動(dòng)地質(zhì)工作持續(xù)發(fā)展的重中之重，而地質(zhì)檔案管理項(xiàng)目則是地質(zhì)部門日常工作的內(nèi)容之一，由此可見地質(zhì)檔案是具備重要價(jià)值意義的信息資源，在地質(zhì)部門、地質(zhì)業(yè)有著不可或缺的作用。首先，地質(zhì)檔案作為現(xiàn)代信息資源的關(guān)鍵內(nèi)容之一，能夠在國(guó)家發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定、個(gè)人進(jìn)步三方面發(fā)揮著其獨(dú)特、不可替代的影響作用。此外，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、綜合型、復(fù)雜性的基礎(chǔ)性工作，需要將管理、服務(wù)、建設(shè)集于一體，方能更好地協(xié)助地質(zhì)工作正常運(yùn)行。

二、地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的全過程

現(xiàn)代的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作，主要是圍繞地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息資源，通過互聯(lián)網(wǎng)的資源共享功能，來加強(qiáng)各地政府信息網(wǎng)的聯(lián)系，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)力度，并始終堅(jiān)持“文檔統(tǒng)一、館室協(xié)調(diào)”的運(yùn)作原則，盡可能完成各地、各級(jí)、各部門、各環(huán)節(jié)的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，從而為建設(shè)完善的地質(zhì)檔案管理信息化系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。最重要的一點(diǎn)是，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)由基礎(chǔ)性工作開始，依據(jù)實(shí)際情況來開展一系列當(dāng)代地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作。

（一）收集地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息

地質(zhì)部門在開展地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息收集工作時(shí)，不但要在法定的地質(zhì)檔案形成部門落實(shí)收集工作，此外還應(yīng)當(dāng)在非法定的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息集成部門開展信息收集工作，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)將個(gè)人數(shù)據(jù)信息的收集工作落實(shí)到位。除此以外，地質(zhì)部門在進(jìn)行地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息收集的過程中，應(yīng)當(dāng)著重關(guān)注具備當(dāng)?shù)匚幕厣牡刭|(zhì)檔案，尤其是現(xiàn)行的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息資料，及時(shí)地將以上信息進(jìn)行整合，進(jìn)而通過全面的信息資源收集工作來補(bǔ)充原來的地質(zhì)檔案部門館藏資料，從而在一定程度上完善地質(zhì)部門的組成結(jié)構(gòu)，豐富地質(zhì)檔案館藏資料的種類。這是一個(gè)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持且復(fù)雜的工程，能夠?yàn)橥瓿筛哔|(zhì)量、高效率的地質(zhì)檔案管理工作提供真實(shí)、合理、可靠的依據(jù)，能夠直接擴(kuò)寬當(dāng)代地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展渠道。

（二）地質(zhì)檔案管理工作

斷定地質(zhì)檔案信息資源是否合法、是否真實(shí)、是否有效、是否存在必要的價(jià)值意義的依據(jù)，主要是取決于是否已經(jīng)收集較大數(shù)量的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息，這是因?yàn)橐坏┧占牡刭|(zhì)檔案信息資源數(shù)量過少，就會(huì)使得地質(zhì)檔案部門無法建設(shè)具有一定規(guī)模化的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，由此就無法展現(xiàn)當(dāng)代地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作的優(yōu)勢(shì)與獨(dú)特性質(zhì)，因此全面構(gòu)建全文存儲(chǔ)的現(xiàn)代化地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)庫體系就顯得尤其關(guān)鍵?，F(xiàn)代化地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)庫主要是依據(jù)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞功能來完成地質(zhì)檔案的目錄檢索任務(wù)，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)一定權(quán)限內(nèi)的文獻(xiàn)查閱，從而適應(yīng)不同階層群體的需要。

（三）科學(xué)合理運(yùn)用地質(zhì)檔案

加大對(duì)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)力度，最主要的目的是為了能夠提供有意義、有價(jià)值的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息給經(jīng)濟(jì)社會(huì)，所以地質(zhì)檔案管理工作并不應(yīng)當(dāng)僅僅局限于數(shù)據(jù)信息的收集、存儲(chǔ)管理兩方面，還應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)如何有效合理地運(yùn)用地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息資源，例如對(duì)現(xiàn)代地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息資源開展一系列分類、整理、研究、加工、管理等工作，通過檢索的方式來方便群眾查詢地質(zhì)檔案，進(jìn)而有利于地質(zhì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)利于民、便于民的社會(huì)發(fā)展目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資源最大化的利用率。

（四）深入研究開發(fā)地質(zhì)檔案管理軟件系統(tǒng)

面對(duì)辦公軟件繁多、數(shù)據(jù)信息容量巨大的局面，地質(zhì)部門應(yīng)當(dāng)盡可能地建設(shè)滿足當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的地質(zhì)檔案管理軟件系統(tǒng)，最大限度地將前段控制戰(zhàn)略、檔案管理、文案處理相結(jié)合，構(gòu)建全面落實(shí)地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)工作的管理模型，從而為促進(jìn)地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)做好堅(jiān)固的后盾。

三、現(xiàn)階段地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）結(jié)合實(shí)際情況以落實(shí)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)取決于地方區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、科技水平、社會(huì)發(fā)展水平三方面，此外各級(jí)的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作都務(wù)必要結(jié)合實(shí)際情況，始終堅(jiān)持“先試點(diǎn)，后推廣”的建設(shè)方針，堅(jiān)決抵制在未得到實(shí)踐證實(shí)前就一味盲目地購入設(shè)施設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)在基于基礎(chǔ)性工作完成的條件上逐漸開展一系列的地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作。

（二）劃分重點(diǎn)并逐步落實(shí)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)先注重重點(diǎn)數(shù)據(jù)信息檔案的儲(chǔ)存、處理、研究、加工過程，并把一些經(jīng)過一系列處理過程的地質(zhì)檔案公開，為社會(huì)大眾提供可用、可行的信息資源。與此同時(shí)，地質(zhì)檔案部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持逐步落實(shí)的工作要求，例如先優(yōu)先構(gòu)建文書地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息庫，從而為廣大的需求者提供足夠的信息資源，再構(gòu)建其它不同類型的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息庫，最終就可以確保在有限的人力、物力、財(cái)力的前提下，不斷推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化的建設(shè)工作。

（三）注重地質(zhì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全

眾做周知，現(xiàn)代的地質(zhì)檔案管理工作大部分都是在互聯(lián)網(wǎng)上開展的，可是計(jì)算機(jī)病毒卻是危害檔案安全而無處不在的重要因素，因此在日常的地質(zhì)檔案管理的過程中要注重實(shí)時(shí)地落實(shí)計(jì)算機(jī)病毒防治工作，為確保地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息的保密性、安全性、齊全性、有效性而建設(shè)合理的安全防線。例如：地質(zhì)部門務(wù)必要在計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝知名度高的殺毒軟件，且要實(shí)時(shí)地升級(jí)，此外還應(yīng)當(dāng)形成備份信息資源的習(xí)慣，而且不能夠僅僅運(yùn)用同一種殺毒軟件，盡可能同時(shí)采用多道防毒的方法。

（四）強(qiáng)調(diào)地質(zhì)檔案電子文件的儲(chǔ)存、歸檔、管理工作

地質(zhì)部門在將地質(zhì)檔案的電子文件進(jìn)行歸檔工作時(shí)，如果對(duì)于普通性的地質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)將其轉(zhuǎn)換為能夠在多種平臺(tái)上運(yùn)行的格式，進(jìn)而為后續(xù)的地質(zhì)檔案管理工作提供方便；而如果對(duì)于具有特殊格式要求的地質(zhì)檔案，則應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體當(dāng)中再增加相對(duì)應(yīng)的文件瀏覽器，從而避免因計(jì)算機(jī)技術(shù)存在差異而導(dǎo)致文件損失。

四、推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的方法

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)將重心投放在整個(gè)地質(zhì)檔案管理信息系統(tǒng)上，從縱向與橫向兩方面來逐步開展地質(zhì)檔案管理工作，且依據(jù)當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加強(qiáng)各級(jí)、各部門的聯(lián)系，從而更好地展現(xiàn)整體系統(tǒng)的作用，增強(qiáng)地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)的綜合實(shí)力。除此以外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置當(dāng)代地質(zhì)檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定與落實(shí)原則，加大對(duì)系統(tǒng)管理軟件的研究開發(fā)力度，提高電子文檔的利用率，完善與加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而讓整個(gè)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)工作充分展現(xiàn)信息化、科技化、網(wǎng)絡(luò)化的極大優(yōu)勢(shì)。

五、總結(jié)

綜上所述，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目是集服務(wù)、管理、信息技術(shù)于一體的工作，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期奮斗卻又復(fù)雜的工作，因此需要地質(zhì)部門與各界人士在運(yùn)用和實(shí)踐的過程中不斷將其改進(jìn)與完善，并且始終堅(jiān)持“實(shí)事求是、逐步落實(shí)、實(shí)用可行”的建設(shè)原則，以信息化的建設(shè)理念來打造先進(jìn)的管理系統(tǒng)，進(jìn)而讓當(dāng)代的地質(zhì)檔案管理過程逐漸融入信息技術(shù)，讓信息化貫穿地質(zhì)檔案管理與國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全過程，從而不斷推動(dòng)地質(zhì)檔案落實(shí)信息化管理。

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