淺談高校檔案工作信息化建設(shè)

文/西安交通工程學院 李紅遠

《高等學校檔案管理辦法》由教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號令的形式發(fā)布實施。是新時期新階段國家為促進高等教育又好又快發(fā)展作出的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發(fā)展的法規(guī)性文獻，對于加快推進現(xiàn)代大學管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟社會發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。隨著社會進入信息化時代，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，標志著檔案信息化建設(shè)的步伐越來越快。作為檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。

一、高校檔案工作信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和機遇

隨著以計算機為代表的信息時代的到來，檔案工作信息化建設(shè)作為國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分也迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。面對信息大爆炸的社會，必須抓住機遇，以技術(shù)和社會為驅(qū)動力，將手中“死”的檔案轉(zhuǎn)化為可開發(fā)、可利用的“活”的資源，為高校的改革發(fā)展上水平提供高效快捷的工作環(huán)境，進而提高高校辦學質(zhì)量、辦學效益和檔案的服務(wù)水平。

（一）傳統(tǒng)的檔案管理模式、技術(shù)、設(shè)備、人才因素是制約高校檔案工作信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸

傳統(tǒng)的人工管理模式下，一方面，檔案接觸的主體多再加上長期的積累，導致信息量大，不易檢索和更新維護；另一方面，硬件設(shè)備和軟件技術(shù)落后，對檔案的保密和調(diào)用有極大的制約作用；同時信息化的迅速發(fā)展給當前專業(yè)素質(zhì)參差不齊的檔案管理人員提出了巨大的考驗。

（二）高校檔案信息化建設(shè)的重要性有明顯提升

檔案記載著一個學校創(chuàng)立發(fā)展的全過程，保持著一個學校教育教學狀態(tài)數(shù)據(jù)的原始性和真實性，是一個學校辦學水平和管理水平的重要參照，是各級教育主管部門評判一個學校發(fā)展的重要依據(jù)。隨著教育事業(yè)的飛速發(fā)展，檔案工作信息化建設(shè)在支撐學校運行機制改革方面的作用顯著上升，已有許多高校將其列入校公共服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體規(guī)劃；同時校園信息公開促進了科學、法制、民主理念的傳播及開放式辦學格局的形成和發(fā)展，提升了學校的公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強化了校園文化建設(shè)。

（三）信息技術(shù)和檔案管理軟件的迅速發(fā)展為實現(xiàn)檔案工作信息化建設(shè)提供保障

檔案工作的信息化就是利用先進的計算機等技術(shù)，將文檔、圖片檔案電子化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案歸檔管理，以方便對檔案的查找、更新和選擇性共享。隨著辦公自動化的發(fā)展，現(xiàn)代電子產(chǎn)品和管理軟件開發(fā)速度更快速、出售價格也顯著下降，為高校實現(xiàn)檔案工作信息化提供了硬件方面的支持。

（四）高校檔案工作已取得部分成效為檔案工作信息化建設(shè)提供動力

各院校根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校的檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學校發(fā)展的實際情況設(shè)立檔案館，出臺辦法和規(guī)章對檔案進行具體分類；同時針對各部門情況配備專業(yè)的檔案員，對其進行業(yè)務(wù)學習和培訓，以適應檔案信息化的要求。

二、提高高校檔案工作信息化建設(shè)水平的策略

面對這些機遇，在遵循可靠性、科學性、完整性、安全性和共享性原則的前提下，對提高高校檔案工作信息化建設(shè)水平可以從解決以下兩個方面的因素著手：

（一）“硬件”因素

1.設(shè)備改進和更新。高校檔案工作信息化建設(shè)，首要目標就是要實現(xiàn)檔案信息的轉(zhuǎn)化、傳輸、交換和共享，這些都離不開計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持?，F(xiàn)有的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)已不能滿足信息微機管理的要求。為此，一方面，需根據(jù)信息的發(fā)展，文件處理的具體要求，及時的改進和更新硬件設(shè)備；另一方面，開發(fā)或購買適合于不同類型檔案館的檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)軟件。

2.開發(fā)信息資源。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案工作信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵性因素之一。現(xiàn)有的檔案信息存在規(guī)模小、信息不完善等方面的不足，往往不能滿足用戶共享等要求，導致學校部分日常操作不能正?；?、系統(tǒng)化的進行。針對此類問題，可以通過以下兩個方法提高檔案信息資源的開發(fā)進程：一是實行任務(wù)分配責任制。將學校的檔案信息開發(fā)分配到各個相關(guān)部門，各部門在壓力小、出錯少的優(yōu)勢下分別完成本季度、本年度的歸檔工作，加速檔案信息資源共享；二是聘請專家對檔案進行統(tǒng)一整理。針對檔案信息的內(nèi)容，聘請相關(guān)技術(shù)人員對檔案的收集、整理、裝訂、著錄和歸檔工作進行監(jiān)督指導，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.提高檔案員的綜合素質(zhì)。隨著信息數(shù)字化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案文本管理已不能適應信息化、數(shù)字化的要求，檔案工作的信息化建設(shè)迫在眉睫，開展這一工作，人才是關(guān)鍵。必須配備一批素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化管理隊伍。一方面，提高檔案員的入職臺階，聘用具有強烈事業(yè)心和責任感，熱愛檔案事業(yè)，堅持原則同時又精通業(yè)務(wù)的檔案工作者，在職期間，定期地組織培訓，實行業(yè)務(wù)考核，指導和鼓勵他們自學；另一方面，引進具有計算機操作又會檔案工作的信息化建設(shè)的復合型人才，并有針對性地進行信念觀念教育，讓檔案員具有較高的技能又不乏憂患意識；同時適當?shù)靥岣邫n案員待遇，調(diào)動他們的積極性和創(chuàng)造性。

（二）“軟件”因素

1.提高思想認識，增強緊迫感和責任感。在信息科學飛速發(fā)展的的今天，信息與檔案工作的結(jié)合就是更好的利用信息科學，實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案管理，促進檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展。因此，檔案員必須充分利用馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論和“三個代表”的重要思想來武裝自己，提高職業(yè)道德；結(jié)合科學發(fā)展觀，更新觀念、創(chuàng)新工作服務(wù)方式，充分認識檔案工作的重要性。

2.加大資金投入，合理分配資源。資金是檔案工作信息化建設(shè)得以順利開展和實現(xiàn)的關(guān)鍵性因素之一。因此，檔案部門要充分發(fā)揮主觀能動性，積極向相關(guān)領(lǐng)導和部門爭取更多的資金，更新設(shè)備，為實現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)搭好“階梯”；發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，滿足學校改革發(fā)展和師生的需求，將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益；根據(jù)國家和各部門關(guān)于檔案工作的法令法規(guī)，結(jié)合學校自身的特點，及時有效的開發(fā)信息，調(diào)整檔案信息的采集方向，分析服務(wù)對象，建設(shè)特色化校園檔案信息庫，統(tǒng)一歸整。

3.加強組織領(lǐng)導，實現(xiàn)規(guī)范化管理。所謂“沒有教不好的學生，只有不會教的老師”，要實現(xiàn)檔案工作信息化建設(shè)，首先就要提高領(lǐng)導的重視度，實行領(lǐng)導帶頭制，即以分管校長為領(lǐng)導，各部門檔案室為成員，以“科學、實用、共享、適用”為原則，以統(tǒng)一規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標準為基礎(chǔ)，制定符合國家要求的適合學校發(fā)展的信息化工作體制，組織協(xié)調(diào)全校的檔案工作。

4.完善制度，確保檔案信息的安全性。要給領(lǐng)導的科學決策做好優(yōu)化工作指導、擴大檔案利用。檔案管理提供檔案服務(wù)，必須具備一套相對完善的檔案工作信息化建設(shè)制度。第一，遵守《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定出符合學校實際的可行的檔案信息化建設(shè)制度，指導并完成全校的檔案工作，保障學校檔案工作信息化建設(shè)朝著現(xiàn)代化、共享化、標準化、制度化、服務(wù)化的方向發(fā)展。第二，實現(xiàn)信息共享，確保信息安全。檔案是一個學校的精神財富和文化軌跡，必須通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)權(quán)限等安全防護措施完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，確保非公開信息的安全性，實現(xiàn)財富共享與保護的“雙贏”。

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