中學(xué)檔案管理當(dāng)走數(shù)字化之路

文/德州市第二中學(xué) 袁嫣

中學(xué)檔案是記錄學(xué)生真實(shí)材料的一種重要的形式，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求，對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，以便實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化，已經(jīng)成為越來(lái)越多學(xué)校的必然選擇。但是現(xiàn)階段，由于各方面的原因我國(guó)中學(xué)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)并不是很完善，存在很多問(wèn)題。本文重點(diǎn)對(duì)于中學(xué)檔案實(shí)行數(shù)字化管理存在的問(wèn)題經(jīng)行說(shuō)明，并給出相應(yīng)的解決方案，來(lái)進(jìn)一步指導(dǎo)中學(xué)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

一、中學(xué)檔案實(shí)行數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低

中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)并不是特別重視，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用，這樣使得學(xué)校里一些專職檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及知識(shí)結(jié)構(gòu)等都不是很理想，他們大都是一些非專業(yè)人士，而且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，不但缺乏運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的能力，還對(duì)檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論和基本知識(shí)不是非常熟悉。因此，不利于中學(xué)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

（二）中學(xué)檔案數(shù)字化設(shè)施比較落后

大多數(shù)中學(xué)學(xué)校將資金主要投入到教學(xué)資源中去，相比之下對(duì)于學(xué)校的檔案管理資金投入就非常少，所以由此造成學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。檔案管理的數(shù)字化的建設(shè)所需要的一些基礎(chǔ)性硬件和軟件學(xué)校幾乎都沒(méi)有，不符合學(xué)校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)的要求。

（三）中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)水平還有待提高

隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，現(xiàn)在大多數(shù)中學(xué)學(xué)校都擁有計(jì)算機(jī)，即便是部分學(xué)校已經(jīng)形成了數(shù)字化管理模式，但是在檔案管理的實(shí)際操作過(guò)程中，利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理的工作并不是很多，檔案管理的數(shù)字化沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與外部的連接等等，這些都嚴(yán)重影響了中學(xué)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)以及完善。

二、完善中學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施

（一）提高中學(xué)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接決定了中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的高低，因?yàn)樗麄冎苯訁⑴c檔案管理工作，是檔案管理工作的主體。所以提高中學(xué)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)起著基礎(chǔ)性作用。首先，應(yīng)該從思想上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作以及檔案管理的數(shù)字化建設(shè)對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義，端正其工作態(tài)度。其次，由于大部分學(xué)校的檔案管理工作人員并非專業(yè)的檔案管理人，所以，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其真正了解并熟悉檔案管理工作。另外，學(xué)?？梢越?jīng)常開(kāi)展一些關(guān)于檔案管理的專家講座，或者是積極加強(qiáng)與其他學(xué)校的溝通交流，分享檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)等，來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。最后，要強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用能力。對(duì)檔案數(shù)字化管理主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，所以加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用是非常有必要的。

（二）完善中學(xué)檔案數(shù)字管理的相關(guān)設(shè)施

中學(xué)學(xué)校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)對(duì)一些檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施比較落后的學(xué)校來(lái)說(shuō)是比較困難的，學(xué)校要完善中學(xué)檔案數(shù)字管理的相關(guān)設(shè)施，這要求學(xué)校首先要形成一整套完整的軟硬件技術(shù)環(huán)境，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)以及終端服務(wù)器等，這是完善基礎(chǔ)設(shè)施的硬件要求。在軟件方面主要包括：學(xué)校信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、數(shù)據(jù)保密體系、組織管理體系以及相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)等，同時(shí)為保證檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，學(xué)校要擁有專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)人才。另外，由于學(xué)校資金不足，學(xué)校在其檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善上有一定的困難。對(duì)此，學(xué)校方面應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校資金的合理配置，適量加大對(duì)學(xué)校數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，提高中學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。我國(guó)政府方面可以加大對(duì)學(xué)校建設(shè)其基礎(chǔ)設(shè)施的資金扶持力度，來(lái)促進(jìn)和完善中學(xué)檔案數(shù)字管理的相關(guān)設(shè)施建設(shè)，提高檔案數(shù)字化管理水平。

（三）建設(shè)完善的檔案信息管理體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，明確檔案信息管理制度是指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，并積極建立和完善學(xué)校的檔案信息管理制度。同時(shí)由于學(xué)校檔案信息的收集工作比較繁瑣，它需要各部門之間的配合，所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮各方協(xié)調(diào)作用加強(qiáng)學(xué)校各部門之間的交流與合作，使各組織部門相互合作共同收集檔案信息，提高檔案信息數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率，為檔案信息的管理制度創(chuàng)造良好的實(shí)施環(huán)境。另外一方面，學(xué)校的數(shù)字化管理水平以及檔案信息服務(wù)水平的高低也會(huì)影響檔案管理的信息化建設(shè)。所以，學(xué)校可以通過(guò)對(duì)檔案信息管理制度的建設(shè)，完善學(xué)校的數(shù)字化檔案管理工作，提高檔案服務(wù)水平和數(shù)字化管理水平。還可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求，如檔案外借、檔案查閱、開(kāi)具檔案證明以及檔案珍品展覽等途徑來(lái)完善檔案管理工作，并從真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

三、結(jié)語(yǔ)

中學(xué)檔案實(shí)行數(shù)字化管理是其適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必經(jīng)之路，中學(xué)檔案的數(shù)字化管理有助于加強(qiáng)學(xué)校以及社會(huì)上其他單位和部門對(duì)學(xué)生檔案的高效利用。雖然現(xiàn)階段我國(guó)中學(xué)檔案在數(shù)字化管理方面還有許多工作要做，但是只要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案的數(shù)字化管理對(duì)學(xué)校以及社會(huì)發(fā)展的重要作用，找出在管理過(guò)程中遇到的困難，并及時(shí)解決，終究會(huì)建設(shè)并完善好我國(guó)中學(xué)檔案的數(shù)字化管理。

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