解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/泰興市第二人民醫(yī)院 趙群

一、檔案信息化建設涵義及其特征

檔案信息化建設是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，應用現(xiàn)代信息技術，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案信息資源收集、管理、利用和服務水平的過程。通過檔案信息化建設，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基礎框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。從整體上來看，檔案信息化建設的特征主要表現(xiàn)在以下三個方面：

（一）改革性

檔案信息化建設將信息技術手段應用到檔案工作的各個環(huán)節(jié)，使得檔案管理職能、工作機構和人員分工發(fā)生了一系列變化，推動了檔案管理模式的創(chuàng)新。同時，檔案信息化建設彌補了傳統(tǒng)檔案管理方法的不足，在檔案收集、整理、鑒定、利用、公布、銷毀等方面提出了新的觀念、理論與方法，促使檔案管理方式發(fā)生根本性的轉變，成為檔案工作改革發(fā)展的重要方向。

（二）時效性

檔案信息化建設是一項長期、系統(tǒng)的工程，需要將先進的科學技術作為有力支撐，堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新的精神推動檔案信息化建設的持續(xù)演進。在建設過程中要求檔案管理部門及時更新硬件設施和軟件系統(tǒng)，做好系統(tǒng)升級和系統(tǒng)維護工作，始終保持檔案信息化建設的時效性，不能因停滯不前而錯失發(fā)展良機。

（三）價值性

檔案信息化建設能夠擴展檔案信息資源，完善檔案館藏結構，逐步實現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享，從而大幅度提升檔案資源的利用價值。在整合檔案信息資源的過程中，檔案自身的經(jīng)濟價值、政治價值、文化價值、社會價值會隨之增值，使傳統(tǒng)的“死檔案”變成信息化的“活資料”，為檔案使用者提供更為全面、詳細的信息服務。

二、檔案信息化建設的基本內容

（一）基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設的基本條件，也是檔案信息資源開發(fā)利用的技術支撐。而檔案信息網(wǎng)絡是軟硬件基礎設施建設的核心內容，其主要功能在于實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享。為此，必須將提高計算機管理檔案普及率以及檔案管理的局域網(wǎng)建設作為當前基礎設施建設的主要任務。

（二）檔案信息資源建設

建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使其涵蓋館藏案卷級目錄和重要全宗文件級目錄。建設檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，規(guī)范電子文件歸檔管理，對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)字化管理，豐富檔案信息資源類型，提高檔案信息資源利用效率。

（三）應用系統(tǒng)建設

加大檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)力度，推廣應用具備通用性、兼容性的軟件系統(tǒng)，確保軟件系統(tǒng)能夠適應互聯(lián)網(wǎng)和政務網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設需求，適應機關文檔一體化管理系統(tǒng)的建設需求，以及示范性數(shù)字檔案館建設需求。

（四）標準化建設

建設檔案信息化法制體系和標準規(guī)范體系，使檔案信息資源描述、存儲、查詢、使用、管理等工作流程均有明確規(guī)定加以約束，進一步規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，實現(xiàn)檔案信息化建設標準化、規(guī)范化。

（五）安全保障體系建設

由于部分檔案信息當中會涉及一些重要的內容，一旦這部分信息泄漏會造成非常嚴重的后果，所以安全保障體系建設已經(jīng)成為檔案信息化建設過程中不可或缺的重要組成部分之一。這里所指的安全保障體系主要包含以下內容：檔案信息安全保障體系框架的構建；安全管理機制的完善；檔案信息安全意識的提高等等。

（六）人才隊伍建設

人才隊伍是檔案信息化建設中至關重要的因素之一，這使得專業(yè)人才隊伍建設成為檔案信息化建設過程中的關鍵內容，具體包括：對檔案業(yè)務人員新技術、新設備、新方法的培訓；信息技術知識的普及；領導干部進修等。

三、檔案信息化建設與檔案管理的措施建議

（一）完善檔案信息化工作體系

檔案信息化的建設需要相應的工作體系予以保障。因此，有必要構建起完善的檔案信息化工作體系，具體從以下幾個方面著手：其一，要明確管理體制，并對運行機制進行不斷完善。在貫徹執(zhí)行《電子文件管理暫行辦法》的基礎上，建立各部門聯(lián)動的電子文件管理機制，實現(xiàn)對電子文件的全程管理。同時，根據(jù)國家現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定，賦予檔案局相應的行政管理職能，逐步加大檔案部門在信息化建設工作中的協(xié)調力度，形成上下聯(lián)動、協(xié)同統(tǒng)一的工作體系。此外，應適當提升檔案信息化工作在電子政務建設中的比重，借此來使檔案信息化建設與電子政府同步進行。其二，要進一步完善相關的法規(guī)制度，對工作行為加以規(guī)范。應當制定檔案信息化建設專項規(guī)劃及工作任務分解表，對目標任務、完成時限以及責任單位加以明確。同時，建立完善的績效評估體系，采取以評價促建設的方式逐步推進檔案信息化工作開展。在這一基礎上，對現(xiàn)有的法律法規(guī)和規(guī)章制度進行完善，強化監(jiān)督檢查與執(zhí)法，從而保證檔案信息化工作能夠步入常態(tài)。

（二）推進檔案數(shù)字化和資源共享

檔案信息化建設的核心內容是資源建設，所有的業(yè)務工作也都需要圍繞這一核心展開。為此，在當前的新形勢下，應當將工作的重點放在推進檔案數(shù)字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進檔案數(shù)字化建設進程。應遵循科學合理的原則編制相應的工作計劃，并強化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進行。同時，應在滿足用戶使用需求的基礎上，構建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。此外，可實行紙質與電子文件雙歸檔制度，并對規(guī)定范圍內的文本與圖形文件實行關聯(lián)并存制度，借此來實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享?？筛鶕?jù)國家最新出臺的相關標準，構建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應用系統(tǒng)間的有機融合，這樣能實現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作。應遵循先易后難的原則，制定檔案信息資源共享目錄，并在此基礎上，充分發(fā)揮業(yè)務管理部門的職能作用，通過條塊結合，來提升檔案信息的實效性，進而推動檔案信息化建設。

（三）健全技術支撐和資金保障體系

進行檔案信息化建設的過程中，技術是不可獲取的重要因素之一，而各種設施的建設則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術支撐體系之外，還要確保相關資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應完善相關基礎設施建設。可將檔案信息化建設資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。同時，可采取合作開發(fā)集服務外包的方式，來創(chuàng)新檔案信息化投入機制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術攻關。其次，強化軟、硬件建設。除配備相關的設施及設備外，還要對現(xiàn)有的設備進行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境。對于檔案信息化管理與應用軟件，應加大相關軟件的研發(fā)力度，可在全國范圍內構建起統(tǒng)一的技術標準，并對技術開發(fā)企業(yè)進行分級資質認證。為保證檔案信息數(shù)據(jù)的可讀性，還應對相關產(chǎn)品的讀寫標準加以明確，即后代產(chǎn)品應當能夠對上一代產(chǎn)品實現(xiàn)完全兼容及格式升級。而不同地域的檔案信息化產(chǎn)品也應當在數(shù)據(jù)上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標的實現(xiàn)奠定基礎。再次，應加強安全方面的建設。要及時對各種殺毒軟件進行升級，并采用當前最為流行的身份認證和網(wǎng)絡監(jiān)控等技術，同時，加強訪問控制，并建立相應標準，對備份機房及其技術條件提出明確規(guī)定，保證檔案信息安全。最后，要加快推動網(wǎng)絡互聯(lián)互通進程。可以依托現(xiàn)有的省際專用網(wǎng)絡和各地政務信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)各級檔案管理部門的互聯(lián)互通，借此來構建起檔案信息網(wǎng)絡共享平臺。

（四）創(chuàng)新檔案信息服務手段

檔案信息化建設的最終目標是提高檔案的利用效率，為此，應當對檔案信息服務手段進行不斷創(chuàng)新，具體可從以下幾個方面著手開展工作：其一，提升檔案信息遠程查閱利用服務能力。根據(jù)我國現(xiàn)行的《檔案法》《保密法》以及政府信息公開條例的要求，合理設定檔案的公開級別，并建立檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，對明確公開的信息，應由主管部門負責將信息以固定格式發(fā)布到指定網(wǎng)站上。各級檔案部門可以采取鏈接的方式對相關資源進行有效整合，并逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，以此來實現(xiàn)一站式的檔案信息網(wǎng)上查閱。對部分公開的檔案信息，可以實行注冊用戶身份確認的方法，并以此為基礎提供遠程檢索服務。此外，要把握當前三網(wǎng)融合的機遇，對檔案信息服務手段進行完善。其二，應進一步提升檔案信息館內查閱服務能力。對部分不能在網(wǎng)絡上公開的檔案，可依據(jù)政府信息申請公開的程序，確認使用者身份信息后，在各級檔案館提供遠程查閱服務。借助網(wǎng)絡檢索提到傳統(tǒng)的手工檢索，為檔案使用者進行檔案查閱提供便利。

四、結論

總而言之，檔案信息化建設是檔案工作改革與發(fā)展的必然選擇。在新形勢下，檔案管理部門必須提高檔案信息化建設的重視程度，通過重塑檔案工作方式和業(yè)務處理流程，加大檔案信息資源開發(fā)和利用力度，積極推進檔案信息化軟硬件設施建設，不斷創(chuàng)新檔案信息服務手段等具體措施，推動檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展，實現(xiàn)檔案工作水平和服務水平的跨越式提高。

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