如何做好新時期文書檔案管理工作

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 王澤敬

我黨在各個革命和建設(shè)時期高度重視文書檔案管理與保護(hù)，保持了革命、建設(shè)歷史的連續(xù)完整性。然而，隨著時代的發(fā)展，特別是現(xiàn)代電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案的形成與保存形成了一定的沖擊和替代，在兩者相銜接的時代，傳統(tǒng)的文書檔案管理的模式明顯滯后，管理的方法手段也不能進(jìn)行及時有效的更新，導(dǎo)致檔案管理工作問題眾多、漏洞百出，一度削弱了文書檔案完整與保存。如何做好新時期文書檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化電子計(jì)算機(jī)科技手段搞好檔案管理工作，使之適應(yīng)新時期經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求，正是本文要探討研究的課題。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題

（一）部分單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度不夠，文書檔案的作用和地位極度下降

檔案工作在機(jī)關(guān)團(tuán)體和企事業(yè)單位屬于機(jī)關(guān)二線，體現(xiàn)不出單位的政績，因此，往往引不起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視；另一方面，我國改革開放以來，新生事物層出不窮，新的思想理念不斷涌現(xiàn)，各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的工作思路是改革創(chuàng)新，接受新思想，借鑒外來成功做法，推行新政策多于繼承傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)。這就難免使承載歷史，提供傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的檔案資料受到冷落，檔案工作的作用、地位自然削弱。專業(yè)性的較強(qiáng)的檔案，如建設(shè)圖紙資料、會計(jì)檔案相對要好于文書檔案。

（二）公文管理與檔案管理工作脫節(jié)

公文文書管理是做好文書檔案管理工作的前提，只有嚴(yán)格規(guī)范的的公文管理才能為文書檔案管理創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。然而，部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位兩項(xiàng)工作脫節(jié)，公文制作、發(fā)行、收藏各行其是，負(fù)責(zé)的檔案管理者四處追討歸檔，不負(fù)責(zé)任的則任其自留，造成應(yīng)歸檔文件不全或遲歸或漏歸。特別是實(shí)行單位內(nèi)部OA網(wǎng)無紙化辦公發(fā)文后，文字版公文不再出現(xiàn)，電子版文件更是無影無蹤，如果收藏手段不能及時跟進(jìn)，歸檔就更加困難。

（三）檔案收集、整理、保存、使用不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)

由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的不重視，公文管理與檔案工作不協(xié)調(diào)，難免影響到檔案管理本身的不規(guī)范和不認(rèn)真，檔案工作人員的積極性、責(zé)任感相對減弱，檔案管理崗位成為老弱人員的照顧崗位，或是關(guān)系戶的輕松崗位，專業(yè)技能不夠。檔案管理從收集、整理、分類、編號、編制檢索工具、裝盒保存等不能嚴(yán)格按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求進(jìn)行。音像、電子版檔案收集保存不全。檢索手段落后，不能快速準(zhǔn)確的提供服務(wù)。

二、做好新時期文書檔案管理工作的措施

（一）提高對文書檔案本身價值作用的認(rèn)識，提高文書檔案管理工作的地位

首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作重要性的認(rèn)識，克服部分領(lǐng)導(dǎo)急功近利思想和片面的政績觀，使之認(rèn)識到做好文書檔案管理工作是黨和國家千秋萬代的大事，是惠及子孫后代的長遠(yuǎn)之計(jì)。把做好文書檔案管理工作列入單位的領(lǐng)導(dǎo)的政績考核。其次提高文書檔案本身的現(xiàn)實(shí)生命力，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。改革開放初期，借鑒外來做法，結(jié)合我國國情進(jìn)行摸索實(shí)踐，形成了自己的思想和做法，并有大部分以文書檔案形式存了下來。在改革進(jìn)入深水區(qū)，需進(jìn)一步深化時，回顧改革三十年來，我國特色社會主義建設(shè)發(fā)展走過的路程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)吸取教訓(xùn)，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的有著非常重要的意義。這恰恰是文書檔案本身的價值所在。檔案工作者要主動出擊。變被動保管為積極開發(fā)，配合領(lǐng)導(dǎo)需要，及時提供有價值的文書資料，發(fā)揮檔案的價值，贏的檔案工作的地位。

（二）完善文書檔案管理制度，推行檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

用制度規(guī)范單位各部門、各系統(tǒng)的行動，使檔案管理工作形成一個完整的快速運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng)。它包括：文書制作、送交、歸檔一體化制度；歸檔判定制度；安全保管制度；檔案保密制度；檔案借閱制度；檔案管理人員工作責(zé)任制；檔案管理檢查評比制度等。制定制度要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，從實(shí)施時間上、工作程序上、實(shí)施人員上規(guī)定到位，使之有要求、有責(zé)任、有考核、有獎懲。真正起到促進(jìn)工作的作用。

按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求制定文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從文件制作、收集、歸檔判斷、裝訂、分類、編號、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。電子版、數(shù)字音像檔案，要按科學(xué)要求，制定相應(yīng)的保管辦法和標(biāo)準(zhǔn)。并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。以此促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

（三）運(yùn)用科學(xué)手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化

文書檔案管理現(xiàn)代化，就是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。一是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲容量大、檢索速度快、傳送便當(dāng)、查詢快捷的特性，將紙質(zhì)檔案的目錄、編號輸入計(jì)算機(jī)；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。二是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種檔案的快速準(zhǔn)確查找、調(diào)閱。三是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險(xiǎn)監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案室安防自動管理。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)，確保各項(xiàng)措施落實(shí)

文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化離不開管理人員素質(zhì)的提高，只有標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的人，才會有工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。提高素質(zhì)，一是要給檔案管理崗位配備檔案專業(yè)人才和電子技術(shù)人才。二是要對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)提高培訓(xùn)，使之盡快勝任檔案管理和電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的工作。三是加強(qiáng)檔案管理人員的黨性、責(zé)任心、保密規(guī)則教育，提高他們的的職業(yè)素質(zhì)。

三、結(jié)束語

以上是對如何做好新時期文書檔案管理工作的一點(diǎn)體會和粗淺認(rèn)識，作為引玉之石，與各位同仁商榷，以探索出做好文書檔案管理工作的新思路。共同為提高我國文書檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。