大學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策分析

文/吉林省安圖縣人才中心 馬金財(cái)

檔案記錄著歷史發(fā)展的真實(shí)過程，是信息時(shí)代最可靠的信息來源，大學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、校園生活以及各種表現(xiàn)情況，是學(xué)校教育、培養(yǎng)人才的重要參考資料，也是大學(xué)生在畢業(yè)后參加工作的重要資料。對于用人單位，招聘者也可以從大學(xué)生檔案中判斷出其與招聘崗位的匹配程度，因此說大學(xué)生的檔案管理對于學(xué)生的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，但在檔案管理過程中存在很多的問題，本文針對這些問題就如何加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

一、大學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

（一）大學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不足

現(xiàn)在很多學(xué)校的大學(xué)生對于檔案的去向不關(guān)心，只有在用人單位需要檔案時(shí)才會(huì)去尋找，學(xué)生對于建檔的意識很薄弱，在平時(shí)需要填寫表格時(shí)，出現(xiàn)用圓珠筆填寫，信息填寫不及時(shí)等問題，還有的對自己入團(tuán)、入黨時(shí)間、擔(dān)任的職務(wù)等都記不清楚，導(dǎo)致檔案中信息填寫不正確或者直接不記錄。

（二）缺乏相關(guān)發(fā)法律、法規(guī)的約束

改革開放以來，我國頒布了很多關(guān)于學(xué)生管理的文件、條例等，但對于大學(xué)生的檔案管理沒有提出相應(yīng)的管理制度，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了學(xué)生檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性不足，因此出現(xiàn)了把學(xué)生檔案放在學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行管理或者放在學(xué)校人事處和干部人事一起管理，有的直接把檔案分發(fā)在各個(gè)院系，分散管理。以上的各種管理方式，都反應(yīng)出學(xué)校對于學(xué)生的檔案管理工作缺乏重視，沒有固定的人員編制，也沒有工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，因此出現(xiàn)學(xué)生檔案管理雜亂無序的現(xiàn)象。

（三）檔案整理不規(guī)范，收集的信息量不足

目前很多檔案中的材料書寫不夠標(biāo)準(zhǔn)、紙張大小不一，手續(xù)不完備，簽章不符合要求，頁面隨意設(shè)置還沒有寫明具體日期，甚至還出現(xiàn)材料缺失、信息不完整的現(xiàn)象，很多大學(xué)生的等級證書資料、四六級證書、競賽證書等都不及時(shí)歸檔，出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性。而目前大多數(shù)學(xué)校歸檔的資料為學(xué)生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績、體檢表、入黨入團(tuán)材料等，在現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些信息已很難滿足用人單位的需要，現(xiàn)在用人單位在檔案中更想獲知的是關(guān)于學(xué)生的誠信、創(chuàng)新能力等方面的信息，而這些內(nèi)容在檔案中很難找到，雖然有少量的檔案中有記錄，但都是千篇一律的說法，沒有顯現(xiàn)的特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。

二、解決大學(xué)生檔案管理問題的對策

（一）從規(guī)范化的角度出發(fā)，促進(jìn)大學(xué)生檔案管理制度的建立

大學(xué)生檔案管理的實(shí)施是對學(xué)生真實(shí)情況的記錄，對于提升學(xué)校自身管理水平也有很大的幫助，應(yīng)該考慮在法律法規(guī)的引導(dǎo)下，結(jié)合學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，盡快頒布關(guān)于大學(xué)生檔案管理的文件、條例等，確保檔案管理工作有章可循，在規(guī)范化準(zhǔn)則的指導(dǎo)下完善大學(xué)生的檔案管理工作不僅是學(xué)校教育教學(xué)水平的體現(xiàn)，還是未來管理工作的趨勢走向，在完善的檔案管理制度下，針對學(xué)生信息的不同特征對檔案信息進(jìn)行有效歸類，可在根本上保障學(xué)生的基本利益。

（二）擴(kuò)大檔案歸檔范圍，全面記錄學(xué)生的成長歷程

全面推進(jìn)素質(zhì)教育是我國教育事業(yè)的一項(xiàng)重大改革，在大學(xué)生的檔案中應(yīng)詳細(xì)的記錄在教育改革中學(xué)生的成長歷程，以往的檔案不能涵蓋歷程的原貌，用人單位對學(xué)生不能進(jìn)行全面準(zhǔn)確的了解，因此，應(yīng)當(dāng)加大大學(xué)生的歸檔范圍，通過檔案的真實(shí)資料了解到學(xué)生個(gè)性發(fā)展的特征，更好的服務(wù)于學(xué)生的管理工作和就業(yè)，將大學(xué)生在校期間的智、體、美、勞、心理狀態(tài)、個(gè)性特征、發(fā)展?jié)撃芎驼\信記錄等記錄在檔案內(nèi)，為用人單位提供全面了解人才的資料。

（三）優(yōu)化大學(xué)生檔案管理人員的配置，提高其工作能力

在大學(xué)檔案管理人員配置上，要從專業(yè)性的角度出發(fā)，結(jié)合學(xué)校自身情況，提高管理人員的專業(yè)水平和素養(yǎng)及管理工作人員的實(shí)施質(zhì)量，對檔案管理的專業(yè)人才定期進(jìn)行培訓(xùn)，并實(shí)施單獨(dú)的工作量考核，提高管理人員的積極性。

（四）對大學(xué)生的檔案要做到及時(shí)收集，有效整理

大學(xué)生的檔案記載著他們在大學(xué)中這幾年的各種變現(xiàn)，在后期學(xué)生就業(yè)和擇業(yè)中發(fā)揮著重大作用，因此對檔案管理的方式方法不能和以往的一樣，等到學(xué)生畢業(yè)時(shí)統(tǒng)一整理歸檔。應(yīng)在學(xué)生被錄取的那天起就要做好建檔工作，等到學(xué)生入學(xué)后及時(shí)收集其個(gè)性特點(diǎn)、班級情況等，并按照國家規(guī)定的要求記錄在檔。現(xiàn)在大學(xué)生在校期間會(huì)有很多的等級證書以及獲獎(jiǎng)證書等，每一份材料都是大學(xué)生能力與成長的體現(xiàn)，這些資料，管理人員都應(yīng)該及時(shí)跟有關(guān)部門進(jìn)行索取，以便將信息準(zhǔn)確歸檔。

[1] 任潔,喬茂有.對高校學(xué)生檔案管理的思考[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2012(05).

[2] 單芹華.大學(xué)生檔案管理存在問題及建議[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào),2012(06).