高校畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策

文/福建省泉州市洛江區(qū)人事人才公共服務(wù)中心 張麗妹

高校畢業(yè)生人事檔案是高校畢業(yè)生從小學(xué)入學(xué)以來到大學(xué)（研究生、博士等等）畢業(yè)期間的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等各個方面發(fā)展情況的真實反映和記錄，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。如何做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，已經(jīng)成為人事管理工作中的一項重要任務(wù)。下面，本人就當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在的問題及解決問題的思路及對策，提出自己的幾點看法。

一、高校畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，很多剛剛走出校門的高校畢業(yè)生忙著找工作，往往忽略了自己的人事檔案，沒有把檔案轉(zhuǎn)移的問題放在心上的現(xiàn)象愈演愈烈。有調(diào)查顯示，有近4成高學(xué)歷求職者都加入了“棄檔族”，很多畢業(yè)生根本不知道自己的檔案放在哪里，也沒有意識到人事檔案沒處理好將給自己帶來很多麻煩。

有相當(dāng)部分高校畢業(yè)生認為，找工作帶上簡歷、證件什么的就可以了，現(xiàn)在用人單位招聘肯定不會看檔案了，只要有能力勝任工作就行。而且現(xiàn)在跳槽是經(jīng)常的事情，繁雜的檔案手續(xù)反而牽制了畢業(yè)生的行動。

一份人事檔案里到底有些什么東西？檔案對于畢業(yè)生的工作有什么影響？高校畢業(yè)生的檔案袋中，主要包括4項內(nèi)容：《高校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》《全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)報到證》《學(xué)生集體常住人口登記表》或《戶口遷移證》。其中畢業(yè)生的人事檔案記錄著學(xué)生的個人經(jīng)歷，包括各個時期的學(xué)籍卡、成績單、獎懲證明、黨團資料、工作經(jīng)歷等，并且都是原件。當(dāng)畢業(yè)生參加工作后，會面對如轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、人事調(diào)動、社保福利、工齡計算等問題，這些方面都離不開檔案。人事檔案如果沒有管理好，很有可能就成了流動人口或“凈身戶”，等到工作單位落實、晉級或招考時，才發(fā)覺自己的檔案并不在學(xué)校也不在用人單位。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問題

（一）高校畢業(yè)生對人事檔案管理重要性的認識不足

由于部分高校畢業(yè)生對個人檔案重要性認識不到位，相當(dāng)一部分高校畢業(yè)生對個人人事檔案采取了漠視的態(tài)度，按相關(guān)規(guī)定，大學(xué)生畢業(yè)后經(jīng)個人申請，檔案可以在學(xué)校寄放兩年。于是一些尚未落實工作單位或選擇到非戶口所在地工作的大學(xué)畢業(yè)生便將檔案丟在學(xué)校，并在日后的職位流轉(zhuǎn)中無暇顧及檔案。

（二）高校及人才市場人事檔案管理制度不健全

高校及人才市場的檔案管理職能部門沒有建立健全完善的、規(guī)范化的人事檔案管理制度和實施細則，有的高校和人才市場甚至沒有單獨設(shè)立人事檔案管理部門，沒有設(shè)置專職檔案管理技術(shù)人員，有些高校和人才市場管理相對混亂，人事檔案管理服務(wù)不規(guī)范、不到位。有些檔案管理人員魚龍混珠，素質(zhì)低下，沒有接受專門崗位資格考試、崗位培訓(xùn)、崗位驗證，人事檔案管理意識薄弱，以管“倉庫”的意識來管“人事檔案”。

（三）高校及人才市場人事檔案管理辦法落后

人事檔案需要單獨存放、專人管理、高效檢索，從目前各地人事檔案管理的機制和辦法來看，大部分還存在手段落后的普遍現(xiàn)象，在創(chuàng)新意識、先進技術(shù)、信息化建設(shè)等方面還缺乏新思路。有些單位甚至沒有配備專用計算機和專業(yè)人事檔案管理軟件，現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段和計算機、信息化技術(shù)沒有得到很好的運用和推廣，造成了高校畢業(yè)生人事檔案管理的落后。

三、做好當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路及對策

（一）提高高校畢業(yè)生人事檔案管理意識

加強高校畢業(yè)生對人事檔案重要性的認識，通過學(xué)校畢業(yè)說明會、班會、學(xué)校BBS、校報等平臺，將人事檔案的重要性以及人事檔案對就業(yè)后相關(guān)職稱、學(xué)歷、戶口等重要資格認定的重要性加以宣傳，樹立人人都要重視人事檔案管理的意識。要使廣大高校畢業(yè)生認識到，人事檔案不是可有可無的，它對畢業(yè)生就業(yè)后的生活、學(xué)習(xí)、工作都有著十分重要的意義，是用人單位選人用人的重要參考資料。

（二）規(guī)范高校畢業(yè)生檔案管理制度

要大力提高高校及人才市場人事檔案管理水平，提高高校畢業(yè)生人事檔案管理的服務(wù)水平。高校畢業(yè)生人事檔案管理職能機構(gòu)要重新認識和定位人事檔案的意義和重要性，重視高校畢業(yè)生人事檔案的建檔質(zhì)量。要按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定文件精神，認真收集相關(guān)資料，尤其要注重收集那些能夠體現(xiàn)高校學(xué)生綜合素質(zhì)、思想道德品質(zhì)、實踐能力、評先評優(yōu)等相關(guān)材料。

（三）提升現(xiàn)代化人事檔案管理水平

要增強人事檔案管理的創(chuàng)新意識，在立卷管理上創(chuàng)新，在技術(shù)工作手段上改進。比如在檔案組卷的形式上，要考慮到怎樣裝訂才能做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序。檔案工作者也要加強自身能力建設(shè)，要積極參與繼續(xù)教育培訓(xùn)，工作中要善于思考，多動腦筋，積極創(chuàng)新，爭取在管理上能夠事半功倍。同時，還要加強現(xiàn)代化、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高人事檔案管理的效率和水平。

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