醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

文/四川省達(dá)州市宣漢縣中醫(yī)院 黃忠

一、目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理機(jī)構(gòu)不規(guī)范、管理滯后

我院文書檔案、科技檔案等由院辦公室負(fù)責(zé)，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理負(fù)責(zé)，其它部門的檔案如：體檢中心、放射科、病理科、胃腸鏡科、超聲影像科等檔案由各業(yè)務(wù)科室自己保管，這就形成了檔案各管各的局面。況且各個(gè)科室也沒有專職檔案管理員，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)又不專業(yè)。由于檔案管理制度不健全，部分很有價(jià)值的文件材料得不到相當(dāng)?shù)闹匾暫徒y(tǒng)一管理，造成檔案收集效率不高不全，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息與檔案管理資源缺乏整合性，跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，不利于科學(xué)的管理。

（二）檔案專業(yè)人員素質(zhì)有待提高

我院從事檔案管理人員流動(dòng)性大，大部分是從行政、后勤等部門轉(zhuǎn)崗過來，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍較低，如病案管理人員只能做基本的整理、編目、首頁的錄入、上架等工作，沒有精力進(jìn)行檔案編研、信息開發(fā)與利用，存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，難以適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案資源未充分利用

正是由于檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、人員素質(zhì)不高造成了對(duì)檔案資源的重要作用認(rèn)識(shí)不足，大部分人員乃至高層領(lǐng)導(dǎo)都只認(rèn)為檔案工作就是把資料整理好、裝訂好、規(guī)檔好、保管好的日常工作，因?yàn)樵谠侯I(lǐng)導(dǎo)心中認(rèn)為不能給醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不銷毀，能查檔就行了。在實(shí)際工作中由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等因素的限制，對(duì)檔案管理工作根本不重視，檔案信息資源也沒有得到很好的開發(fā)，造成了檔案利用率不高，資源沒有得到最大化的利用。

（四）檔案管理無遠(yuǎn)景規(guī)劃

我院由于醫(yī)療用房緊張、因而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等未納入規(guī)劃中，“六防”設(shè)備不配套，管理設(shè)備陳舊、技術(shù)落后，目前檔案管理基本還是在手工記錄、手工查閱，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，因此檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

二、提高醫(yī)院檔案管理的措施

（一）科學(xué)規(guī)化、科學(xué)建檔、科學(xué)管理

建立科學(xué)的檔案管理體系，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，逐步完善檔案管理的歸檔、上架、保管、借閱、查閱、庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，減少了檔案管理的隨意性、能保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。能使醫(yī)院各個(gè)部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將本科的檔案統(tǒng)一規(guī)檔，落實(shí)專人收集，讓檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)是直接關(guān)系檔案管理水平高低的基本條件，醫(yī)院要抓好隊(duì)伍建設(shè)，改變醫(yī)院檔案管理人才現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)要加強(qiáng)，積極支持在職檔案管理人員到正規(guī)專業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)習(xí)，不斷夯實(shí)知識(shí)面，熟悉并掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，積極支持并鼓勵(lì)自學(xué)。要長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)化，著手檔案管理人員梯隊(duì)建設(shè)，以適應(yīng)檔案管理工作的需要，以提高檔案管理水平，對(duì)檔案管理人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育也不要忽視，從根本上提高思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)。

（三）強(qiáng)化檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案制度建設(shè)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視是推動(dòng)檔案管理工作的精神支柱，要在日常工作中大力宣傳醫(yī)院檔案管理的重大意義，督促相關(guān)人員加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使全院干部職工都充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，在日常診療過程中要認(rèn)真做好所有資料的書寫、保存。將檔案管理納入各科室責(zé)任目標(biāo)中，責(zé)任到人，與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，實(shí)行監(jiān)督機(jī)制，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)造性培養(yǎng)，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高檔案質(zhì)量。

（四）加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展起著承上起下的作用，醫(yī)院應(yīng)在遠(yuǎn)期規(guī)劃中要充分考慮到檔案管理建設(shè)方面，不斷增加投入，逐步配備適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理方面的軟硬件設(shè)施設(shè)備，改變古老的手工操作。逐步實(shí)現(xiàn)檔案目錄和部分內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)加強(qiáng)各臨床、后勤等部門之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足日常對(duì)外查閱、對(duì)內(nèi)調(diào)閱、以及醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求。

總的來說，要想把醫(yī)院的檔案管理科學(xué)化靈活運(yùn)用，就要使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代科學(xué)化，科學(xué)用好檔案管理，對(duì)于提高醫(yī)院檔案利用率及醫(yī)院科學(xué)的發(fā)展是非常有利的。從觀念上革新采取有效措施，從而為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)出這份力量。

[1] 隋麗珍.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式,提高醫(yī)院檔案管理的有效性[J].祖國(guó)·教育版,2014,04.

[2] 左友玲.探討加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理以促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展[J].中國(guó)科技博覽,2014,19.