事業(yè)單位檔案管理面臨的困境及出路探索

文/吉林省白城市鎮(zhèn)賚縣發(fā)展和改革局 張井艷

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的平穩(wěn)發(fā)展，我國的各項(xiàng)企業(yè)改革逐漸滲透到人群中，事業(yè)單位面臨著更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，單位的檔案管理工作就是其中的一項(xiàng)尤為重要工作。但是隨著事業(yè)單位改革的深入，檔案管理相繼出現(xiàn)了各種各樣問題，所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高檔案管理工作水平。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

事業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存的信息量非常之大，且檔案與事業(yè)單位的很多重要工作流程有著密切的關(guān)系，如：對(duì)工作人員資料的審查、優(yōu)秀職工的選拔、人事管理等。所以，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，將檔案進(jìn)行分類整理，以有助于單位的工作人員在查詢檔案時(shí)很快找到所需要的資料。但在現(xiàn)實(shí)生活中，相當(dāng)多的工作人員并沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作就是指抄寫資料、整理檔案，這項(xiàng)工作的技術(shù)含量較低，此類錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和思想阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的順利發(fā)展。同時(shí)，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)簡單的工作，這些領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)思考如何去提高檔案管理水平，如何提高檔案管理工作人員的工作效率。如果一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，那么管理人員更加不會(huì)對(duì)檔案管理工作提起重視。

（二）管理設(shè)施落后，管理人員整體素質(zhì)不高

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大部分事業(yè)單位都采用了系統(tǒng)化的管理體系，但是發(fā)掘技術(shù)方面還比較落后，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)也沒有在管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。有些事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境比較差，庫房條件簡陋，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備配備不齊全。另外，事業(yè)單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能水平不高，沒有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理分類，這便直接影響了檔案管理的整體水平。有的單位在管理檔案的過程中，片面的注重檔案的保管與收集，而極大忽視了檔案的開發(fā)利用。

二、提升事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

（一）提高檔案管理人員的工作能力

在檔案管理的過程中，首先，應(yīng)當(dāng)不斷提高工作人員自身的認(rèn)知能力，明確職工職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案系統(tǒng)化、科學(xué)化管理的宣傳力度，持續(xù)完善檔案管理制度，進(jìn)一步提高管理人員的工作能力。事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該在工作中不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在確定工作人員職責(zé)的前提下，提高其工作能力。其次，要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案是國家珍貴的財(cái)富，也是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，促使工作人員能夠意識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性，增強(qiáng)其使命感和榮譽(yù)感，以激發(fā)工作人員的工作熱情。

（二）增加投入資金，改善檔案管理的工作環(huán)境

隨著科技的提升，許多新技術(shù)被廣泛應(yīng)用在管理工作中，而檔案管理工作也需要新技術(shù)的支持。因?yàn)闄n案管理人員的工作量非常大，檔案管理人員的工作包括檔案信息的整理、分類、保存等，如果引進(jìn)高科技，則能大大地減輕管理人員的工作量。我國國土面積廣闊，各個(gè)地區(qū)的發(fā)展速度也不一致。有的地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展水平較低，單位的檔案辦公條件也相對(duì)較差。遇到這種問題時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理部門可以向政府申請(qǐng)?jiān)黾又卫碣M(fèi)用，申請(qǐng)被批準(zhǔn)之后，單位的檔案管理人員可以利用這筆經(jīng)費(fèi)改善檔案管理辦公環(huán)境。另外，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)管理軟件的研發(fā)，先進(jìn)的管理軟件有助于提高檔案管理人員的工作效率，在某種程度上也減輕了檔案管理的工作強(qiáng)度。

（三）構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

現(xiàn)如今，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，在了解和掌握事業(yè)單位檔案管理發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，以嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作態(tài)度，加強(qiáng)單位檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理培訓(xùn)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤以及縮微技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作聯(lián)系起來，遵循管理網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的原則，構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，積極做好檔案管理與信息服務(wù)工作，以便于提高事業(yè)單位檔案管理的整體水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，目前事業(yè)單位的檔案管理出現(xiàn)諸多問題，單位的工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，管理人員整體素質(zhì)不高，管理設(shè)施落后，因此事業(yè)單位需要及時(shí)采取有效措施，單位檔案管理人員則應(yīng)當(dāng)提高自身的工作能力，改善檔案管理的工作環(huán)境，構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

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