新時期事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展

新時期事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展

本文從現(xiàn)有的情況出發(fā)，對檔案管理工作信息化的特點進行了分析研究，并結(jié)合其中的問題，提出了具體的解決措施。

事業(yè)單位；檔案管理信息化；作用；對策

社會經(jīng)濟水平的不斷提高使得我國總體的信息化建設進程加快。而信息化建設的發(fā)展也表明，越來越多的行業(yè)工作需要計算機及網(wǎng)絡的輔助來提升總體的工作質(zhì)量和生產(chǎn)力。

在信息化技術還未應用到事業(yè)單位建設中時，其檔案管理工作大部分由人工完成。由于操作數(shù)據(jù)的繁瑣和檔案種類的龐雜，人力、物力消耗較大，且工作質(zhì)量難以符合單位預期要求，導致很多相關工作無法有效展開，工作水準大大下降。信息技術的應用除去解放了檔案管理工作人員之外，也讓檔案管理工作更加節(jié)省時間和空間，傳送更加方便，保存和整理更加便捷。因此，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設已經(jīng)成為檔案管理工作的必由之路，對于檔案工作建設的規(guī)劃發(fā)展具有重要作用。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的特征

（一）檔案存儲環(huán)境優(yōu)化

在舊有的檔案管理工作中，檔案的記錄媒介多為紙張，而由于紙張的保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等的特點，檔案管理資料需要定期進行重新記錄和整理，檔案的存放時間較短，存放條件限制也較多。因此，從這一角度來說，在進行檔案管理過程中，事業(yè)單位要專門選取合適的儲存環(huán)境進行檔案的存放和整理。另外，由于記錄和整理工作大部分由人工操作完成，工作量大，工作內(nèi)容反復。不過，在信息化技術引入到單位的檔案管理之后，檔案大部分都可以存儲到電子硬盤當中，且可以根據(jù)需要對檔案進行復刻或備份。相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，電子磁盤占據(jù)的空間大大減小，只要防止過多的磁場干擾，電子檔案不會受到蟲蛀或者天氣環(huán)境等的影響，優(yōu)勢立顯。

（二）檔案使用、查詢便捷

傳統(tǒng)的檔案由于大多有紙張記載形成，耗費檔案管理工作人員大量的時間和精力進行整理，因此檔案資料相對來說都十分珍貴，所以在借閱和查詢時，程序都較為繁瑣。另外，由于借閱使用的過程中，檔案與粉塵進行了大量接觸，因此檔案很容易受到磨損，更加劇了檔案管理工作的困難。而信息化檔案管理建設可以在減少檔案占據(jù)的時間和空間的同時，保障檔案管理工作的外部共享和內(nèi)部使用都較為方便。在進行檔案查閱時，相關工作人員只要利用電子信息搜索和查閱的功能尋找相關的資料，不必多次查閱卷宗，盡可能避免了檔案資料的磨損。另外，檔案管理查閱的手續(xù)也更加簡便，借閱人員可以根據(jù)需要隨時進行檔案查閱。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的問題分析

（一）工作人員對檔案管理工作認識不足

事業(yè)單位的領導和其他部門的工作人員對于檔案管理工作認識不足主要表現(xiàn)在其認為，檔案管理工作只是對事業(yè)單位工作內(nèi)容的總結(jié)，對于單位整體的建設和發(fā)展并沒有任何作用，因此檔案管理工作無法得到大部分單位工作人員的支持，其信息化建設受到嚴重阻礙，信息化管理水平也不高。

（二）檔案管理資金投入不夠

在事業(yè)單位的檔案管理信息化進程中，其需要專門的設備進行數(shù)據(jù)處理和管控，而由于事業(yè)單位的領導和其他工作人員對于檔案管理工作的重要性認識不夠，因此檔案管理工作的資金投入有限，即使有些部門能夠認識到信息化建設對于檔案管理工作水平提高的重要性，但是信息設備資金投入仍未能得到有效落實。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理信息化建設需要使用專門的計算機設備，但是傳統(tǒng)的檔案管理人員大都沒有受過先進技術的培訓，因此其面對新興的技術設備，并不能有效發(fā)揮自身的主觀能動性，事業(yè)單位的檔案管理工作水準更無法有效提高。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展路徑研究

（一）加強對事業(yè)單位檔案建設相關人員的深入教育和啟發(fā)

隨著信息技術的不斷發(fā)展和計算機的大力普及，事業(yè)單位的各項工作都離不開電子辦公，而檔案的種類和數(shù)量的不斷增多，也給檔案管理工作帶來困難。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應這個時代的需要，只有將檔案管理同信息化管理相結(jié)合，才能讓檔案在分類、統(tǒng)計、檢索等方面更加方便、快捷、有效，從而在工作中發(fā)揮出檔案管理信息化應有的作用和優(yōu)勢。因此，要加強對相關檔案管理人員的教育，提高其技能素質(zhì)，同時啟發(fā)他們通過理論的學習與實際工作相結(jié)合，發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，對工作方法進行改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理人員工作技能的提高，從而實現(xiàn)檔案管理信息化工作水平的全面提高。

（二）增加對事業(yè)單位檔案信息化建設投入力度

首先，要增強事業(yè)單位負責人對檔案管理信息化的認識，只有當負責人深入了解到檔案管理信息化的重要性，才會大力支持檔案管理的信息化建設，從而使其成為檔案信息化建設的堅強后盾；其次，要加大對資金的投入力度，對檔案管理信息化建設中需要的硬件、軟件設施進行投入和完善，能夠大大提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和完整性，保障檔案管理信息化在日常工作中的高效運轉(zhuǎn)；最后，還要對檔案的各種信息進行實時處理，及時更新數(shù)據(jù)資料，保證各項數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，提高檔案管理的信息化水平。

（三）構建安全科學的管理機制

檔案管理信息化建設的初衷是為了更好的為社會服務、為人民群眾辦事，所以事業(yè)單位的檔案管理部門要盡可能多對檔案信息進行補充，并建立一套安全科學的管理機制，從而實現(xiàn)檔案信息利用的最大化，同時也能夠達到資源的共享功能。并且建立一套安全、科學的檔案管理機制，也是為了能夠最大限度的解決社會上虛假信息的出現(xiàn)，維護社會秩序，保障人民生命財產(chǎn)安全。

（四）加強對檔案信息資源的建設

檔案信息資源的建設是檔案信息化建設的基礎，沒有檔案信息就無從談起管理。因此，事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設中，首要任務就是要建立一個擁有完整規(guī)模的檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫。當然，對檔案信息的管理不僅要注重局部的管理，更要注意檔案在事業(yè)單位全局管理中的統(tǒng)一調(diào)配。因此，可以從以下幾個方面來進行：第一，建立起完整系統(tǒng)的檔案目錄中心，將分散的檔案信息進行集中管理；第二，加快對檔案信息資源的數(shù)字化進程，提高數(shù)據(jù)信息化管理的使用效率；第三，同其他社會信息資源系統(tǒng)相連通，是數(shù)據(jù)中心成為國家檔案資源網(wǎng)的一部分，實現(xiàn)全國資源共享，更好地為人民群眾提供服務。

（五）積極做好檔案的保密管理工作

當今社會是信息大爆炸的時代，信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前要更快、要更廣。當事業(yè)單位對檔案管理實施信息化建設時，如果各種檔案、信息都在互聯(lián)網(wǎng)上進行交流傳播，將會嚴重威脅到事業(yè)單位的信息安全，為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此，在事業(yè)單位進行檔案信息化管理中，要積極做好檔案的保密管理工作，定期維護單位的信息安全，提高數(shù)據(jù)信息的安全性，維護單位信息安全。首先，事業(yè)單位可以建立相關的檔案保密管理機制，對檔案的各種數(shù)據(jù)信息加強安全管理；其次，要讓單位員工，尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視，加強對員工素質(zhì)的培養(yǎng)，防止信息的內(nèi)部丟失；最后，還要加強事業(yè)單位的網(wǎng)絡安全性，防止檔案信息被黑客攻擊而丟失。

四、結(jié)語

綜合以上情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化水平的加強和發(fā)展，需要單位領導和其他工作人員，尤其是檔案管理工作人員認識到檔案管理工作重要性的前提下，加大信息化建設的資金投入，進而有效提升檔案管理人員的素質(zhì)，保證檔案管理工作信息化水平的不斷提高。

[1]朱琳.基于信息技術視角下的事業(yè)單位檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務,2011(10).