對當前電子文件歸檔工作的思考

文/國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司 夏歡

隨著無紙化、網(wǎng)絡化辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的廣泛使用，特別是近年來國家檔案局大力推進數(shù)字檔案室的建設，使電子文件歸檔工作的重要性更加凸顯。為了確保電子文檔工作的有序開展，國家檔案局2010年頒布了《電子文件管理暫行辦法》指導電子文件管理及歸檔工作的開展。筆者結合自身從事電子文件歸檔工作的實際經(jīng)驗，對電子文件歸檔工作主要做到“三明確”，較好地完成了電子文件歸檔工作。

一、歸檔范圍的明確

歸檔范圍堅持“以我為主”的原則。傳統(tǒng)的歸檔方式主要考慮文件之間的關聯(lián)關系，在這種情況下可以忽略文件的生成者，將電子文件組合起來便于檢索和利用。但在電子文件情況下，這樣歸檔容易使同一網(wǎng)絡中或服務器上，同一個電子文件大量重復存在，無法很好的保證電子文件的原始性，因此要盡可能地減少來文電子文件的歸檔。對于來文的歸檔，可以采取承辦單歸檔的方式進行，即承辦單位在辦理過程中形成了與該電子文件密切相關的承辦信息，這些信息依附在來文電子文件上，需要把來文電子文件的著錄信息(除正文外的基本信息)與承辦信息一同歸檔。

建立起適用于電子文件的歸檔范圍和保管期限表。由于文件生成方式的不同，電子文件在歸檔過程中必須“封裝”所有的背景信息，包括軟、硬件信息、網(wǎng)絡平臺信息及開發(fā)者信息等等。因此要建立電子文件專用的歸檔范圍和保管期限表，將背景信息類、軟硬件信息、元數(shù)據(jù)內(nèi)容等作為必備內(nèi)容歸入歸檔范圍，標明保管期限，原則上這些信息與電子文件的保管期限相同。

保管期限可以適當放寬。隨著信息技術的發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術的不斷成熟，海量信息的存儲和檢索利用技術的突破，是電子文件歸檔后的保管和利用都有了全新的前景，特別是電子文件對物理存儲空間較紙質文件節(jié)省的多。因此在電子文件歸檔的過程中可以適當放寬保管期限。在保管期限的劃分上，文書檔案已經(jīng)開始推行標示年份的方法，電子文件可以同樣參照進行，但原則上不在系統(tǒng)內(nèi)設立自動刪除功能，防止對到期檔案的誤刪除。

二、歸檔流程的明確

建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)。電子文件伴隨著計算機和信息技術發(fā)展而不斷改變存在形態(tài)，從最初電子化存貯的文件，到目前基于網(wǎng)絡系統(tǒng)的電子文件，其內(nèi)涵和外延都發(fā)生了根本性的改變。當前，電子文件的歸檔必須利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)中具有自動標識、自動歸檔、劃分保管期限、自動鑒定、數(shù)據(jù)恢復等功能專用子系統(tǒng)來完成。在系統(tǒng)建設過程中，檔案部門要及時提出需求，使系統(tǒng)的開發(fā)滿足文件和檔案工作的實際，確保具有保存價值的所有電子文件，經(jīng)過文件產(chǎn)生者立卷歸檔后，通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門，實行統(tǒng)一管理。

按照規(guī)定的時限完成歸檔工作。根據(jù)國家檔案局的有關要求，電子文件歸檔工作在每年6月底前完成，主要是將上一年度形成的有價值的電子文件，經(jīng)鑒定、整理后交給本單位檔案部門，按照確定的保管期限進行保存，并根據(jù)工作需要提供利用，保存期限到期后移交檔案館。相對于電子文件網(wǎng)上歸檔工作來說，收發(fā)文部門還應將電子文件進行備份，同樣移交單位檔案部門作為電子檔案進行管理保存。

嚴格做好歸檔文件的備份工作。電子文件的歸檔工作應當以數(shù)據(jù)備份工作的完成為結束標志。經(jīng)過專用系統(tǒng)進行邏輯歸檔的文件，經(jīng)過網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案工作部門，在確認歸檔無誤后，檔案工作部門要對所有歸檔的電子文件進行備份，備份載體按照其保存壽命等因素，可以按照只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬盤等順序進行選擇，根據(jù)國家規(guī)定不允許采用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。脫機保存除了完成本地保存外，還要根據(jù)要求及時完成異地備份，確保電子文件的絕對安全。

三、歸檔注意事項的明確

首先，檔案工作者應當具有與電子文件管理相匹配的能力素質。電子文件歸檔是整個電子文件管理的一個重要的環(huán)節(jié)，是檔案事業(yè)當前和今后長期面對的新挑戰(zhàn)。檔案工作者要在掌握傳統(tǒng)紙質文件歸檔的基礎上，加強對電子文件管理基礎知識的學習，不斷提高檔案信息化、數(shù)字化知識和計算機及信息應用技術，為電子文件歸檔和管理工作順利開展奠定基礎。

其次，文件形成部門、檔案部門、信息技術部門共同協(xié)作完成電子文件的歸檔工作。從工作分工來看，文件形成著熟悉文件產(chǎn)生的整個過程，了解電子文件的背景信息，能夠較為全面和準確的判定電子文件的價值；檔案部門熟悉電子文件管理的國家標準和制度規(guī)定，能夠從檔案管理的角度提出意見建議，是歸檔工作的管理者；網(wǎng)絡部門是電子文件歸檔的護航者，其設計的相關管理系統(tǒng)是確保電子文件歸檔的基礎。

再次，做好電子文件歸檔中的保密工作。在目前的辦公系統(tǒng)內(nèi)，一般會對產(chǎn)生的電子文件進行技術加密，確保文件的安全。在歸檔的時候，必須對相關文件進行解密處理，注明相關的檢索信息，進行脫機保存。對于標定了密級的電子文件，歸檔時應將同一密級和保管期限的文件集中備份，按照規(guī)定集中同一管理，確保不發(fā)生失泄密事件。

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[2] 吳春明.“跨學科、跨領域、跨機構”科研項目電子文件歸檔探析[J].北京檔案,2014,06:16-19.

[3] 方凌志.機關檔案工作中的問題與對策研究[D].安徽大學,2014.