論新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)

文/華僑大學(xué)工商管理學(xué)院 駱嶠嶸

學(xué)院辦公室既是一個(gè)綜合管理部門(mén)，又是一個(gè)具體的辦事機(jī)構(gòu)，在整個(gè)學(xué)院的運(yùn)作中，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐作用。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，尤其是高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展以及高校改革的不斷深入，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作從職能、內(nèi)容、地位及工作重點(diǎn)都發(fā)生了新的變化。在這種新形勢(shì)下，對(duì)辦公室工作提出了更新、更高的要求，這就要求辦公室隊(duì)伍建設(shè)要緊跟時(shí)代發(fā)展的需要，努力建設(shè)一支積極進(jìn)取，有創(chuàng)新精神，踏實(shí)苦干，團(tuán)結(jié)協(xié)作，精悍高效的高素質(zhì)管理干部隊(duì)伍。

一、提高人員素質(zhì)是搞好學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的基本前提

建設(shè)高素質(zhì)的辦公室隊(duì)伍，既是不斷發(fā)展的新形勢(shì)和新任務(wù)的客觀要求，也是辦公室隊(duì)伍自身建設(shè)的迫切需要，沒(méi)有高素質(zhì)的辦公室工作人員，也就沒(méi)有高素質(zhì)的辦公室服務(wù)工作。因此，為適應(yīng)新時(shí)期辦公室工作的需要，作為辦公室人員，應(yīng)具備以下三個(gè)方面的素質(zhì)要求：

（一）政治思想素質(zhì)

政治素質(zhì)是辦公室人員工作的精神動(dòng)力，是理解黨和國(guó)家辦學(xué)方針、政策，提高工作水平的保障，也是對(duì)辦公室人員的根本要求。只有具備了較高的政治素質(zhì)，才能促使辦公室人員提供工作的積極性，才能發(fā)揮其才能，為學(xué)院教師和學(xué)生服務(wù)，促進(jìn)學(xué)院的建設(shè)與發(fā)展。因此，作為辦公室人員，必須樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。要進(jìn)一步加強(qiáng)政治思想學(xué)習(xí)，努力掌握黨的教育方針和各項(xiàng)政策，要有堅(jiān)定的理想信念和較高的理論與政策水平；要有全心全意為人民服務(wù)的思想和無(wú)私奉獻(xiàn)精神；要有任勞任怨、極端負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度；更要具有崇高的道德修養(yǎng)和愛(ài)崗敬業(yè)精神。

（二）文化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

文化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，一方面指文化程度，另一方面是指實(shí)際工作能力。在大學(xué)辦學(xué)目標(biāo)和任務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變的新形勢(shì)下，對(duì)辦公室工作任務(wù)等提出了新的要求。首先，辦公室人員應(yīng)具有更高的文化素質(zhì)，這不僅要具有哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)等方面的知識(shí)，還要多懂一些歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)和社會(huì)知識(shí)，學(xué)好文字學(xué)、語(yǔ)言修辭學(xué)、邏輯學(xué)和相關(guān)法律。其次，要了解或熟悉有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如經(jīng)濟(jì)管理、行政管理、科技管理、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)和思想工作等方面的內(nèi)容。在目前學(xué)院辦公室規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，學(xué)院的組織結(jié)構(gòu)需要不斷的變化，辦公室人員的分工將會(huì)更加細(xì)化。因此，要求學(xué)院辦公室人員要掌握一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，精通業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作，以適應(yīng)新形勢(shì)下辦公室工作的要求。

（三）綜合素質(zhì)

辦公室人員工作的多樣性、復(fù)雜性，決定了辦公室人員需要具有較高的綜合素質(zhì)，從事辦公室工作的人員，不僅要具有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還要有綜合素質(zhì)。在實(shí)際工作中，要求辦公室人員不僅能說(shuō)、能寫(xiě)、能學(xué)、能干外，還要有思考問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題及隨機(jī)應(yīng)變的能力。這就要求辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，通過(guò)各種途徑如崗位培訓(xùn)，在職學(xué)習(xí)、業(yè)余進(jìn)修或脫產(chǎn)培訓(xùn)等形式，不斷充電、更新知識(shí)，全面提高綜合素質(zhì)。辦公室人員不光是忠實(shí)的執(zhí)行者，還應(yīng)要是參謀者和決策者，要求要有自己的思想、理念，要有分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。因此，需要不斷地提高自身綜合素質(zhì)，為出色完成新時(shí)期的辦公室工作提供必備的支撐條件。

二、制度管理是開(kāi)展辦公室隊(duì)伍建設(shè)的基本保證

由于辦公室特殊的地位和工作任務(wù)，要實(shí)行規(guī)范化管理，建設(shè)一支辦事高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的管理隊(duì)伍，就必須要有一套比較科學(xué)的管理制度。制度管理是辦公室隊(duì)伍建設(shè)的重要手段之一。當(dāng)前，辦公室制度建設(shè)著重要抓以下幾個(gè)方面：

（一）制定和完善管理制度

根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，制定和完善符合辦公室工作要求的管理制度，使辦公室人員有制度的規(guī)范和約束，辦事有章可循，如辦公室收發(fā)登記，簽發(fā)制度、傳閱制度，文書(shū)管理制度、信息反饋制度、檢查督辦制度等。

（二）建立崗位責(zé)任制

辦公室人員在辦公室工作中都有自己的管理崗位，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，建立崗位責(zé)任制，把辦公室工作內(nèi)容納入制度管理軌道，是做好辦公室工作的基本保證。如我院制定的辦公室主任崗位職責(zé)、教學(xué)秘書(shū)崗位職責(zé)、科研秘書(shū)崗位職責(zé)、研究生秘書(shū)崗位職責(zé)、學(xué)院行政干事崗位職責(zé)及教務(wù)員崗位職責(zé)等，使辦公室人員能夠責(zé)任明確、各負(fù)其責(zé)。

（三）制度管理要與時(shí)俱進(jìn)

管理制度的訂立并非一成不變，隨著我國(guó)高等教育在不斷改革和發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)和任務(wù)也在不斷地發(fā)展變化之中，辦公室的職責(zé)也在不斷變化。因此，管理制度也要結(jié)合實(shí)際情況作相應(yīng)的改變，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要。

（四）建立完善的制度監(jiān)管和績(jī)效管理機(jī)制

制度的建立是學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，在制度的實(shí)施中，如果沒(méi)有一套監(jiān)管的辦法加以監(jiān)督，有的制度就形同虛設(shè)，得不到很好的貫徹實(shí)施，因而也就難以達(dá)到管理的效果。因此，必須要有比較完善的監(jiān)管措施加以制約，如制定考核指標(biāo)，實(shí)行定期抽查制度，采取實(shí)際調(diào)查和民意測(cè)驗(yàn)，通過(guò)檢查評(píng)比等。通過(guò)檢查評(píng)比，可以反映出各院系辦公室制度的落實(shí)情況，同時(shí)也促進(jìn)了辦公室業(yè)務(wù)制度建設(shè)的不斷完善，有利于辦公室工作朝著制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

三、獎(jiǎng)懲并用的激勵(lì)制度是加強(qiáng)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的重要手段

目前學(xué)院辦公室人員的辦事作風(fēng)、辦事效率備受學(xué)院師生的關(guān)注，由于學(xué)院辦公室工作的重要性和復(fù)雜性，各級(jí)單位對(duì)學(xué)院辦公室的要求和期望較大，在針對(duì)辦公室人員而提出的要求，這些要求隱含著高校師生、在對(duì)學(xué)院辦公室工作的期望，要想使這種期望變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，需要一定的投入。目前形勢(shì)下，辦公室人員的待遇與其對(duì)辦公室工作所做的貢獻(xiàn)還不太相對(duì)稱(chēng)，各學(xué)校學(xué)院辦公室人員待遇基本上處于最低級(jí)。為加強(qiáng)學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)，鼓勵(lì)辦公室人員提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，需要建立與之相一致的激勵(lì)制度，對(duì)工作效率高、服務(wù)態(tài)度好、貢獻(xiàn)大的同志給予獎(jiǎng)勵(lì)，以更好的發(fā)揮其作用，同時(shí)也起到示范效應(yīng)，激勵(lì)和鞭策他人努力工作。同時(shí)，對(duì)工作態(tài)度不認(rèn)真、工作馬虎、服務(wù)質(zhì)量差、教職工意見(jiàn)大的辦公室人員要給予懲罰、以警效尤。懲罰分明以防止吃大鍋飯?jiān)趯W(xué)院辦公室隊(duì)伍中存在，同時(shí)也可以提高學(xué)院辦公室人員的激勵(lì)效果。在當(dāng)前形勢(shì)下，對(duì)學(xué)院辦公室人員的獎(jiǎng)勵(lì)可以采取評(píng)聘職稱(chēng)、績(jī)效工資發(fā)放、二次分配等形式，而懲罰則可以采取扣發(fā)獎(jiǎng)金、不予聘用、轉(zhuǎn)崗、末位淘汰等手段，獎(jiǎng)懲的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)可以建立相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，有領(lǐng)導(dǎo)、師生打分的方式，當(dāng)然，無(wú)論采取什么樣的獎(jiǎng)懲辦法，公平、公開(kāi)、公正則是前提條件。

四、目標(biāo)管理是實(shí)施學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)的根本要求

當(dāng)前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的建立和不斷完善以及高校改革的進(jìn)一步深入，由體制改革引發(fā)的機(jī)制轉(zhuǎn)換使各方面工作面臨著一種新的局面、新的形勢(shì)。新時(shí)期下，要求辦公室隊(duì)伍建設(shè)要緊跟時(shí)代的步伐，對(duì)辦公室工作提出更新、更高的要求，需要辦公室提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。辦公室人員只有進(jìn)一步增強(qiáng)使命感、責(zé)任感和緊迫感，與時(shí)俱進(jìn)、更新觀念，才能更好地把握時(shí)機(jī)，迎接挑戰(zhàn)，以新的思想觀念、新的精神面貌、新的工作作風(fēng)以及新的工作方法做好各項(xiàng)工作。針對(duì)辦公室的工作特點(diǎn)，本人認(rèn)為在當(dāng)前新形勢(shì)下，辦公室隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)管理應(yīng)突出在以下三大方面，即樹(shù)立一個(gè)目標(biāo)；搞好二個(gè)服務(wù)；實(shí)行三個(gè)轉(zhuǎn)變。

（一）樹(shù)立一個(gè)目標(biāo)

要把辦公室隊(duì)伍建設(shè)成為一個(gè)政治堅(jiān)定、紀(jì)律嚴(yán)明、協(xié)調(diào)高效、廉法奉公的辦事機(jī)構(gòu)，更好地為學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（二）搞好二個(gè)服務(wù)

一是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是每個(gè)辦公室人員的職責(zé)，不僅要做到優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)意圖，而且還要做好深化服務(wù)。由于領(lǐng)導(dǎo)有行政和教學(xué)雙重任務(wù)，負(fù)擔(dān)較重，因此不可能對(duì)每項(xiàng)工作都事必躬親，考慮得那么周到，辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，就應(yīng)該領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要搞好超前服務(wù)。所謂超前服務(wù)，指的是辦公室人員要站在全面的角度，在自身工作職責(zé)的范圍內(nèi)，想領(lǐng)導(dǎo)所想和來(lái)不及想的問(wèn)題，把工作做在領(lǐng)導(dǎo)所想和未想之前。為了使工作做得主動(dòng)積極，超前服務(wù)必須把握兩個(gè)方面的工作：一方面是超前獲取領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的信息，在工作上早準(zhǔn)備、早部署、力爭(zhēng)主動(dòng)；另一方面要超前調(diào)研，向領(lǐng)導(dǎo)提供建議當(dāng)好謀略。二是為教學(xué)、科研和師生服務(wù)。辦公室人員必須把自己的全部工作看作是為師生服務(wù)的過(guò)程。在這一過(guò)程中，辦公室人員只有盡義務(wù)的責(zé)任，想師生之所想、急師生之所急，把困難留給自己，把方便讓給別人，這本身也是每個(gè)辦公室人員應(yīng)有的職業(yè)道德素養(yǎng)。

（三）實(shí)行三個(gè)轉(zhuǎn)變

一是隨形勢(shì)的發(fā)展，辦公室工作已經(jīng)從過(guò)去偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策，由原來(lái)被動(dòng)辦理事務(wù)向主動(dòng)參與政務(wù)、管理事務(wù)的轉(zhuǎn)變；二是由依賴(lài)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變；三是由過(guò)去滿(mǎn)足搞好對(duì)內(nèi)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樵鰪?qiáng)開(kāi)放意識(shí)、內(nèi)政外聯(lián)有創(chuàng)新思維的主動(dòng)服務(wù)。

五、總結(jié)

綜上所述，在新時(shí)期，加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，必須要從辦公室人員的素質(zhì)入手，通過(guò)各種途徑的培養(yǎng)和學(xué)習(xí)，不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，并在管理方面，加強(qiáng)制度化建設(shè)，采取必要的激勵(lì)手段，實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍的目標(biāo)化管理。只有建設(shè)一支高素質(zhì)的、團(tuán)結(jié)高效的辦公室隊(duì)伍，才能適應(yīng)新形勢(shì)下高校發(fā)展的需要；才能適應(yīng)學(xué)院制下辦公室職能轉(zhuǎn)變的需要；才能使學(xué)院在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。同時(shí)，在對(duì)辦公室人員要求其履行職責(zé)的同時(shí)，也要給予其相應(yīng)的權(quán)力和適度的獎(jiǎng)勵(lì)，為辦公室作用的發(fā)揮提供條件，學(xué)校及學(xué)院也要重視辦公室人員的作用，把學(xué)院辦公室管理和隊(duì)伍建設(shè)作為戰(zhàn)略的高度來(lái)抓。