關(guān)于新形勢(shì)下提升民辦高校辦公室管理效能的實(shí)踐與思考

文/應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合管理辦公室 成庭羽

一、民辦高校辦公室工作的特點(diǎn)

（一）辦公室職能多元化，工作任務(wù)重

公辦高校的黨群部門通常設(shè)有組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢等部門，而民辦高?；疚捶衷O(shè)這些部門，而是黨政合一的辦公室就包攬了這些部門的所有工作職責(zé)，此外還要承擔(dān)學(xué)校的行政管理事務(wù)。這就要求民辦高校辦公室要一專多能、精簡(jiǎn)高效，這也是民辦高校迫切需要提高辦公室管理效能的客觀原因。

（二）辦公室人員穩(wěn)定性差，工作效率低

相較于公辦高校，民辦高校的獨(dú)立性和自主性更大，其辦公室在崗位設(shè)置、人員配備等方面更實(shí)際、更精簡(jiǎn)、更靈活。而民辦高校辦公室的崗位精簡(jiǎn)，必然導(dǎo)致人少事多，并且很多都是半路出家，比如有些是從企業(yè)轉(zhuǎn)到學(xué)校，或是從教師、教輔等其他隊(duì)伍中調(diào)整到行政崗位，因此人員穩(wěn)定性差，專業(yè)水平更是參差不齊，工作效率低下。

二、影響民辦高校辦公室管理效能的原因分析

（一）對(duì)辦公室工作職能的認(rèn)識(shí)不夠

民辦高校辦公室作為學(xué)校聯(lián)系上下的橋梁和紐帶，其重要性是毋庸置疑的。但在實(shí)際工作中，從上到下，包括很多領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)對(duì)辦公室工作職能界定不清，將辦公室工作簡(jiǎn)單地定性為“打雜”，認(rèn)為辦公室工作無(wú)非就是收發(fā)文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務(wù)性工作。在定崗定編的時(shí)候，辦公室人員一律不納入專業(yè)技術(shù)人員之列。由于思想觀念的誤區(qū)，辦公室人員的工作積極性大打折扣，專業(yè)特長(zhǎng)難以得到發(fā)揮，很難樹(shù)立起長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，辦公室的參謀決策、綜合協(xié)調(diào)、督辦、公關(guān)等重要職能得不到充分的發(fā)揮，這樣導(dǎo)致了辦公室整體的工作處在低水平狀態(tài)。

（二）辦公室人員隊(duì)伍整體偏弱

隊(duì)伍偏弱主要體現(xiàn)在文化水平偏低、專業(yè)性不強(qiáng)、技術(shù)不高、不穩(wěn)定等方面。而導(dǎo)致隊(duì)伍整體素質(zhì)不高的主要原因有三個(gè)：一是人才引進(jìn)隨意性比較大。由于民辦高校沒(méi)有事業(yè)編制，高水平的年輕人才引不進(jìn)來(lái)，人才引進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)很難確定，沒(méi)有形成合理的人才梯度結(jié)構(gòu)。加上人為因素的影響，某個(gè)崗位存在隨時(shí)換人的情況。二是現(xiàn)有人才缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)。民辦高校辦公室人員很多都半路出家，有些是從企業(yè)轉(zhuǎn)到學(xué)校，或是從輔導(dǎo)員、教師隊(duì)伍中選，參差不齊。出于辦學(xué)成本考慮，民辦高校辦公室人員很少有外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，工作水平很難上臺(tái)階。三是待遇低，缺少激勵(lì)機(jī)制。辦公室屬于清水衙門，工作人員就像老黃牛一樣，年復(fù)一年，日復(fù)一日，默默無(wú)聞，工作業(yè)績(jī)不容易顯露。所以，辦公室人員待遇普遍偏低，很難上去。

（三）缺乏系統(tǒng)的規(guī)章制度和規(guī)范管理

規(guī)范健全的規(guī)章制度是高?？茖W(xué)發(fā)展的重要保障，但當(dāng)前多數(shù)民辦高校的首要任務(wù)仍然停留在規(guī)模擴(kuò)張上，缺乏正規(guī)的管理和健全的制度。工作中，依然存在種種狀況，很多規(guī)章制度間缺少銜接性，一些文件出臺(tái)的時(shí)間缺乏科學(xué)、連續(xù)性。民辦高校辦公室工作強(qiáng)度大、事務(wù)繁雜，除了公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦等一些常規(guī)工作外，還有諸如各部門工作協(xié)調(diào)，外事服務(wù)、來(lái)賓接待等輔助工作。面對(duì)如此繁冗雜亂的工作，沒(méi)有一整套科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和辦事流程，極易造成管理混亂。特別是在面對(duì)一些重大活動(dòng)、突發(fā)事件時(shí)，建立一整套科學(xué)的管理規(guī)章制度是至關(guān)重要的!這不僅能讓辦公室工作忙而有序，還能在一些關(guān)鍵時(shí)刻彰顯學(xué)校的聲譽(yù)，維護(hù)學(xué)校形象。

三、提升民辦高校辦公室管理效能的路徑

（一）加強(qiáng)高素質(zhì)專業(yè)化的辦公室工作隊(duì)伍建設(shè)

扁平化管理作為現(xiàn)代企業(yè)一種高效的管理模式，具有機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、效率高、管理幅度大等特點(diǎn)。高校辦公室實(shí)行的傳統(tǒng)“金字塔”式層級(jí)管理體制存在人浮于事、效率低下等弊端，民辦高校辦公室可以充分發(fā)揮管理體制和運(yùn)行機(jī)制自主靈活等特點(diǎn)，引進(jìn)企業(yè)的扁平化管理模式，有利于實(shí)現(xiàn)效率、效果、效益的最大化。以民辦高校辦公室崗位設(shè)置為例，大多以黨政辦合署辦公為主，主任一肩挑兩職，下面設(shè)文秘、行政綜合、黨務(wù)綜合、宣傳、檔案管理等崗位，共2級(jí)管理層；有些規(guī)模大一些的學(xué)校，在主任下面增設(shè)主任助理或副主任一職，相比傳統(tǒng)辦公室從主任、副主任、科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)到普通人員5級(jí)管理層更優(yōu)化。層級(jí)壓縮，精簡(jiǎn)人員，明確崗位工作目標(biāo)和職責(zé)，各司其職，各盡所能，業(yè)務(wù)上直接接受主任或副主任指導(dǎo)。每年，實(shí)行輪流換崗。這樣，每個(gè)崗位人員都能獨(dú)當(dāng)一面，成為業(yè)務(wù)能手。這對(duì)調(diào)動(dòng)辦公室人員積極性，提高辦公室工作效能創(chuàng)造了條件。

（二）完善制度建設(shè)，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范管理是民辦高校在激烈競(jìng)爭(zhēng)中得以脫穎而出的最基本因素，只有規(guī)范管理的民辦高校才能獲得社會(huì)各界的真正認(rèn)可，才能可持續(xù)發(fā)展下去。因此，民辦高校辦公室應(yīng)從全局出發(fā)，建立健全各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，確立規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)制度的監(jiān)督檢查和貫徹落實(shí)，使各項(xiàng)工作按照規(guī)范化的流程進(jìn)行，減少工作中的主觀隨意性和各種人為因素的干擾，最大限度地提高辦公室的管理效能。

（三）實(shí)行崗位責(zé)任制，配套激勵(lì)措施

工作中因職責(zé)不清而出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，民辦高校辦公室工作也不例外。而對(duì)于更需要講究管理效能的民辦高校來(lái)說(shuō)，有必要建立較為完善的工作目標(biāo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，把每項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到專人，并明確任務(wù)所需達(dá)成的工作目標(biāo)，作為工作績(jī)效的考核標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還應(yīng)配套相應(yīng)的激勵(lì)措施，才能有效地保障工作的真正落實(shí)和執(zhí)行，防止弄虛作假等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）整合資源，建設(shè)數(shù)字化辦公室

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)已成學(xué)校建設(shè)的重要部分。正如陳至立同志所說(shuō)：“要實(shí)現(xiàn)教育的現(xiàn)代化，要實(shí)現(xiàn)教育的跨越式發(fā)展，教育信息化是一個(gè)關(guān)鍵因素。”目前，各民辦高校都十分重視數(shù)字化校園建設(shè)，全部建立了自己的校園網(wǎng)。在校園網(wǎng)上啟用了。如：教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、圖書信息管理系統(tǒng)、校園安全監(jiān)控系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等。辦公室要有意識(shí)有目的地整合這些資源，尤其是要充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，及時(shí)收集、處理和傳遞管理信息，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)異地辦公，通過(guò)培訓(xùn)提高全校二級(jí)單位辦公室及教職工的辦公室自動(dòng)化水平，提高辦事效率，節(jié)約辦學(xué)成本。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)的新形勢(shì)，民辦高校辦公室要審時(shí)度勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真界定承擔(dān)的工作職責(zé)，積極創(chuàng)新工作方法，要通過(guò)優(yōu)化管理模式、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、建章立制、加快信息化建設(shè)等途徑不斷提高管理效能，以服務(wù)為中心，充分發(fā)揮橋梁和紐帶作用，把全院教職工的智慧和力量凝聚到學(xué)校改革、發(fā)展與穩(wěn)定的大局中來(lái)，為民辦高校實(shí)現(xiàn)從規(guī)模擴(kuò)張向穩(wěn)定規(guī)模、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和規(guī)范管理轉(zhuǎn)變，提供制度保障和更深層次的服務(wù)。

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