淺談醫(yī)院辦公室的綜合管理作用

文/杭州市老年病醫(yī)院 郭松福

辦公室是醫(yī)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，認(rèn)真貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖，是辦公室的主要功能和重要職責(zé)。辦公室處于承上啟下，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的交叉點(diǎn)上，這一特殊位置決定了辦公室綜合管理的功能是其他部門所不能代替的。在當(dāng)前醫(yī)療市場競爭如此激烈的情況下，如何進(jìn)一步發(fā)揮好辦公室的綜合管理作用，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展，這是值得探討的一個課題。

一、辦公室綜合管理功能的表現(xiàn)

（一）對外是“馬前足”，是領(lǐng)導(dǎo)的哨兵，具有偵察功能

因工作需要，醫(yī)院必須與外界如衛(wèi)生、醫(yī)保、人事、環(huán)保等行政部門或兄弟單位打交道，建立聯(lián)系。辦公室人員必須要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖就某方面工作先與他們進(jìn)行溝通交流，取得初步意見。然后院領(lǐng)導(dǎo)出面，在此基礎(chǔ)上就某事進(jìn)行商量敲定，以便工作完美。

（二）對內(nèi)有三層作用

首先對院級領(lǐng)導(dǎo)起到參謀作用。針對醫(yī)院發(fā)展中的各類問題，辦公室先進(jìn)行調(diào)查研究，綜合各方面因素后提出參考意見。既能為領(lǐng)導(dǎo)排除瑣事的干擾，節(jié)省時間，又能為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的初步意見。其次科室間的協(xié)調(diào)作用。辦公室與人事科、醫(yī)務(wù)科、財務(wù)科、護(hù)理部、科教科、總務(wù)科等職能科室是平級單位。而他們之間的協(xié)調(diào)也是辦公室的職責(zé)所在。多部門合作需要協(xié)調(diào)，多部門間出現(xiàn)矛盾也需要協(xié)調(diào)。辦公室正如民間的“媒婆”一樣，和來和去，融洽關(guān)系，最終目的將工作完成。最后是對下級的管理作用。工作一旦布置下去，就必須有部門去監(jiān)督落實(shí)，辦公室對此責(zé)無旁貸。對下級科室的工作實(shí)行有效管理，實(shí)行日常監(jiān)督，遇到困難及時幫助解決。取得成績或工作進(jìn)度及時向院級領(lǐng)導(dǎo)匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)心中有底，并追求工作最優(yōu)化。

二、辦公室人員的素質(zhì)涵養(yǎng)

辦公室工作的復(fù)雜性決定了辦公室人員素質(zhì)的全面性，主要包括以下幾個方面：

（一）良好的道德素質(zhì)

辦公室人員所面對的人與事都較廣泛、較復(fù)雜。對事對人都要堅(jiān)持實(shí)事求是、公正公平、廉潔奉公原則，處理問題公正、客觀、不偏不倚，不?；ㄕ小２荒苡喜缓侠淼囊?，要積極采納合法合情合理的建議，把工作做漂亮。

（二）較寬的知識面

辦公室綜合管理工作涉及面廣，綜合性、應(yīng)變性極強(qiáng)，要求辦公室人員不僅具有本部門一定的業(yè)務(wù)專業(yè)知識，而且必須具有一定的行政管理、公共關(guān)系、社會學(xué)、心理學(xué)、邏輯學(xué)等方面的知識，博學(xué)多才，才能善于綜合管理。

（三）較高的政策水平

凡事都要有依據(jù)。在日常處理事務(wù)中，要求辦公室人員按章辦事，按政策辦事。因此掌握有關(guān)政策是至關(guān)重要的。一方面要熟悉掌握醫(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作程序。另一個方面要正確理解和了解黨和國家，特別是行政主管部門的有關(guān)方針政策、法律法規(guī)，這樣才能正確用好、用足政策，大膽開展管理。

（四）較強(qiáng)的工作能力

辦公室工作繁雜，有機(jī)械性的，也有創(chuàng)造性的。管理協(xié)調(diào)的對象千變?nèi)f化，管理協(xié)調(diào)的事情林林總總，需要根據(jù)不同問題，不同情況，提出不同方案。要求辦公室人員具有一定的創(chuàng)造能力、組織能力和社交能力。

三、辦公室人員的工作方法

（一）要轉(zhuǎn)變觀念

辦公室不是簡單的抄抄寫寫，也不是簡單的傳話筒。院領(lǐng)導(dǎo)先要轉(zhuǎn)變觀念，要重視辦公室的功能，不要認(rèn)為辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的附體，它是一個獨(dú)立機(jī)構(gòu)，要賦予足夠的權(quán)力。辦公室人員本身也是轉(zhuǎn)變觀念，要對本職工作理清思路，制度相關(guān)制度，要有“大管家”的意識，醫(yī)院的大大小小事都可顧問，都要了解。隨著公立醫(yī)院改革進(jìn)一步深入，各種新矛盾、新問題不斷涌現(xiàn)，各職能部門之間，職工之間都要辦公室協(xié)調(diào)解決。辦公室也可稱為“不管部”，邊緣性工作，交叉性事務(wù)都由辦公室負(fù)責(zé)。

（二）要有服務(wù)意識

臨床為前勤，行政為后勤，辦公室可稱為總后勤部長。后勤為前勤服務(wù)理所當(dāng)然，天經(jīng)地義。辦公室管理從某角度來說就是多方位的服務(wù)，包括對上對下，對內(nèi)對外的各種服務(wù)。這要求辦公室人員工作中注意改善工作作風(fēng)，講究方式方法，牢固樹立服務(wù)意識。

（三）要有權(quán)威意識

為了使工作政令暢通，必須有權(quán)威意識，千萬不能胡言亂語，夸夸其談。樹立權(quán)威有兩種方式，一是軟性權(quán)威，靠個人的知識水平、文化修養(yǎng)和道德素質(zhì)形成的，加強(qiáng)自身修養(yǎng)至關(guān)重要；另一種是靠醫(yī)院行政任命，行政職務(wù)所帶有光環(huán)形成的。所以領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)放權(quán)，在一定的場合把某種權(quán)力授予辦公室。這樣工作能更有效的執(zhí)行，確保單位上下和諧統(tǒng)一，步調(diào)一致，齊心協(xié)力地為完成單位的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)而努力。

總之，綜合管理是辦公室重要的職能，也是辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的具體體現(xiàn)。要充分挖掘辦公室的工作潛力，強(qiáng)化綜合功能，提高管理水平，更好地促進(jìn)醫(yī)院健康快速發(fā)展。