淺談ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用

唐山市廣播電視大學(xué) 羅小明

一、ERP系統(tǒng)概述

（一）ERP系統(tǒng)的基本概念 ERP（Enterprise Resource Planning）即是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，它是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)同時融合了先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理思想與最新的信息技術(shù)，已經(jīng)被國內(nèi)外越來越多的企業(yè)所應(yīng)用，這直接體現(xiàn)了市場競爭形勢對企業(yè)科學(xué)規(guī)劃資源，為社會創(chuàng)造最大財富的基本要求，它在企業(yè)的發(fā)展過程中的地位與作用將會更大，為企業(yè)能夠在信息時代健康長久地發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在定義RX系統(tǒng)時，可以從管理系統(tǒng)、軟件產(chǎn)品和管理思想三個方面來解釋：（1）管理系統(tǒng)。這是由美國著名的計算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)Garter Group Inc.提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)質(zhì)是在MRP II（Manufacturing Resources Planning,“制造資源計劃”）基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈（Supply Chain）的管理思想；（2）軟件產(chǎn)品。它是綜合應(yīng)用了客戶機(jī)/服務(wù)器體系、關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、圖形用戶界面、第四代語言（4GL）、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息產(chǎn)業(yè)成果，以ERP管理思想為靈魂的軟件產(chǎn)品；（3）管理思想。它是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

（二）ERP系統(tǒng)的核心管理思想 供應(yīng)鏈管理即是ERP系統(tǒng)的核心管理思想。任何一個企業(yè)想要在維持原有的市場份額的基礎(chǔ)上進(jìn)一步擴(kuò)大市場占有率，則首先必須與客戶保持穩(wěn)定長久的合作關(guān)系，并建立多條相對穩(wěn)定的銷售渠道，為客戶提供的質(zhì)量最好的產(chǎn)品以及最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而為了確保產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)含量，就必須有長期穩(wěn)定的協(xié)套件、配套件和原材料的供應(yīng)商。如今，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷加速，企業(yè)與供應(yīng)商、客戶以及銷售代表之間的關(guān)系已經(jīng)不能僅僅停留在單純的業(yè)務(wù)來往上，而是合作共贏的伙伴關(guān)系，這是企業(yè)現(xiàn)代管理模式中的必然選擇。這也就形成了一條以生產(chǎn)企業(yè)為核心的完整供需鏈，它直接將企業(yè)、供應(yīng)商、客戶以及銷售代表的共同利益集中，要想維持供需鏈的穩(wěn)定性和流暢性，就必須共同努力、共同經(jīng)營，最終讓客戶得到滿意的服務(wù)，企業(yè)、供應(yīng)商和銷售代表獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用價值

（一）ERP系統(tǒng)促進(jìn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)扁平化、信息溝通更加合理企業(yè)的財務(wù)管理人員能夠依靠ERP系統(tǒng)中的決策支持智能系統(tǒng)，對企業(yè)的經(jīng)營管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面透徹的了解與掌握，進(jìn)而有利于企業(yè)制定科學(xué)而準(zhǔn)確的未來發(fā)展計劃，重新調(diào)整企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營模式，盡最大限度地減少企業(yè)的經(jīng)營成本，保證企業(yè)能夠在競爭激烈的市場中占得先機(jī)。同時，企業(yè)的中層管理人員還能夠通過ERP系統(tǒng)對采購計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃以及資金計劃進(jìn)行統(tǒng)籌安排、合理調(diào)配。此外，企業(yè)的基層管理人員還能夠借用ERP系統(tǒng)的操作平臺向員工傳達(dá)日常的工作指令。如果企業(yè)能夠有效地實(shí)行ERP系統(tǒng)，就能夠?qū)┬桄溸M(jìn)行集中統(tǒng)一管理，協(xié)調(diào)好企業(yè)與供應(yīng)商和分銷商之間的合作伙伴關(guān)系，進(jìn)而促進(jìn)了工作效率的大幅度提高，也使得整條供需鏈的競爭優(yōu)勢更加明顯，增強(qiáng)了企業(yè)的核心競爭力。

（二）ERP系統(tǒng)有利于企業(yè)提高工作效率，加強(qiáng)員工的思想認(rèn)識 企業(yè)在實(shí)行ERP系統(tǒng)后，一方面將會使企業(yè)的工作效率有了明顯地提高，更為重要的是它還能進(jìn)一步加強(qiáng)員工的思想認(rèn)識，讓員工能夠真正理解和掌握現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理模式，也會以全心的態(tài)度來對待自己的工作，用創(chuàng)新有效的方法解決所遇到的問題，為企業(yè)的發(fā)展注入了新鮮的血液。其中，員工的成本管理意識直接關(guān)系著企業(yè)制造系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)放行，主要因企業(yè)實(shí)行粗放管理不當(dāng)導(dǎo)致的。因此，企業(yè)在財務(wù)管理活動中，要加強(qiáng)培養(yǎng)每一個員工的精細(xì)化管理意識，且不斷加強(qiáng)和完善計量手段。企業(yè)在今后的發(fā)展中，規(guī)模也會進(jìn)一步擴(kuò)大，產(chǎn)量也會增加，這也相應(yīng)地增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確采取的難度，傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求。而ERP系統(tǒng)是以信息技術(shù)為支撐的管理體系，它的最大優(yōu)點(diǎn)即是打造一條高集成化和高透明化的企業(yè)管理體系，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，準(zhǔn)確采集數(shù)據(jù)，進(jìn)而保證企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和財務(wù)管理人員可以實(shí)時掌控企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營狀況，為決策者提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，確保企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)柔性生產(chǎn)、快速反應(yīng)和資源最優(yōu)化。

（三）ERP系統(tǒng)使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化 ERP本身就是一套完整的系統(tǒng)管理工程，它讓企業(yè)內(nèi)部的所有部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源共享，進(jìn)而保證部門之間銜接的緊密性和穩(wěn)定性，進(jìn)而提高企業(yè)的整體運(yùn)作水平。從采購、庫存到應(yīng)付及付款，從銷售、庫存到應(yīng)收及收款，從物料清單、庫存、車間生產(chǎn)到成本，從銷售預(yù)測、生產(chǎn)計劃平衡、車間生產(chǎn)到物料需求，均通過ERP系統(tǒng)來用業(yè)務(wù)流程管理替換傳統(tǒng)的獨(dú)立的職能管理。ERP系統(tǒng)促使企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，幫助企業(yè)剔除了無效或效用低的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、填補(bǔ)了管理中存在的漏洞、精簡了增值幅度較低的業(yè)務(wù)活動。例如，在原材料入庫之前，相關(guān)人員就必須嚴(yán)格遵循訂單上的全部要求進(jìn)行核查，包括原材料的名稱、數(shù)量、型號、質(zhì)量等，檢查是否具備產(chǎn)品質(zhì)量合格證、出廠合格證等，只準(zhǔn)許達(dá)到要求的原材料入庫，不合格的產(chǎn)品堅(jiān)決拒收，這就能夠保證原材料的高質(zhì)量。

（四）ERP系統(tǒng)有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)安全的數(shù)據(jù)資源共享，加強(qiáng)快速反應(yīng)能力 企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理人員在計算產(chǎn)品的成本時，僅僅只在ERP系統(tǒng)中操作與之對應(yīng)的程序就能夠迅速得出上月的產(chǎn)品成本，這就提高了工作效率和準(zhǔn)確性，降低了人工成本。同時，銷售人員能夠?qū)蛻粼儍r做出快速反應(yīng)，因?yàn)樗麄兛梢越Y(jié)合有效的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、成本數(shù)據(jù)以及產(chǎn)品模塊特性組合進(jìn)行快速報價。并且銷售部門還能夠借助ERP系統(tǒng)發(fā)送訂單評審表，再由ERP系統(tǒng)將訂單分發(fā)給有關(guān)部門，告知參加評審。如今的網(wǎng)絡(luò)安全受到的重視程度越來越高，因此，ERP系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息資源共享時，要重要安全防護(hù)工作，以免因不慎泄露信息而導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營受阻甚至倒閉，在ERP系統(tǒng)的運(yùn)行中，就能夠通過用戶權(quán)限限制實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的安全保密，例如不同的采購員均采購了不同的物料，就可以在ERP系統(tǒng)中設(shè)置采購員各自負(fù)責(zé)的供貨商，并自己設(shè)置獨(dú)立的安全密碼，那么只有采購員自己能夠看到相對應(yīng)的供貨商、物料的報價以及采購單等信息，其他人是沒有訪問權(quán)限的。

三、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）會計信息與業(yè)務(wù)信息的轉(zhuǎn)換 因?yàn)镋RP系統(tǒng)不但可以為企業(yè)提供基本的財務(wù)管理職能，還能夠透視經(jīng)營、保障業(yè)務(wù)發(fā)展的全新的工作平臺，通過此平臺建立起財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理和核算模式，讓企業(yè)的財務(wù)管理活動實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門、多方使用，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的核算與管理模式基于會計信息與業(yè)務(wù)信息的集成，這就有利于財務(wù)管理部門與業(yè)務(wù)部門形成一條良好的溝通渠道，且借用財務(wù)管理手段進(jìn)一步控制業(yè)務(wù)過程；同時，該財務(wù)管理與核算模式加快了會計數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的融合速度，也使得財務(wù)信息更加豐富、可靠。然而，會計數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間又有著一定的差異性：雖然兩種數(shù)據(jù)均是記錄著企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理活動的全過程，而會計信息通常是運(yùn)用貨幣計量，運(yùn)用會計方式對企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的原始信息進(jìn)行收集和整理；業(yè)務(wù)信息通常是記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)過程中形成的原始信息。在集成應(yīng)用狀態(tài)下，會計信息與業(yè)務(wù)信息之間可以進(jìn)行下述轉(zhuǎn)換：

（1）當(dāng)企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)活動時，業(yè)務(wù)員就應(yīng)該在ERP系統(tǒng)中準(zhǔn)確記錄下全部的業(yè)務(wù)信息，業(yè)務(wù)不同所采用的錄入信息的方式也應(yīng)有所不同，例如針對采購業(yè)務(wù)就需要以采購訂單、采購發(fā)票、入庫單等單據(jù)的形式將其記錄下來；針對銷售業(yè)務(wù)就需要以銷售訂單、銷售發(fā)票、出庫單等單據(jù)形式將其記錄下來。通常而言，下述業(yè)務(wù)信息都必須轉(zhuǎn)換成為財務(wù)信息進(jìn)行處理，包括：采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、產(chǎn)品入庫、入庫及付款、出庫及收款、工資費(fèi)用、生產(chǎn)領(lǐng)域、固定資產(chǎn)購買以及內(nèi)部往來與報銷等。

（2）在使用ERP系統(tǒng)之前，必須慎重地考慮各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息能夠自動轉(zhuǎn)化成為財務(wù)信息，進(jìn)而確保財務(wù)業(yè)務(wù)的集成應(yīng)用。在使用ERP系統(tǒng)的過程中，會計平臺應(yīng)該按照會計制度規(guī)定和各項(xiàng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)來科學(xué)設(shè)置憑證的生產(chǎn)頻率和憑證規(guī)則。所謂的憑證規(guī)則，即是指把規(guī)定各種業(yè)務(wù)中所涉及到的業(yè)務(wù)單據(jù)、借貸方科目等數(shù)據(jù)作為相應(yīng)憑證的借貸方金額。而所謂的生成頻率，即是指將按照企業(yè)業(yè)務(wù)量的大小，有對應(yīng)系統(tǒng)的運(yùn)行效率的高低以及會計信息及時性的要求來決定。例如，企業(yè)如果對會計信息的及時性有著非常高的要求，那么就能夠通過選擇實(shí)時動態(tài)自動生成業(yè)務(wù)憑證，在保存業(yè)務(wù)信息的過程中又能同時自動生成會計信息。再如，企業(yè)的業(yè)務(wù)量如果非常大，那就需要重視ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率，此時就能通過人為選擇按天或者按周等頻率自動生成業(yè)務(wù)憑證。

（3）ERP系統(tǒng)將會按照記錄的業(yè)務(wù)信息以及憑證規(guī)則和憑證生成頻率，把業(yè)務(wù)信息自動轉(zhuǎn)換成會計信息，其準(zhǔn)確性和可靠性均非常高。

（二）ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中實(shí)踐的子模塊 主要包括：（1）報表分析子模塊。因?yàn)镋RP系統(tǒng)具備非常高的集成性，這就使得企業(yè)財務(wù)管理過程中的報表分析具備了十分強(qiáng)大的功能。如今，大多數(shù)企業(yè)均采用了基于ERP系統(tǒng)的報表分析系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?yàn)樗械娜藛T提供報表分析服務(wù)，但是在查詢時應(yīng)該設(shè)定訪問人員的級別和權(quán)限，不同的管理層所享受到的信息服務(wù)是不同的。它在集成的過程中，主要與成本費(fèi)用、總賬等相結(jié)合。（2）預(yù)算管理子模塊。它主要是將上級部門下達(dá)的年度預(yù)算和通過由本企業(yè)分解后下達(dá)給各部門的預(yù)算全部錄入到ERP系統(tǒng)預(yù)算管理模塊，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)算預(yù)警、警告和拒絕通過等三種效果，這就可以有效地提高企業(yè)的成本預(yù)算意識，促進(jìn)企業(yè)積極地采取有效的措施來最大限度地減少成本費(fèi)用，進(jìn)而幫助企業(yè)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。誠然，下達(dá)的預(yù)算難免會有不恰當(dāng)之處，一旦發(fā)現(xiàn)的的確確存在問題需要進(jìn)行修改，就應(yīng)該向有關(guān)部門申請批準(zhǔn)，適當(dāng)合理地調(diào)整預(yù)算。其中，預(yù)算管理子模塊基本上是由相關(guān)費(fèi)用歸屬部門來獨(dú)立收集和管理的，而管理人員就能夠采用ERP系統(tǒng)對預(yù)算的落實(shí)狀況進(jìn)行實(shí)時掌控，進(jìn)而能夠?yàn)檎{(diào)整預(yù)算提供有效的依據(jù)。（3）資金管理模塊。這個模塊在解決企業(yè)的收支平衡方面起到了關(guān)鍵作用，下級企業(yè)按照工程采購合同以及工程施工實(shí)況向上級企業(yè)申請一定的工程資金。這就需要通過ERP系統(tǒng)中的財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)準(zhǔn)確計算出預(yù)算計劃，并申請運(yùn)營資金。而上級企業(yè)的財務(wù)管理部門通過核實(shí)審批過后就申請資金下?lián)芙o下級企業(yè)，同時，還應(yīng)該把下級企業(yè)的收入賬戶中的資金上劃。然后再通過ERP系統(tǒng)處理賬務(wù)，也就縮短了資金的申請流程，增加了資金的下?lián)芩俣龋岣吡速Y金收支的準(zhǔn)確性，該子模塊在集成過程中還應(yīng)涉及到銀行現(xiàn)金存款、預(yù)案管理、應(yīng)收支付等子模塊。

四、結(jié)論

目前，企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)管理的成功率還不是很高，仍然存在較多的瓶頸問題需要及時解決，這就要求企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)管理時，必須結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀和戰(zhàn)略目標(biāo)，及時地做出科學(xué)合理的調(diào)整，保證ERP系統(tǒng)的有效性和企業(yè)未來發(fā)展的長久性、穩(wěn)定性。雖然我國企業(yè)在引進(jìn)ERP系統(tǒng)的時間相對較晚，但是自從我國在2001年加入WTO之后，國內(nèi)企業(yè)與國際接軌的速度急劇提升，也加快了企業(yè)全球化發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化的步伐。企業(yè)在日常的經(jīng)營管理中所采用的系統(tǒng)軟件的更新?lián)Q代速度也會增加，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求。如今，財務(wù)管理軟件供應(yīng)商就必須放眼于國際市場與未來競爭市場，加強(qiáng)科技創(chuàng)新，充分利用ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性，將財務(wù)管理活動進(jìn)行集中統(tǒng)一化管理，確保財務(wù)信息的真實(shí)性、可靠性。我們相信在未來的企業(yè)財務(wù)管理活動中，ERP系統(tǒng)將會發(fā)揮出更加大的作用，將會為企業(yè)創(chuàng)造出更大的財務(wù)價值。

［1］孫艷波：《論ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的創(chuàng)新與應(yīng)用實(shí)踐》，《中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）》2011年第2期。

［2］蘭樺：《ERP系統(tǒng)與財務(wù)會計應(yīng)用探究》，《財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版）》2011年第10期。

［3］馮文欽：《淺談ERP在財務(wù)管理中的應(yīng)用》，《時代金融》2006年第12期。

［4］丁紅偉：《淺談ERP和財務(wù)管理的關(guān)系》，《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息》2008年第8期。