數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的模型構(gòu)建※

夏紅兵 易宇文

(四川旅游學(xué)院，四川 成都 610100)

1 數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)概述

“信息生態(tài)系統(tǒng)是指由信息、人、環(huán)境組成的具有一定的自我調(diào)節(jié)能力的人工系統(tǒng)。它可以小至一個(gè)家庭，大至整個(gè)社會(huì);它可以是一個(gè)行業(yè)，也可以是一個(gè)區(qū)域?！保?］由此可見(jiàn)，人、信息、信息環(huán)境是信息生態(tài)的研究對(duì)象，用生態(tài)學(xué)的理論與觀點(diǎn)，闡釋信息行為中三者之間的關(guān)系，是信息生態(tài)的研究目的。

“檔案信息生態(tài)系統(tǒng)是指以實(shí)現(xiàn)檔案信息的產(chǎn)生、積聚、傳遞、開(kāi)發(fā)、利用等為目的，具有特定的結(jié)構(gòu)和秩序的由各種要素組成的相互關(guān)系的總和”［2］，可見(jiàn)，檔案人、檔案信息、檔案信息環(huán)境是檔案信息生態(tài)的研究對(duì)象，檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域積極引入生態(tài)學(xué)理論和思想，借以研究三者之間的相互關(guān)系、相互作用、相互影響，其研究目的是構(gòu)建和諧的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)。其中，檔案人是主體，因其在檔案信息的獲得、存貯、加工、傳遞、利用等過(guò)程中作用的不同，可分為檔案工作者和檔案利用者兩類(lèi)。檔案信息是客體和基礎(chǔ)，缺乏檔案信息，檔案信息生態(tài)研究就是無(wú)源之水、無(wú)本之木。檔案信息環(huán)境是背景和活動(dòng)場(chǎng)所，檔案實(shí)踐活動(dòng)既受社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化背景和檔案政策、文化、制度、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)因素的影響與制約，同時(shí)檔案實(shí)踐活動(dòng)又可以在一定程度上改變上述相關(guān)因素。

2 數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的模型

檔案系統(tǒng)是由多個(gè)相互作用、相互影響、共同演化的要素組成，其構(gòu)成模型詳見(jiàn)圖1。

檔案人作為檔案信息生態(tài)系統(tǒng)中最積極、最活躍的因素，應(yīng)遵循政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會(huì)環(huán)境的規(guī)律，合理運(yùn)用檔案機(jī)構(gòu)提供的信息技術(shù)、信息設(shè)備和檔案資源等信息環(huán)境條件，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，并創(chuàng)造出符合需要的檔案專(zhuān)題資料等新信息，實(shí)現(xiàn)檔案的最大化增值。因此，知識(shí)體系、智力素質(zhì)是檔案工作者對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)造性勞動(dòng)的必要條件，包括科學(xué)文化、語(yǔ)言工具等基礎(chǔ)素質(zhì)知識(shí)，檔案管理、檔案信息技術(shù)、檔案用戶(hù)研究等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，敏銳的洞察力、系統(tǒng)分析與綜合思維能力、科研、自學(xué)和創(chuàng)造能力等智力素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案識(shí)別與獲取、檔案整理與組織、檔案?jìng)鞑ヅc傳遞、檔案價(jià)值創(chuàng)新等功能，即實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)信息的有效流動(dòng)。

檔案信息是檔案工作的加工對(duì)象，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案人之間的檔案信息溝通，形成檔案信息流動(dòng)。其中，檔案機(jī)構(gòu)收集、整理、存儲(chǔ)檔案信息，是檔案信息流動(dòng)的最初階段;檔案工作者編碼、索引等組織處理已存儲(chǔ)的檔案信息，從而提高檔案信息的質(zhì)量，是檔案信息流動(dòng)的第二階段;檔案工作者不斷更新、應(yīng)用、吸收、擴(kuò)散已儲(chǔ)存的檔案信息，是檔案信息流動(dòng)的第三階段，目的在于組織內(nèi)化檔案信息，或產(chǎn)生新的檔案信息(如專(zhuān)題編研等)，達(dá)到檔案創(chuàng)新，創(chuàng)新包括新的概念、新技術(shù)、新型服務(wù)方式等;檔案機(jī)構(gòu)提供滿(mǎn)足檔案信息用戶(hù)需求的檔案信息，幫助用戶(hù)解決實(shí)際問(wèn)題，是檔案信息流動(dòng)的第四階段;因檔案工作者和用戶(hù)的檔案需求難以完全滿(mǎn)足，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)不能滿(mǎn)足需求部分的檔案信息進(jìn)行再次更新、應(yīng)用、吸收、擴(kuò)散，是檔案信息流動(dòng)的第五階段，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值再次增值。

圖1 檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建模型

檔案信息環(huán)境是檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的背景和場(chǎng)所，有廣義和狹義之分。狹義的檔案信息環(huán)境，指由檔案信息政策、文化、倫理、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、資源服務(wù)等構(gòu)成的檔案活動(dòng)的環(huán)境，廣義的檔案信息環(huán)境泛指檔案環(huán)境和政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會(huì)環(huán)境等檔案信息活動(dòng)相關(guān)因素的總和。其中，檔案信息技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施和資源服務(wù)能夠直接服務(wù)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)。提高檔案服務(wù)質(zhì)量、加速檔案工作流程、改善檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的協(xié)調(diào)關(guān)系等方面需要檔案信息技術(shù)直接提供技術(shù)支持;檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要分為檔案設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng);檔案資源服務(wù)是數(shù)字檔案保持活力的促進(jìn)因素，數(shù)字檔案信息與檔案用戶(hù)特定需求之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新的目的需要檔案工作機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息進(jìn)行連續(xù)不斷的挖掘、開(kāi)發(fā)。檔案信息政策、文化、倫理能夠體現(xiàn)檔案群體的信念與價(jià)值觀，是檔案信息環(huán)境的保障，有助于計(jì)劃、控制、組織、協(xié)調(diào)檔案生態(tài)系統(tǒng)。同時(shí)，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)屬于社會(huì)信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)，不可避免地受到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會(huì)環(huán)境的制約，與政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展息息相關(guān)。

3 構(gòu)建數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)模型的問(wèn)題分析

健康和諧的檔案信息生態(tài)有利于加快檔案信息的流動(dòng)和增值、開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品、開(kāi)展檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)、吸引高素質(zhì)的檔案工作者，從而促使檔案工作具有持續(xù)發(fā)展動(dòng)力和較高的競(jìng)爭(zhēng)力。然而，長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案工作的格局制約了數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)模型的構(gòu)建，具體表現(xiàn)如下:

3.1 檔案資源呈現(xiàn)嚴(yán)重失衡分布格局，缺乏特色館藏

受經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)水平、文化程度、地理?xiàng)l件等因素的影響，北京、上海、廣州、深圳、寧波等城市和廣東、浙江、江蘇、山東、遼寧等東部沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份，集中了我國(guó)大部分的檔案信息資源。而絕大部分中小城市，甘肅、青海、寧夏等內(nèi)陸經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)以及新疆、西藏、云南等邊境省份，檔案信息資源相對(duì)缺乏，形成我國(guó)檔案資源的東多西少、由東向西呈現(xiàn)巨大落差的嚴(yán)重失衡分布格局。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用受到這種失衡分布的嚴(yán)重制約，檔案的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、教育價(jià)值難以得到充分發(fā)揮，一定程度上加劇了檔案的失衡分布格局。同時(shí)，檔案館(室)館藏定位受傳統(tǒng)觀念的“大而全”“小而全”的影響，檔案信息雷同較多，館藏缺乏特色，缺乏上檔次、上質(zhì)量的檔案資源。另外，檔案價(jià)值的判斷標(biāo)準(zhǔn)因時(shí)代變遷而有所變化，一些相對(duì)重要的檔案，如干部任免、調(diào)動(dòng)介紹信存根等，不少檔案館(室)沒(méi)有收藏，特色館藏也難以形成。

3.2 缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，檔案數(shù)字資源的低水平重復(fù)建設(shè)

管理體制上的相對(duì)分散、各自為政，缺乏一個(gè)能夠?qū)n案資源建設(shè)進(jìn)行宏觀調(diào)控的權(quán)威性的檔案信息保障機(jī)構(gòu)。以一個(gè)省為例，既有作為省檔案館協(xié)調(diào)本轄區(qū)的檔案建設(shè)，又有高校檔案協(xié)會(huì)牽頭的高校檔案建設(shè)，二者互不統(tǒng)屬，缺乏協(xié)調(diào)，既不利于檔案資源的共建共享，又造成檔案數(shù)字資源的低水平重復(fù)建設(shè)。其實(shí)，綜合檔案館也好，事業(yè)單位檔案館也好，二者協(xié)調(diào)共建，更能爭(zhēng)取資金投入，更有利于調(diào)動(dòng)各方面的積極性。

3.3 檔案政策與立法滯后，檔案利用不足

可視化、縮微型、情景性等趨勢(shì)的現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，需要配套完善的檔案政策與法律、前沿的檔案信息加工技術(shù)、先進(jìn)的管理思維和管理手段。然而，我國(guó)現(xiàn)行實(shí)施的檔案法律法規(guī)相對(duì)滯后，有的是散見(jiàn)于各種法律法規(guī)而缺乏具體的規(guī)范與控制，如在《憲法》《檔案法》《民法》《刑法》《行政法》等法律法規(guī)中可見(jiàn)到隱私權(quán)、保密責(zé)任等的只言片語(yǔ);有的如檔案管理、安全等則在現(xiàn)行法律法規(guī)中找不到依據(jù);有的則是檔案利用上出現(xiàn)與現(xiàn)行法律法規(guī)的沖突，如在檔案公布以及檔案開(kāi)放時(shí)間方面，《檔案法》第22條、《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》第7條、《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》第10條的規(guī)定，《檔案法》第19條、《檔案法實(shí)施辦法》第20條、《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》第18條的規(guī)定等讓檔案工作者無(wú)所適從。另外，檔案技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后于行業(yè)發(fā)展。各級(jí)檔案主管部門(mén)在檔案系統(tǒng)軟件建設(shè)方面的投入相對(duì)較少，全文數(shù)字化、縮微膠片等工作，多因投入不足難以開(kāi)展，檔案管理的現(xiàn)代化還僅僅體現(xiàn)為硬件設(shè)備的組合與連接［3］。

4 構(gòu)建數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)模型的對(duì)策

構(gòu)建數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)模型，應(yīng)從檔案資源利用效率和檔案資源收藏效率兩個(gè)層面考慮，才能克服信息孤島、信息冗余、過(guò)時(shí)等不足。檔案資源利用效率指檔案機(jī)構(gòu)如何充分運(yùn)用有限的檔案資源，開(kāi)發(fā)檔案產(chǎn)品，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值作用。檔案資源收藏效率是指如何確定不同的檔案機(jī)構(gòu)收藏檔案資源的特色和重點(diǎn)，確保每一份檔案信息能夠被收藏于最適宜的檔案機(jī)構(gòu)，以便檔案用戶(hù)使用。

4.1 堅(jiān)持檔案用戶(hù)至上原則，最大程度滿(mǎn)足檔案信息需求

服務(wù)民生，踐行“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建設(shè)“三個(gè)體系”是新時(shí)期檔案工作的新任務(wù)。檔案利用體系是“三個(gè)體系”建設(shè)的目的。雖每個(gè)檔案館面臨不同的檔案用戶(hù)，但編史修志、工作查考、民生待遇、資格憑證、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等，是各類(lèi)檔案用戶(hù)查詢(xún)檔案的基本目的。為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，構(gòu)建數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)圍繞黨委、政府工作大局，結(jié)合每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)檔案用戶(hù)的需求特點(diǎn)，確定應(yīng)當(dāng)配置的檔案資源的數(shù)量、內(nèi)容與質(zhì)量，制定出檔案資源配置的規(guī)劃、方案和標(biāo)準(zhǔn)并予以實(shí)施調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的功能，最大限度地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的利用需求。

4.2 堅(jiān)持帕累托最優(yōu)原則，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置

帕累托最優(yōu)理論為檔案信息資源的有效配置提供了理論支持。帕累托最優(yōu)(Pareto Optimality)，是意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾夫雷多·帕累托(Vilfredo Pareto，1848—1923年)于1897年在研究資源配置時(shí)提出的資源分配的理想狀態(tài):假定固有的一群人和可分配的資源，從一種分配狀態(tài)到另一種狀態(tài)的變化中，在沒(méi)有使任何人境況變壞的前提下，使得至少一個(gè)人變得更好，即沒(méi)有一個(gè)人的境遇能變得更好并滿(mǎn)足不使別人的境遇變得更糟，這就是資源配置的最優(yōu)狀態(tài)。根據(jù)這個(gè)理論，要使檔案信息資源配置最為有效，整合檔案信息資源，完善檔案管理體制成為必要。

因此，各個(gè)檔案館(室)應(yīng)以共建資源共享平臺(tái)為目的，站在整個(gè)組織信息生態(tài)系統(tǒng)的角度或某個(gè)區(qū)域的高度，跳出單個(gè)檔案館建設(shè)的觀念與模式，綜合協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的努力方向，最大可能地實(shí)現(xiàn)檔案效益，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。以四川省為例，四川轄21個(gè)市州、181個(gè)縣市區(qū)，各市區(qū)縣都設(shè)有相應(yīng)的檔案館，“十一五”期間，完成全省4 606個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中3 259個(gè)達(dá)到檔案規(guī)范化管理要求，機(jī)關(guān)檔案室規(guī)范化評(píng)審13 061個(gè)，2 083家國(guó)有企業(yè)、科技事業(yè)單位通過(guò)檔案規(guī)范化管理等級(jí)認(rèn)定［4］。因此，四川的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建可采取圖2架構(gòu)，確定各個(gè)檔案館(室)的收藏重點(diǎn)或努力方向，確定誰(shuí)具有配置何種檔案資源的權(quán)利、誰(shuí)具有檔案資源的開(kāi)發(fā)權(quán)，規(guī)定檔案資源配置與開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中應(yīng)遵守的條例、檔案行為的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰等，即通過(guò)四川省檔案館的統(tǒng)一調(diào)控，統(tǒng)一管理、開(kāi)發(fā)利用文本、圖像、音視頻、圖紙、實(shí)物等檔案資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的權(quán)限設(shè)置、采集、加工、分類(lèi)、標(biāo)引、在線提交、建庫(kù)、管理、異地備份、自行對(duì)外發(fā)布等功能，從而調(diào)節(jié)各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)檔案資源分布的極度不均衡狀態(tài)。

圖2 檔案信息資源的配置

4.3 堅(jiān)持檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡原則

檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建不是一蹴而就、一成不變的，因檔案人、檔案資源、用戶(hù)需求的變化而動(dòng)態(tài)調(diào)整。同時(shí)，作為一個(gè)開(kāi)放的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)，系統(tǒng)與外界之間、系統(tǒng)內(nèi)各要素之間等存在一定的聯(lián)系，系統(tǒng)內(nèi)部的新陳代謝、結(jié)構(gòu)上有序與無(wú)序的相互交替所致的不平衡、外部信息環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的干擾與破壞［5］等原因，不可避免地造成檔案信息系統(tǒng)的失衡。因此，必須堅(jiān)持檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡原則，實(shí)現(xiàn)檔案信息生態(tài)系統(tǒng)組成要素的和諧，檔案資源、載體、技術(shù)、設(shè)備的同步，檔案資源的配置與開(kāi)發(fā)利用的協(xié)調(diào)，保證檔案系統(tǒng)輸入與輸出的動(dòng)態(tài)平衡，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置檔案資源、提高檔案開(kāi)發(fā)利用的目的。

4.4 實(shí)施人才保障戰(zhàn)略，調(diào)動(dòng)檔案人積極性

檔案人是檔案信息系統(tǒng)中唯一的主動(dòng)性要素，檔案人的現(xiàn)代技術(shù)能力和信息生態(tài)意識(shí)，有助于提高獲取、處理、貯存和傳遞檔案信息的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，有助于提高檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化水平，從而維持檔案信息系統(tǒng)的平衡與穩(wěn)定。人才保障戰(zhàn)略的實(shí)施，能夠充分調(diào)動(dòng)檔案人的工作積極性，能夠保證檔案機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)發(fā)展重任的承擔(dān)，保證檔案?jìng)鞒形拿?、服?wù)社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。因此，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)通過(guò)講座、培訓(xùn)班、定期報(bào)告和考試等形式，對(duì)檔案人進(jìn)行檔案基礎(chǔ)理論、技術(shù)、倫理道德、信息生態(tài)學(xué)以及檔案管理、法律法規(guī)等方面的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人的基本工作技能、編研能力、溝通能力、信息處理能力。同時(shí)，檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)通過(guò)“以人為本”的管理理念重視人性化管理，樹(shù)立檔案人的中心地位，即針對(duì)用戶(hù)個(gè)性化需求，秉承對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的精神，改變“保管員”的角色定位和“等、靠、要”的思維模式，加強(qiáng)檔案對(duì)人的服務(wù)功能，擴(kuò)大檔案工作的影響。

檔案工作者和用戶(hù)的信息生態(tài)意識(shí)，不僅有助于檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展，而且有助于正確理解檔案資源共享的真正內(nèi)涵，從而促進(jìn)檔案資源的流通和利用，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新和檔案增值。

4.5 健全檔案法制，改善檔案環(huán)境

健全的檔案法律、制度及政策，對(duì)于指導(dǎo)、調(diào)節(jié)、干預(yù)和規(guī)范檔案工作具有十分重要的影響作用，有時(shí)甚至決定檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，面臨《檔案法》的規(guī)范缺失、規(guī)范不當(dāng)，檔案作品公布權(quán)限、隱私權(quán)、開(kāi)放時(shí)限等與《著作權(quán)法》等其他法律相沖突等問(wèn)題，《檔案法》及其相關(guān)法律法規(guī)的修改完善成為迫在眉睫的首要任務(wù)。同時(shí)，檔案相關(guān)制度及政策的配套，檔案工作倫理規(guī)范的構(gòu)建，檔案執(zhí)法、監(jiān)督、反饋等環(huán)節(jié)的完善，廣播、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、電視等媒體對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳普及，促使具有中國(guó)特色的、與國(guó)際接軌的檔案法律法規(guī)政策體系的形成并逐步深入人心，從而避免知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)、數(shù)據(jù)保護(hù)等法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)、快速、健康發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

面對(duì)檔案機(jī)構(gòu)日益嚴(yán)重的冗余、虛假、過(guò)時(shí)以及錯(cuò)位等檔案失衡現(xiàn)象，檔案工作機(jī)構(gòu)可通過(guò)構(gòu)建健康和諧的檔案信息生態(tài)系統(tǒng)，逐步提高檔案產(chǎn)品和檔案服務(wù)的質(zhì)量，加快檔案信息創(chuàng)新和增值，從而促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展與進(jìn)行，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

［1］王東艷，侯延香．信息生態(tài)失衡的根源及其對(duì)策分析［J］．情報(bào)科學(xué)，2003(6):572－575.

［2］薛春剛．檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡與檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展［J］．檔案與建設(shè)，1998(4):12－14.

［3］夏紅兵．檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的剖析［J］．蘭臺(tái)世界，2013(20):27－28.

［4］高敬東．“十一五”四川檔案事業(yè)發(fā)展成就綜述［J］．四川檔案，2011(1):14－17.

［5］陳曙．信息生態(tài)失調(diào)的剖析［J］．山東圖書(shū)館季刊，1995(4):4－7.