芻議人事檔案的分類審核整理

丁敏

摘 要：分類審核整理人事檔案工作其實就是將雜亂無章的個人資料收集起來，經(jīng)過系統(tǒng)性排列、分類、整理、編目等，使其成為一個有序整體。作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實。

關(guān)鍵詞：人事檔案 審核 分類 整理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）09（c）-0217-01

精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具[1]。由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識檔案作用得以充分發(fā)揮。

1 整理人事檔案時所存在的主要問題

檔案建設(shè)以整理人事檔案工作為其基礎(chǔ)性工作，整理人事檔案，就是將個人材料收集起來，并對其實施分類、鑒別、編目、排序、加工成卷。人事檔案的人類審核整理工作能夠有效解決人才市場中信息不準(zhǔn)、缺少材料、整理不規(guī)范等諸多問題，確保人事檔案分類整理質(zhì)量得到有效提高。但是在具體實踐中，也要看清整理人事檔案中所存在的弊端。

（1）檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。因為人事檔案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)[2]。

（2）當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符?！度耸聶n案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297 mm×210 mm）。材料左邊應(yīng)留有2.5 cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3 cm，下孔距材料底邊5.4 cm，孔中心距左邊沿1.2 cm，孔直徑為0.5 cm。干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5 cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

（3）人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進(jìn)行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

2 人事檔案的科學(xué)、合理分類、審核及整理

（1）審核人事檔案時要做到認(rèn)準(zhǔn)、審細(xì)、補全及整好。必須對檔案材料完整、齊全與否、手續(xù)真實客觀與否、檔案混裝或者錯裝與否等具體情況予以全面審核，同時還要對資料整理規(guī)范是否符合要求進(jìn)行審核，并對干部“三齡一歷”予以確定，補充與不斷完善檔案中手續(xù)不全、材料缺失等情況，歸檔整理與鑒別收集補充材料。

（2）收集人事檔案時要做到完整、齊全。由于人事檔案是對個人經(jīng)歷、成長軌跡與德才表現(xiàn)進(jìn)行反映與記錄的材料，同時也是對一個人予以了解與考察的重要方式，若個人檔案材料不完整，會導(dǎo)致認(rèn)識組織部門判斷失誤或片面。所以，一定要歸檔不完整的檔案材料[3]。同步進(jìn)行材料收集、信息反饋及檔案審核。并對材料要求與內(nèi)容等進(jìn)行明確補充，對相關(guān)干部的任免審批表、學(xué)歷學(xué)位、工資審批表、季度考核表、個人履歷表、公務(wù)員登記表及黨團組織等一般資料進(jìn)行收集，統(tǒng)一收集、布置人代會、黨代會、政協(xié)會等階段性材料，保證所收集材料的全面完整性。

（3）必須全面、準(zhǔn)確、真實的鑒別檔案材料。在鑒別人事檔案材料的過程中，必須有效維護(hù)人事檔案的真實性、完整性，這是人事檔案分類、審核與整理的重要環(huán)節(jié)。所以人事檔案管理者必須認(rèn)真、嚴(yán)肅的整理每份檔案，并認(rèn)真審查每一份歸檔材料，精準(zhǔn)鑒別，以做到“舍之有理，取之有據(jù)，去粗存精，去偽存真”。認(rèn)真鑒定檔案材料真實性，避免出現(xiàn)人事檔案弄虛作假的情況。對人事檔案資料進(jìn)行實事求是的鑒別，保證人事檔案的真實性與準(zhǔn)確性。檔案分類整理時應(yīng)該做到檔案重復(fù)不歸檔、手續(xù)不足不歸檔、檔案填寫不規(guī)范不歸檔等，確保人事檔案的真實性與準(zhǔn)確性[4]。

（4）在對人事檔案進(jìn)行整理時應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。在對人事檔案進(jìn)行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計材料；d.學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。e.政審材料；f.黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料；g.表彰獎勵材料；h.涉法違紀(jì)材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。

3 結(jié)語

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 李劍晨.淺議檔案工作者對檔案利用活動的影響[J].黑龍江史志，2011（8）：63-64.

[2] 呂晶.檔案工作要為檔案利用活動引領(lǐng)“行為趨向”[J].黑龍江史志，2014（1）：111.

[3] 姚金利.面向公眾的檔案利用理論與實踐研究[D].蘇州大學(xué)，2012.endprint