口述檔案：企業(yè)檔案工作之新視野與新拓展

閆靜

摘要：將口述檔案納入企業(yè)檔案工作可以彌補企業(yè)檔案館藏資源不足、構(gòu)建企業(yè)組織記憶，擴(kuò)展企業(yè)檔案工作內(nèi)容，為企業(yè)檔案工作帶來活力，增強(qiáng)企業(yè)員工的集體融入感，保護(hù)社會文化遺產(chǎn)。企業(yè)檔案工作者需做好企業(yè)口述檔案的收集、鑒定、利用服務(wù)工作以拓展企業(yè)檔案工作之新視野。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案口述檔案收集鑒定利用

隨著口述歷史傳入我國，口述檔案逐漸引起人們的關(guān)注，也成為檔案領(lǐng)域一個新的研究方向。20世紀(jì)80年代中后期，檔案界學(xué)者開始對口述檔案進(jìn)行系統(tǒng)研究，但到90年代口述檔案問題才引起重視。隨著研究的逐步深入，口述檔案的價值和意義已得到學(xué)界深刻認(rèn)同，但對口述檔案的定位和性質(zhì)等仍存在爭議，對將口述檔案作為檔案資源的重要構(gòu)成來加以建設(shè)還存在著程度不同的分歧。[1]目前，國家、省、市、縣區(qū)級公共檔案館開展口述檔案項目較多，主要對具有典型性、地方特色性的口述檔案資源進(jìn)行搶救性建設(shè)，內(nèi)容涉及民俗學(xué)、社會學(xué)、生活史、技藝史、民族史等社會科學(xué)各個方面，但企業(yè)口述檔案卻鮮有關(guān)注。而在國外，通過收集口述史資料積累企業(yè)檔案的方式早已成為企業(yè)檔案工作中極富特色的一部分。鑒于口述檔案的重要價值與作用，將口述檔案納入企業(yè)檔案工作十分必要。

一、企業(yè)口述檔案的涵義

企業(yè)口述檔案可看作企業(yè)檔案和口述檔案的合成與交疊形式，是以“口述”為原始承載方式的企業(yè)檔案，也是有關(guān)企業(yè)活動和歷史的口述檔案。企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。1984年國際檔案理事會出版的《檔案術(shù)語詞典》最早正式提出“口述檔案”概念：為研究利用而對個人進(jìn)行有計劃采訪的結(jié)果，通常為錄音或錄音的逐字記錄形式。因此，企業(yè)口述檔案是對企業(yè)各項相關(guān)活動的親歷者或參與者通過錄音錄像或口述筆錄等方式進(jìn)行有計劃采訪后形成的具有憑證作用的記錄?？谑鰴n案的新穎、坦率、形象、生動等特點[2]賦予了企業(yè)口述檔案民主性、生動性、敘述性、全方位、多側(cè)面的新特征。

二、企業(yè)口述檔案的價值與作用

從企業(yè)檔案對企業(yè)本身和其他組織價值的角度看，口述檔案在企業(yè)檔案工作中不僅必不可少，更是一個“催化劑”[3]。

首先，口述檔案是彌補企業(yè)檔案館藏不足與構(gòu)建企業(yè)組織記憶的重要資源。在信息生產(chǎn)方面，任何形式的企業(yè)文件都不可能提供完整的信息或反映企業(yè)全部情況，開展口述檔案則能夠有效地補充企業(yè)各項活動信息，記錄具有特殊意義或“官方”檔案缺失的部分。特別對于創(chuàng)建初期因資金、人力、設(shè)備、觀念等因素限制而無力保存早期檔案資料的企業(yè)，更能起到填補企業(yè)歷史記憶空白、完善企業(yè)發(fā)展史的作用。由于口述檔案無法被其他形式的檔案代替，又是企業(yè)發(fā)展不可或缺的資料，這使口述檔案成為促進(jìn)館藏多元化的極好資源以及現(xiàn)有企業(yè)檔案收藏的重要補充；或者其他類型企業(yè)檔案中記載的僅有框架、沒有細(xì)節(jié)，僅有結(jié)果、沒有過程的企業(yè)活動，口述檔案對于了解企業(yè)重大事件的背景和重要文件的產(chǎn)生過程有著重要意義，為企業(yè)組織記憶的構(gòu)建提供鮮活的史料。福特公司第一代企業(yè)檔案工作者羅伯特·巴默（Robert Bahmer）注意到企業(yè)第一個五十年所保留下來的檔案存在大量缺口，建議通過實施口述檔案項目來填補這一缺口；20世紀(jì)80年代，福特在英國成立了歐洲企業(yè)歷史事務(wù)所，雇傭了著名記者兼歷史學(xué)家大衛(wèi)·伯吉斯—懷斯（David Burgess-Wise）來開展公司口述檔案訪談及研究工作。[4]到目前為止，福特公司檔案館已采訪了131人，對這些人的214次采訪共形成了近270個小時的錄音檔案，其中230個小時的錄音檔案已經(jīng)整理成超過7000頁的手稿，這部分口述檔案構(gòu)成企業(yè)檔案中獨特而重要的信息資源。

其次，口述檔案拓展了企業(yè)檔案工作內(nèi)容，為企業(yè)檔案工作帶來活力。開展口述檔案能夠促使企業(yè)檔案工作由被動向主動方向轉(zhuǎn)變，有助于企業(yè)檔案工作者樹立積極進(jìn)取的工作態(tài)度。一方面，開展口述檔案是將企業(yè)檔案保管和研究合二為一的有效手段?？谑鰴n案收集前對主題的深入研究、收集后的整理保管和開發(fā)利用等工作都要求檔案工作者不但要做好企業(yè)檔案體系建設(shè)，還要兼顧企業(yè)檔案研究開發(fā)工作。另一方面，開展口述檔案是輔助企業(yè)檔案鑒定的有效工具。鑒定一直是檔案工作的重點和難點，口述檔案往往是企業(yè)活動親歷者較為真實可信的歷史敘述，能夠從不同方面展現(xiàn)企業(yè)多元化、生動化的工作狀況。從這個角度看，口述檔案等于提供了一份探察公司活動的地圖，而且是由熟悉情況的內(nèi)部人員繪制，[5]為檔案鑒定提供佐證，糾正一般檔案之訛誤，在與企業(yè)檔案、內(nèi)部資料的相互印證中展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的真實面貌。

再次，口述檔案增強(qiáng)了企業(yè)員工的融入感，體現(xiàn)出以人為本的發(fā)展理念?？谑鰴n案的民主性強(qiáng)調(diào)每個當(dāng)事人和知情人都是“活檔案”，每位普通員工作為企業(yè)各項活動的參與者，都可進(jìn)入企業(yè)歷史并在其中扮演角色，提升企業(yè)員工的主人翁意識和對企業(yè)文化的認(rèn)同感。尤其是一些老員工更是企業(yè)發(fā)展歷程的見證者，其豐富的經(jīng)驗是企業(yè)的珍貴財富。另外，口述檔案還是企業(yè)隱性知識物化的有效途徑，作為彌補性知識資源用作宣傳廣告、開展公關(guān)活動、進(jìn)行入職培訓(xùn)等。

最后，口述檔案有助于保護(hù)人類社會的文化遺產(chǎn)。企業(yè)是促進(jìn)社會進(jìn)步發(fā)展的重要力量，企業(yè)檔案中包含的科技經(jīng)濟(jì)信息不僅對企業(yè)本身十分重要，也是國家寶貴的工業(yè)文化遺產(chǎn)；從企業(yè)檔案記載的信息內(nèi)容中可以管窺當(dāng)時背景下社會的政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展?fàn)顩r。尤其是一些“老字號”企業(yè)具有深厚的歷史文化底蘊，是中華民族傳統(tǒng)文化、特定地域社會文化積淀的具體體現(xiàn)。因此，開展口述檔案應(yīng)本著對企業(yè)負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)的使命感，促進(jìn)文化遺產(chǎn)的保護(hù)。

三、企業(yè)口述檔案的收集、鑒定、利用服務(wù)工作

企業(yè)口述檔案收集來源理論上包括三種：一是對企業(yè)員工個體口述檔案的制作與形成，二是對企業(yè)各部門已形成的口述檔案的收集，三是對社會上有關(guān)本企業(yè)的口述檔案資源的采集。后兩種主要通過常規(guī)接收即可，而企業(yè)員工個體口述檔案的形成則是在調(diào)查訪問的基礎(chǔ)上采用口述手記、錄音錄像等方式。這就要求企業(yè)檔案工作者首先要熟悉館藏內(nèi)容，關(guān)注館藏結(jié)構(gòu)的合理化及其資源使用的效率性，了解館藏中究竟哪些方面需要補充，什么對企業(yè)最為重要，只有清楚館藏中缺乏哪些材料才能使口述檔案的收集更具針對性；其次要根據(jù)企業(yè)情況及訪談主題靈活確定企業(yè)口述檔案收集范圍，如訪談現(xiàn)場筆記、原始錄音錄像及其文字稿或電子稿、訪談計劃、受訪者詳細(xì)資料等；再次需掌握口述檔案理論及采集口述檔案的技巧和方法，正確把握受訪者心態(tài)、正確選擇訪談主題和訪談對象、具備一定的人際交流技巧和協(xié)調(diào)親和力、具備錄音錄像等新技術(shù)設(shè)備的運用能力、文字編輯處理能力?？梢?，規(guī)范程序、制定計劃、對企業(yè)文化知識的良好儲備、敏銳的洞察力、學(xué)習(xí)創(chuàng)新精神、責(zé)任感和使命感是企業(yè)檔案工作者做好口述檔案收集工作的基礎(chǔ)和前提。endprint

由于口述檔案的內(nèi)容并非完全可靠以及受口述者的主觀性（如認(rèn)識、立場、地位、觀測角度和記憶的模糊性）等因素影響，企業(yè)檔案工作者應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)對待口述檔案工作，在收集、接收過程中核實內(nèi)容，做好鑒定工作，使口述檔案真正成為企業(yè)歷史憑證。首先，要與受訪者提前進(jìn)行良好的溝通交流，建立信任，普及口述檔案重要性的知識，鼓勵受訪者反映最真實的背景信息；其次要將口述檔案與企業(yè)發(fā)展史、企業(yè)文化、已有資料相互印證。當(dāng)然，口述檔案的獨特魅力還在于能夠?qū)⒂H歷者的聲音保留下來，所以在做鑒定時也要分析口述者的語言、聲調(diào)和主觀意思并結(jié)合其中體現(xiàn)出的情境及背后的社會含義。

口述檔案的最終價值要在利用服務(wù)中得以體現(xiàn)，只有服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、史料編纂、形象宣傳，口述檔案工作才會贏得企業(yè)資金、人力、設(shè)備的投入與支持?？谑鰴n案的最大好處是它所產(chǎn)生的信息能夠很快以電子形式提供利用[6]，這種口語媒介到文字媒介再到電子媒介的載體轉(zhuǎn)換更利于口述檔案中蘊含的信息共享。檔案工作者作為企業(yè)內(nèi)部導(dǎo)向性資源的管理者，應(yīng)從知識管理的高度開發(fā)口述檔案資源以供利用，將口述檔案的挖掘作為知識管理的一個重要手段。企業(yè)生產(chǎn)管理經(jīng)驗的傳遞、研發(fā)經(jīng)營心得的共享、企業(yè)共同體凝聚力的提升等都是開發(fā)利用口述檔案資源的獨特意義所在。口述檔案還為出版編研企業(yè)發(fā)展史、策劃企業(yè)活動展覽、宣傳企業(yè)形象、塑造企業(yè)文化提供豐富的素材。另外，企業(yè)檔案部門還應(yīng)與公共檔案館、社會研究機(jī)構(gòu)、高等院校、新聞媒體單位開展合作，共同研究開發(fā)企業(yè)口述檔案資源，使其中蘊含的信息、知識不僅為企業(yè)利益服務(wù)，更為社會效益服務(wù)。當(dāng)然，在開發(fā)利用口述檔案過程中要注意隱私權(quán)的保護(hù)，維護(hù)多方利益，如美國保險公司信諾集團(tuán)（Cigna）開展企業(yè)口述檔案項目時為保證口述者的隱私權(quán)及其他個人權(quán)益，在訪談結(jié)束后會要求受訪者簽訂兩份協(xié)議，一份受訪者保留，一份歸企業(yè)檔案館保留。

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)財富也是社會財富，企業(yè)口述檔案的收集、保管、開發(fā)利用不僅是一種企業(yè)行為更是全社會的一種文化行為?？谑鰴n案不同于其他從過去保留下來的實物檔案，其獲得是一個需要通過回顧和挖掘記憶的創(chuàng)造性過程，企業(yè)檔案工作者兼具口述檔案的“保管人”、“創(chuàng)造者”“傳播者”的角色[7]。因此，企業(yè)檔案工作者應(yīng)將口述檔案作為企業(yè)檔案工作的新視野與新拓展，以更好地服務(wù)企業(yè)，贏得企業(yè)內(nèi)部生存發(fā)展空間；更好地服務(wù)社會，贏得社會各界理解和認(rèn)同。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：山東大學(xué)歷史文化學(xué)院endprint